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    高校图书馆毕业生图书清理工作方法的实践与探讨.doc

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    高校图书馆毕业生图书清理工作方法的实践与探讨.doc

    高 校 图 书 馆毕 业 生 图 书清 理 工 作 方法 的 实践与探讨 施小培 孙琳 张磊 山 东 农业 大 学图 书 馆 摘 要 以山东农业大学图书馆办理毕业生图书清理工作为例, 介绍了利用图书馆管理 系 统“汇文系统 ”相关模块中的相关功能, 用批处理的方法, 方便、 快捷、 准确 地办理应届毕业生毕业前图书清理工作。 实现此种工作方法成功的关键是要获取 完整、 准确的毕业生数据和对数据进行科学的整理。 同时对今后改进毕业生图书 清理工作也进行了相应的探讨。 关键词 高校图书馆; 毕业生; 离校图书清理; 工作方法; 作 者简 介 施小培 1960- , 男, 本科, 副研究馆员, 研究方向图书馆自动 化、数字化建设 Practice and Discussion on the Work s of Book Return for Graduates in University Libraries SHI Xiaopei SUN Lin ZHANG Lei Library of Shandong Agricultural University; Abstract Taking the book return work for graduates in Library of Shandong Agricultural University as an example, this paper introduced the related module functions of library management system “Libsys“, and used the batch to conveniently, quickly and accurately complete the book return of graduates before the graduation.The key to the success of this was to obtain complete and accurate graduate data and sort out the data scientifically.It also discussed how to improve the book return work of graduates in the future. Keyword university library; graduates; book return; work ; 新生入学和毕业生离校是每个高校面临的最忙碌的常规工作。 高校图书馆在每年 毕业季来临之际, 都要在做好正常的读者服务工作的同时, 完成大量应届毕业 生集中离校前图书借阅数据清理工作。 高校图书馆如何有条不紊地做好毕业生用 户图书清理工作, 提高效率, 减少纰漏, 有效地保护图书馆馆藏图书资料的完 整性, 不断创新完善毕业生图书清理工作方法, 是从事高校图书馆管理的工作 人员必须认真研究、思考的课题。 一、毕业生图书清理工作 在高校图书馆普遍使用图书馆管理自动化系统的今天, 毕业生图书清理工作虽 然看似简 单, 但是 其中 的过程 却 非常复杂, 以 山东农业 大学图书 馆 简称本馆, 下同 为例, 近些年来, 每年都要为全校两个校区、17 个学院 含98 个专业、 276 个班级 的本科生、以及博 硕 士生等共计 9 000 余各类毕业生在短期内 办理完图书清理工作。 每年需要根据本年度学校毕业生毕业工作安排, 提前制定 应届各类毕业生图书清理计划, 合理安排各项工作流程;提前向应届毕业生发出 离馆前需办理的各项手续以及注意事项等通知;根据计划安排, 便于毕业生账号 的清理, 毕业生离校日前 1020 天内, 将毕业生读者数据进行冻结处理, 图书 只还不借;以班为单位 博、硕士毕业生以院为单位 持院开具的离校毕业生清 单和离校通知单, 统一到各相关校区图书借阅部前台办理图书清理手续;若该班 无问题, 借阅部相关毕业生图书清理人员开具该班 “图书清理通知单 ”并签字; 该班相关人员持 “图书清理通知单 ”到图书馆办公室, 经核对后, 图书馆相关 人员在离校通知单上盖章;毕业生读者数据统一注销, 该班图书馆图书清理完 毕。 若该班尚有有书未还或相关款项未交者, 则继续催促欠书 或欠款 者到相 关校区图书馆办理还书 或交款 手续, 直至该班所有毕业生账户清理无问题。 二、图书清理工作面临的问题 读者账户图书清理是重点和最为繁杂的工作环节, 面临着时间紧、 毕业生办理清 理手续集中、 需处理 解答 的问题繁杂、 工作要求高且细致等问题。 在传统的 实际工作中, 图书清理工作的工作方式是毕业班相关人员持该班所有同学的校 园卡, 到所在校区图书馆流通部门前台, 逐一刷卡检查读者数据信息, 遇有未 还书或资源占用超期欠款、 丢书赔款等的读者数据信息, 需逐一向代理该班办理 手续的同学说明并通知欠 书或欠款的同学;遇有校园卡丢失的, 工作人员还要手 工输入其学号, 到系统中逐一查询。 此种工作方法, 由于图书馆要逐一核对读者信息, 办理手续繁杂, 常有排队等待现象, 且每年都出现有个别毕业生图书清 理遗漏现象, 给国家财产造成一定的损失。 三、解决措施 针对上述问题, 本馆从两年前便着手变革此种图书清理方式, 逐渐摸索出一套 行之有效的方法。 一 根据 学生清 单做出 统计 表 在图书馆将毕业生账号冻结之前, 提前与学校相关部门联系, 索要全校应届毕 业的学生清单, 以及毕业生所在校区学院、 专业、 班级、 人数等 “统计 表”。对 清单进行整理, 利用 EXCEL 系统中的自定义排序功能, 按学院、 专业、 班级、 学 号等相关信息字段组合顺序排序, 确保清单中的所有毕业生数据按上述顺序依 次有序排 列;然后, 依据 “统计 表 ”将 排序后 的毕业生 信息按 所在校 区分别提 取, 各自保存为单独EXCEL 文件, 分别发送给各相关校区图书馆。 二 根据 统计表 理清学 生借 还书情 况 各校区图书馆前台服务人员根据所获取整理好的该校区毕业生清单文件, 从毕 业生读者账号冻结日开始, 利用本馆图书馆管理系统 “汇文系统 ”中的读 者数据有书未还以及有各种欠款而不能注销的 功能, 根据图书清理实际进程, 进行批量检查处理 首先进入“流通管理”模块中的 “数据维护”/“ 读者数据 维护 ”功能模块, 将接收的毕业生清单根据实际检查清理需要, 以班或专业、 学 院甚至是全部毕业生数据中的学号复制到新建的文本文件中 在实际工作中, 第一次清理检查需建立一个新的文本文件, 以后可以选择“覆盖”方式将学号 复制到该文本文件中即可 ;选择“外部文本文件 ”选项, 打开新建 或已建 文本文件;选择“全选 ”项, 然后选择点击“ 批量注销”功能按钮, 进入到“批 量注销 ” 界面中, 内有 3 个处理方式选项, 一定要选“注销检查”选项 ;“确 定 ”后, 系统显示所检查毕业生数据能否注销的信息列表清单, 再鼠标点击列 表上的 “ 是否注销” 项, 按照“是否注销” 排序, 系统自动将有书未还 册数 或有欠款未还 欠款类型和款额 等被检查的毕业生读者信息全部集中在一起 并以红色字体标注 ;将所检查的专业或班级所有未还图书或欠各种款项的毕 业生名单完整提取, 并输出所需格式的文档, 及时利用各种可利用的信息平台 和手段, 发送给相关学院、 专业、 班级、 个人, 提醒并催促相关读者及时到图书 馆办理还书、还款等手续。 三 批量 检 查 在毕业生各班相关人员来馆实际办理图书清理手续时, 只需将该班相关信息按 上述方法批量检查, 如该班全部被清查的毕业生无欠书或欠款, 图书馆图书清 理环节即告完成。 四、批量检查的作用 毕业生图书清理批量检查这种工作处理方法, 大大节省了毕业生每卡都需刷卡 检查的时间, 操作相对简单、 快捷, 极大地缩短毕业生图书清理的时间, 减少了 参与图书清理工作人员和图书清理环节, 使毕业生在短时间里顺利办完离校图 书清理手续, 提高了工作效率;所处理的图书馆图书清理信息完整、准确, 能避 免给国家财产带来损失, 有效地保护了图书馆馆藏图书资料的完整性。 五、清理批处理的重点 在读者毕业前图书馆图书清理批处理方法这一环节中, 最重要的关键点是在毕 业生图书清理正式开始前, 毕业生读者数据信息收集的是否完整、 准确, 以及所 整理的该数据信息是否适应系统批处理检查。 收集毕业生信息数据完整、 准确, 毕业生图书清理工作能事半功倍, 如果收集的 数据有差错, 比如毕业生数据中的学号、 班级或班级人数等信息有误, 反而会造 成批处理数据检查不准确, 甚至是在办理毕业生图书清理时, 由于数据不准确 或与图书馆管理系统中的读者数据不相符, 不得不选择费时费力逐卡刷卡检查 的老办法。 在本馆近几年的工作实践中, 每年从学校相关部门所搜集的毕业生信息数据总 有变动, 比如专业或班级有校区间的调整变动等;数据清单每年的排列顺序也 有差异, 有按学号顺序排列提取的, 有按学院顺序排列提取的, 甚至是没有什 么顺序排序, 给数据整理人员带来了许多的麻烦。 这就要求数据整理人员针对每 年所获取的毕业生数据进行符合本馆图书清理要求的仔细、 认真的整理, 要做到 图书馆前台工作人员可以很容易的了解并掌握数据内容的构成和排序规律, 利 于图书馆操作人员方便、 准确地进行毕业生图书清理操作。 以及 在必要时利用整 理的毕业生清单数据核对相关信息。 如果在整理的毕业生数据中再增加一个字段, 以班为单位增加流水序号, 这样, 毕业生相关人员来办理图书清理手续时, 可 以很方便的与该班相关人员所持的该院开具的毕业生清单上的人数核对。 有人认为利用原有图书馆管理系统中的读者数据库数据, 来查询、 处理毕业生读 者信息不是更方便快捷吗事实是本馆为了尽快将每年的新生数据追加到图书馆 管理系统中, 便于新生入学后尽快的利用图书馆各种资源, 图书馆录取的数据 是学校录取新生所产生的数据, 尚缺少相关同学入学后直至毕业所产生的变动 的相关信息。 例如 延期毕业、 退学、 留级、 休学、 入伍参军等信息; 根据学校的 相关规定, 入学一年后所学课程如果达到一定的成绩名次, 根据个人的意愿, 按一定的比例可调换相关专业, 而图书馆管理系统中, 读者信息数据库数据却 没有做相应的调整或改变。 由于上述原因, 图书馆管理系统中的相关数据不全面, 也不准确, 这也就决定了现有的图书馆管理系统中的毕业生读者信息只能是作 为参考, 无法全面、 准确地反应毕业生读者信息, 而不能作为毕业生毕业前办理 图书清理手续的依据。 六、及时总结经验, 完善工作 随着学校信息化、 智能化 校园工作的推进, 以及 “开放大学”的建设, 高校图书 馆在保证图书馆正常开放的前提下, 针对毕业生图书馆图书清理这一高校图书 馆特有的常规工作, 要不断总结经验, 改进工作中的不足, 克服影响工作进程 的瓶颈, 图书馆必须在毕业生服务方式和内容上进行深入的探索。 目前, 高校信息平台建设中存在的信息孤岛、 共享不足、 利用率低下等问题, 大 大降低了高校管理效率和水平, 己成为制约高校信息化发展的瓶颈; 教务管理、 学生管理、 后勤管理、 财务管理、 校园卡中心、 图书馆等与学生相关的机构自成 体系, 但彼此之间的信息缺乏传递平台, 其中就包括图书馆毕业生图书清理等 与此相关的工作;学生专业的调整、降级、休学、入伍等信息由于管理体系的问 题, 信息传递不畅, 信息不能及时共享, 给学校各项日常管理带来很大障碍。 学校各个教学部门、 管理部门如何将信息及时、 完整、 有效的传递和共享, 需要 加快建立一套适合学校特点、 使用方便、 沟通迅速、 传递安全、 通过资源整合最 大限度地实现资源共享、提升高校管理水平的校园网信息平台来解决遇到的问 题。 一个完善而又更新及时的校园网信息平台的建立, 便于图书馆利用这个平台 获取完整、准确的毕业生读者的各种所需信息;针对毕业生有书未还或欠款等信 息, 及时发送到校园网信息平台上, 各院、 专业、 个人等通过信息平台账户实时 接收相关信息;由于信息传递流畅, 图书馆冻结毕业生账户的时间可尽量缩短, 使得毕业生读者有尽可能多的时间利用图书馆的各种资源;毕业生用户只需到图 书馆还回其所未还的图书或相关欠款, 而无需再到图书馆办理图书清理等手续; 图书馆只需在毕业生离校前几天安排相关人员通过图书馆管理系统, 检查毕业 生相关信息, 将有书未还或有相关欠款的毕业生读者信息发送到信息平台上去, 告知并催促相关读者到图书馆办理还书或交款手续。 各院等相关负 责办理毕业生 离校手续的部门通过信息平台相关信息, 办理毕业生离校手续。 建立一个功能强 大、 规范化、 资源共享、 更新及时、 可扩展、 统一的高校管理信息系统平台, 将 成为解决高校信息化高耗低效问题的有效途径。 参考文献 [1] 罗会玲.高校图书馆 做好毕业生退证工作的对策[J].科技情报开发与经济, 2013 5 24-26. [2] 马晶.关于高校图书 馆做好毕业生退证工作的探讨[J].科技信息, 2009 20 674.

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