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印鉴及证照管理规定.doc

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北 京 东 方 美 业 教 育 科 技 有 责 任 公 司东方美业规字(2014)第 005印鉴及证照管理规定1. 目的为明确各类印鉴、证照的管理要求,规范使用流程,特制定本规定。2. 范围适用于北京东方美业教育科技有限责任公司各部门、各校区。3. 职责3.1总裁负责公司级印鉴刻制的审批,加盖公司公章、合同专用章。3.2副总裁负责所管部门(校区)公章使用的审批。3.3行政部负责公司印鉴的制作及印鉴、证照的使用管理,负责对各校区印鉴、证照管理情况进行检查和监督。3.4各校长负责校区印鉴、证照使用的审批。3.5财务部负责公司及各校区财务专用章、专用证照的保管及使用管理。3.6 各部门(校区)负责项目各类印鉴、证照的使用及管理工作4. 印鉴管理办法4.1印鉴的刻制、保管与作废4.1.1公司公章、合同专用章的刻制与保管由公司行政部负责实施,4.1 条款所指印鉴主要包括公司公章、各校区公章。4.1.2行政部负责公司公章、各校区公章的刻制与保管。在办理新刻或改制上述印鉴时须以书面形式报总裁审批后到公安部门申报手续,并联系刻章单位刻制登记备案。4.1.3各校区指定专人(校区行政人员)负责印鉴的保管,填写《印鉴、证照登记表》后报行政部备案。如有印鉴和保管人员信息的变更,要及时更新《印鉴、证照登记表》 ,在表格备注中予以说明,并以邮件或书面形式知会行政部。4.1.4如遇印鉴丢失、损坏或被盗时,责任人(校区行政人员)应立即向所属校区校长和公司行政部汇报,留存书面记录并由责任人(校区行政人员) 、校长、分管领导签字,经行政部备案后,办理补刻手续。因责任人(校区行政人员)未尽到保管责任的引起以上情况发生的,北 京 东 方 美 业 教 育 科 技 有 责 任 公 司东方美业规字(2014)第 005视情节及影响的严重程度,给与责任人相应处罚。4.1.5印鉴保管人外出或休假时,应将印鉴交给校长指定的(除校长和财务人员以外的工作人员)临时代管人保管,不得擅自交给他人代管代用;代管人在此期间受本管理规定的约束,并对代管结果负责。4.1.6各类印鉴不再启用应及时移交行政部保管,并以书面形式办理移交手续。4.1.7印鉴因改刻等原因致使原印鉴作废的情况,由印鉴保管校区将作废印鉴书面移交至行政部,由行政部统一办理销毁手续。4.1.8未经批准私刻、私盖公章者,一经发现,公司将与之解除劳动合同,给公司造成损失者,依法追究法律及经济责任。4.2印鉴的使用4.2.1公司公章的使用4.2.1.1 凡以公司名义对外单位出具的具有法人性质的书面文件,以及外出联系工作证明信、介绍信等均加盖公司公章。4.2.1.2 加盖公司公章须总裁审批。总裁因公外出或休假等原因不能履行审批职责时,应进行书面授权,授权书必须写明授权时间、授权予何人、授权的内容范围等,授权书由行政部保存。4.2.2合同专用章的使用4.2.2.1 凡以公司名义与外单位和个人签订的合同、协议等具有法人性质的书面文体,均需加盖公司合同专用章。4.2.2.2 凡需加盖公司合同专用章的合同、协议,均应按照《合同管理规定》履行审批、盖章程序。4.2.3法人代表个人印章4.2.3.1 法人代表个人印章,需经法人代表批准或由法人代表进行授权后方可加盖。授权书须写明授权时间、授权予何人、授权的内容范围等,授权书由行政部保存。4.2.4财务专用章的使用4.2.4.1 财务专用章由财务部按照有关规定使用。4.2.5公司行政公章的使用参照 4.2.1 执行。4.2.6各校区公章的使用审批人为副总裁,其余流程参照 4.2.1 执行。北 京 东 方 美 业 教 育 科 技 有 责 任 公 司东方美业规字(2014)第 0054.3印鉴的借出4.3.1原则上公章不得借出,因特殊原因需借公章外出,借用单位应拟写呈阅件,经副总裁、行政部审核,总裁审批后在行政部登记《领取/借用证章登记表》 ,后方能取章,使用后应立即归还行政部。4.3.2如需借出公司公章,借用部门(校区)应按 4.3.1 完成审批后到公司行政部办理借出手续。4.3.3携公章外出必须有 2 个以上公司正式员工同行,两人同借同还。4.3.4 借用公章不得超过八小时,不得携公章在公司外过夜。5. 各类证照的管理5.1各类证照包括各类营业执照、各类税务登记证(包括国税、地税) 、企业代码证及有关荣誉证明。5.2各校区指定专人对各类证照进行管理,并登记在《印鉴、证照登记表》上,报行政部备案。现场摆放或悬挂的证照需保证安全和整洁。5.3各类公司级证照借用程序参照 4.3 执行,各部门(校区)证照借用须经部门经理(校长)审批。5.4各校区所属各类证照年检工作由校区根据相关政府部门要求办理。5.5 各校区在取得各类证照后,须在 3 个工作日内将其复印件报行政部备存。6. 相关表格6.1 《印鉴、证照登
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