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提高财务工作效率.doc

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如何提高财务人员工作效率没完没了的加班是财务人员习以为常的事情,其实就是一个恶梦。提高效率是财务人员面临的迫切问题,暂就此问题发表个人看法,抛砖引玉,期望各位积极回馈探讨。操作方法来自日常总结,本人和同事实践,也有视野论坛各位同行的新知。行文为日常白话,避免专业术语,力求生动。一、优化流程1.先记帐、后付款(先单后款)所谓先单后款是学习银行手工账时代的结果,即在款项支付之前必须先填制好记账凭证;而不是按传统方法 ——付款后再做凭证。其好处有:a)账务与业务同步。打破传统会计处理今天吃饭明天刷碗的状况;且下游等待上游,督促上游环节加快步伐,使上游无法在将来处理业务,只能现在完成,这是对人性弱点的直接消除。b)提前发现异常。账务处理过程可以发现业务处理的不当之处。比如支付应账款,超付时多数财务软件均有红字提示。尽早发现,尽早处理,避免资金损失或搭上超多追讨时间。c)互相监督。有上进心的出纳能发现记账凭证的错误。出纳登记的资金日记账可以及时与账务系统的资金日记账核对,将错误消除在初始阶段。d)零活运用。先单后付并不强求100%业务均如此,对于紧急异常业务适当零活。但账务处理时间不应超过第2日资金日报的报出时间。e)做好衔接。出纳和会计要及时、多次互传凭证、单据,互相理解。f)坚持应用。即使在月末结帐时,仍须先单后款,保证日清。多数企业资金收付业务占总凭证量的比例在50%左右,先单后款可以极大提高工作效率。2.分散工作将月末工作分散,提前到月初月中,不在月末突击、集中,最终会减少甚至不在月末加班。a)趁热打铁。在本月报表出具后,立即填制下月报表的上期及期初数。b)提前填制摊销、预提凭证。3.分割和整合将原来的整体工作分成小块,原来小块的工作整合在一起完成。a)小变大。综合考虑,设置固定的办理期间,减少因经办人外出而带来的不必要等待。如报销时间的规定。如果业务较少,就应每周集中一天报销,减少日常现金存量,避免安全问题。如果业务较多就应每日定时报销。b)大变小。把原来一月处理一次事宜,改成每周处理一次。比如出库单生成记账凭证,如果每周处理,月末只剩一周业务,业务量自然就小,即使出错,也容易查找原因。这样的改变,总体业务量可能增加,但可取之于减少月末工作量。4.倒推、挤压以出报表的时间,减去经压缩的财务处理时间(通过提高效率) ,倒推并规定业务部门提供财务核算基础资料的时间。此处强调一点,规定数据报送时间的文件一定得由公司第一把手签发,否则没有效力。应向其他部门普及财务工作是经营业务的归纳这个观点,否则一半以上的非财务人员会认为:财务只是算工资或发工资的。普及后就可以要求业务部门配合按时、准确的提供原始数据。5.合理规划合理规划财务部整体与个人工作,区分出不同的紧急、重要级别,自行安排。此处涉及时间四象限法的运用。补充如下:时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:1)既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)2)重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)3)紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)4)既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)处理顺序为:先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。另外,也要注意划分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。上述是传统的四象限法解法,下述是经修正及个人理解:1)四个象限是会转换的, “不紧急不重要”会变成“紧急而重要” ,也就是千里长堤,溃于蚁穴的道理。就像到了飞机场发现没带身份证一样。及时、妥善处理小事情,会避免因小失大。2)对于领导人员,应将所有工作按上述标准划分为四象限,通过“授权”和“提前规划”这两个工具,将第一、第二、第三象限事项下分,自己只处理不紧急不重要的业务。二、工作量整合1.消除浪费。浪费包括方方面面,成本费用增加是浪费,效率低下也是流费,只不过浪费的是时间。1)准确率与复核之间的辩证关系。复核不产生任何价值,如果前一环节就保证准确,根本不需复核。2)全局观。自己出错会造成自己或下游环节使用几倍的时间来更正错误,甚至根本没有反悔的机会。自己的少量付出可以节约下游大块的时间,那么就该多做一些。如果自己的大量付出可以节约下游更大的节约,那么想考虑增加本岗业务,撤销或合并下一岗位。2.消除无关劳动。多数财务人员总做非财务业务,如果只是低级重复性工作,那么拒绝好了。理由很简单,财务是专业工作,应想办法研究如何更专业,从财务角度创造更大效益。而不是将人人都能完成的工作拿在手里,影响财务进步,落后于经营发展。这是中国目前企业的通病,老板以实际行动来鄙视财务。3.主管以上岗位应消除低价值工作,培养下属完成。如果一个人从事出纳业务10年,财务经理应该心理不安,因为这会导致其学不会其他技能,几乎断绝其职业后路。也说明,培养下属不到位。其实培养是针对下级,对同级甚至上级就叫传播,取星星之火可以燎原之意,不保守。这样,就可以把自己熟练掌握(可以相对称为低价值)的工作交予他人,保持自己领先。如果所有人都这样想,人人都是多能的,业务水平会整体提高。4.简化工作。定期梳理工作,去掉不必要的环节。三、精益求精1.合理化建议。不论大小,只要有改,就是进步。不积小流,无以成江河。采纳应奖,鼓励创新。2.自我完善,多学习、多请教。从事财务这一行,注定学习伴终身。要多学多用,读书、请教、探讨都是途径。经营业务多是滚滚向前的车轮,如何保证财务与经营业务配套,甚至枕戈以待,是每个财务人员必须要未雨绸缪的。3.利用外力。不在于我们自我掌握多少,而是在于我们能利用他人实现多少。自己难以完成或难以独立完成的业务列出,请他人协助或请专家。建立良好的人际关系在此就有体现,如果没有他人愿意帮忙,那么我们会很辛苦。四、职业素养1.格式保证文档的格式美观、重点突出,一是自我素养的体现,也是提高他人查阅效率的利器。2.勾稽关系(内外、公式、全局)勾稽关系体现数据的准确性,表现在:1)报表内数据之间与报表外经营数据的对应。2)报表公式准确,尤其使用 Excel 时,很多错误都是因为未检查公式导致。3)全局考虑是一种数字的敏感性,比如生产单耗,年总产量、年销售总额等指标,本身就是一种客观限制。如果数据超过这种客观局限,财务人员公信力会大大降低。五、集体与个体1.人性的弱点多数人常常为自己的付出与收获不对等而感叹社会不公,这是可以的。但社会不会因为弱势群体的反映就会改变多少,因为社会就是阶级构成的,在一个家庭就争纷不止,何况庞大的国家。对于财务人员,往往干得最多、工资居中,又掌握一手工资数据,更容易心中不平。而财务部内控升迁调资,更是带来大家的不满。对于心中的不平,变或实际的不平,冷静应对,是每个财务人员必须的心态。因为事情往往不因我们的喜好而改变,就像这句台词:你见或者不见我,我就在那里,不悲不喜;你念或者不念我,情就在那里,不来不去;你爱或者不爱我,爱就在那里,不增不减;你跟或者不跟我,我的手就在你手里,不舍不弃;.其实,每个人都有自己的优势,体现在方方面面。比如,口才好,计算机水平高、自己的亲戚是大官,很有钱。这都是资源,如何利用,是否能够利用,才是我们应该考虑的。发挥自己的特长,就会体现“尺有所长、寸有所短”的优势,何必自我卑贱。每个财务人员如果都能平静分析自己的短长,摩擦就会减少,关系就会融洽,把有限的时间不用在窝里斗,效率就会提高。2.集体的力量俗话说:男女搭配,干活不累。一男一女就是最基本的集体,体现的就是恰当的组合。如何把优势不同的人员组合分配,是集体产生1+12力量的前提。3.个人组成向上的集体实现集体的积极向上,基础在于个人积极向上。如果个人抵制不断,只好将他赶下车。如果集体谋求大发展,末位淘汰也需要。4.明确的奖罚措施现代财务不需要大锅饭,所有人应该明白,成绩代表过去,老板只关注现在和未来。今天出错不能用昨日的成绩来抵顶。5.发挥个人的积极能动性这个一是体现在良好的流程,能促进个人必须积极主动,无法消极。二是个人必须有上进心,期望更好的未来,不要得过且过。五、提高效率的归宿1.当我们提高效率的时候,我们是否想过,提高效率的目的是什么?答案必定五花八门。我的看法是,提高效率是为了得到对应的收益。收益内容太广,比如为了不加班,为了有更多的空余时间学习,为了提升自己,甚至是别人的认可。2.财务效率应与生产经营发展配套或者超过。3.财务效率应得到老板的认同及奖励,而不是被资本家当做逆来顺受的潜力无限的老黄牛。这既是对财务经理的提醒也是对老板的提醒。如果“被老黄牛” ,请选择用脚投票。觉得有几个要点1、流程的科学顺畅,让每个岗位能够被动换为主动控制时间2、个人工作的合理规划,能够区分出不同的重要级别,自行安排3、良好的工作氛围,能够相互影响,降低意外事项发生频率
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