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提高财务工作效率.doc

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如何提高财务人员工作效率没完没了的加班是财务人员习以为常的事情,其实就是一个恶梦。提高效率是财务人员面临的迫切问题,暂就此问题发表个人看法,抛砖引玉,期望各位积极回馈探讨。操作方法来自日常总结,本人和同事实践,也有视野论坛各位同行的新知。行文为日常白话,避免专业术语,力求生动。一、优化流程1.先记帐、后付款(先单后款)所谓先单后款是学习银行手工账时代的结果,即在款项支付之前必须先填制好记账凭证;而不是按传统方法 ——付款后再做凭证。其好处有:a)账务与业务同步。打破传统会计处理今天吃饭明天刷碗的状况;且下游等待上游,督促上游环节加快步伐,使上游无法在将来处理业务,只能现在完成,这是对人性弱点的直接消除。b)提前发现异常。账务处理过程可以发现业务处理的不当之处。比如支付应账款,超付时多数财务软件均有红字提示。尽早发现,尽早处理,避免资金损失或搭上超多追讨时间。c)互相监督。有上进心的出纳能发现记账凭证的错误。出纳登记的资金日记账可以及时与账务系统的资金日记账核对,将错误消除在初始阶段。d)零活运用。先单后付并不强求100%业务均如此,对于紧急异常业务适当零活。但账务处理时间不应超过第2日资金日报的报出时间。e)做好衔接。出纳和会计要及时、多次互传凭证、单据,互相理解。f)坚持应用。即使在月末结帐时,仍须先单后款,保证日清。多数企业资金收付业务占总凭证量的比例在50%左右,先单后款可以极大提高工作效率。2.分散工作将月末工作分散,提前到月初月中,不在月末突击、集中,最终会减少甚至不在月末加班。a)趁热打铁。在本月报表出具后,立即填制下月报表的上期及期初数。b)提前填制摊销、预提凭证。3.分割和整合将原来的整体工作分成小块,原来小块的工作整合在一起完成。a)小变大。综合考虑,设置固定的办理期间,减少因经办人外出而带来的不必要等待。如报销时间的规定。如果业务较少,就应每周集中一天报销,减少日常现金存量,避免安全问题。如果业务较多就应每日定时报销。b)大变小。把原来一月处理一次事宜,改成每周处理一次。比如出库单生成记账凭证,如果每周处理,月末只剩一周业务,业务量自然就小,即使出错,也容易查找原因。这样的改变,总体业务量可能增加,但可取之于减少月末工作量。4.倒推、挤压以出报表的时间,减去经压缩的财务处理时间(通过提高效率) ,倒推并规定业务部门提供财务核算基础资料的时间。此处强调一点,规定数据报送时间的文件一定得由公司第一把手签发,否则没有效力。应向其他部门普及财务工作是经营业务的归纳这个观点,否则一半以上的非财务人员会认为:财务只是算工资或发工资的。普及后就可以要求业务部门配合按时、准确的提供原始数据。5.合理规划合理规划财务部整体与个人工作,区分出不同的紧急、重要级别,自行安排。此处涉及时间四象限法的运用。补充如下:时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:1)既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)2)重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)3)紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)4)既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)处理顺序为:先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。另外,也要注意划分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。上述是传统的四象限法解法,下述是经修正及个人理解:1)四个象限是会转换的, “不紧急不重要”会变成“紧急而重要” ,也就是千里长堤,溃于蚁穴的道理。就像到了飞机场发现没带身份证一样。及时、妥善处理小事情,会避免因小失大。2)对于领导人员,应将所有工作按上述标准划分为四象限,通过“授权”和“提前规划”这两个工具,将第一、第二、第三象限事项下分,自己只处理不紧急不重要的业务。二、工作量整合1.消除浪费。浪费包括方方面面,成本费用增加是浪费,效率低下也是流费,只不过浪费的是时间。1)准确率与复核之间的辩证关系。复核不产生任何价值,如果前一环节就保证准确,根本不需复核。2)全局观。自己出错会造成自己或下游环节使用几倍的时间来更正错误,甚至根本没有反悔的机会。自己的少量付出可以节约下游大块的时间,那么就该多做一些。如果自己的大量付出可以节约下游更大的节约,那么想考虑增加本岗业务,撤销或合并下一岗位。2.消除无关劳动。多数财务人员总做非财务业务,如果只是低级重复性工作,那么拒绝好了。理由很简单,财务是专业工作,应想办法研究如何更专业,从财务角度创造更大效益。而不是将人人都能完成的工作拿在手里,影响财务进步,落后于经营
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