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常用的日常文书.ppt

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上传下达,有效沟通的日常文书,授课教师:秦老师 授课课时:两课时 授课地点: 5601授课时间:周二5/6,,,教学重点,1.日常文书的特点 2.日常文书的结构和注意事项 3.常见日常文书的写作方法,,,,日常文书,最常见的应用文; 最简单的应用文; 定义:广泛应用在日常工作、学习、生活中,用于处理公私事物、交流思想、联络感情、增进友谊、传达信息等的应用文。 常用的有:计划总结、规章制度、简报,还包括便条、契据等用来处理临时事物的说明性应用文, 也包括公务书信、专用书信、一般书信等信函类应用文。,第一节 计划,,,有一天,一只小猴子下山来。它走到一块玉米地里,看见玉米结得又大又多,非常高兴,就掰了一个,扛着往前走。 小猴子扛着玉米,走到一棵桃树下。它看见满树的桃子又大又红,非常高兴,就扔了玉米去摘桃子。 小猴子捧着几个桃子,走到一片瓜地里。它看见满地的西瓜又大又圆,非常高兴,就扔了桃子去摘西瓜。 小猴子抱着一个大西瓜往回走。走着走着,看见一只小兔蹦蹦跳跳的,真可爱。它非常高兴,就扔了西瓜去追小兔。 小兔跑进树林子,不见了。小猴子只好空着手回家去。,办事情要有规律性和计划性,否则将一事无成。,计划,概念:部门、单位或个人对今后一段时间内验完成的任务或要做的工作,提出某些设想,做出某些具体安排,摆这些内容携程书面材料,就是计划。 别名:规划、要点、方案、设想、安排。,特点,预见性:超前安排,根据形势变化,预测发展趋势,提出可行方案。 指导性:指导实践,对未来的规划安排,自我规范,行动导向。 可行性:可以实现,实事求是,制约条件。 约束性:体现要求意图,严格遵守,保证完成,绩效依据。,种类,划分标准依据 性质:综合性、专题性。 内容:工作、生产、学习、科研等。 范围:国家、单位、个人等。 时间:长期、年度、月等。 写法:条文、图表、综合等。,规划:范围广、内容多、时间长。 方案:某项重要工作。 安排:短期内某项工作。 设想:初步、粗略的长远计划。 要点:某一时期的原则性指导、要求、措施。,结构,标题:包括单位名称、期限、内容、种类四要素。 正文:包括前言、主体、结尾三部分;前言即序言、开头、导语,主要说明制定计划的依据、指导思想、背景--为什么、能不能、做什么;主体是具体的任务、目标、措施、步骤—做什么、怎么做、啥时做;结尾即结束语。 落款:计划的制定者和日期,可放在开头或结尾。,主体包括任务、目标、措施、步骤。 任务即做什么,是计划要完成的具体事项; 目标即做到什么程度,是计划完成任务所要达到的基本要求; 措施即怎么做 ,是为完成计划而采取的具体办法; 步骤即啥时做啥,是对工作进程的安排。,写作要点,1.计划要符合政策法规和上级文件精神; 2.要从实际出发制定计划; 3.内容要具体明确,便于执行检查; 4.要符合规律,及时调整修改;,第二节 总结,,,定义,干得好不如说得好。 定义:人们在某一阶段的工作结束之后,对其进行检查、反思和研究,总结出经验教训,最终形成理论化、系统化的书面材料。,特点,1.客观性。事后分析,事实依据,真实客观; 2.主观自觉性。 3.理论概括性。,种类,划分标准依据 性质:综合性、专题性。 内容:工作、生产、学习、思想等。 范围:地区、部门、个人等。 时间:年度、季度、阶段等。 功用:经验性、汇报性等。,结构,标题:常见的有三种。 正文:包括开头、主体、结尾三部分;开头即前言,主要是对前段工作的总评;主体是核心,主要成绩、存在问题、今后努力方向,有递进式、并列式两种;结尾即归纳,有努力方向、改进意见、表明决心。 署名日期:可放在标题下方或正文下方。,标题的三种写法: 公文式标题, 文章式标题, 双标题。,写作要点,1.要实事求是,一分为二; 2.要点面结合,抓住重点; 3.要找出规律; 4.要叙议得当;,第三节 规章制度,,,没有规矩不成方圆。《孟子》,特点,定义:各级机关、单位、社团制定的,要求其成员遵守的准则规范。 包含:条例、办法、规定、细则、章程、制度、公约。 1.政策性-有依据和程序, 2.规范性-约束力, 3.确定性-范围, 4.条款性-条文形式。,常见的有: 法规:根据法律制定的具有法律性质的规章制度; 行政规章:行政部门管理内部工作的制度条例; 类规章:团体内部的规范性、约束性文书。,第四节 便条契据,,,口说无凭,立字为证。,便条,日常生活、学习、工作中有事要告诉对方,但对方不在或不方便说,往往留下字条给对方(托人代交)。 种类:留言条、请假条等。,结构: 称呼:第一行定格写上对方的称呼,姓名、昵称、职务。 正文:开头空两格,将要说明的事项写清楚,结尾要写祝颂语;格式与舒心相同,既要写的简单,又要交代清楚。 具名日期:写在正文右下方,可简写或不写。,常见的便条类型,留言条常见的有四种: 1.油画来不及当面说, 2.有事等不及当面交代, 3.因事耽搁给事先约好的人留信息, 4.事先未约定的拜访留条。 请假条的注意事项: 1.需写清何因何时何人请假, 2.要实事求是不弄虚作假, 3.请求合理不提不恰当的要求, 4.要简明得体不卑不亢, 5.文后用祈请语。,托事条的四种类型: 1.双方约好的事有变化时告知对方并致歉, 2.委托他人代办事情, 3.朋友之间要求照应, 4.单位之间的托事条。 意见条的五种情况: 1.事情尚未进行的批评性意见, 2.事情仍在进行中的批评性意见, 3.事情仍在进行中的建设性意见, 4.事后表扬性意见, 5.事后建议性意见。,模版,,契据,组织、个人之间发生财务往来时,一方写给另一方的字据凭证。 种类:借条、收条、领条、欠条。,借条:一方借另一方的钱物时,写给对方的字据,待钱物归还,借条销毁。 收条:一方收到另一方的钱物时,交给对方的字据。 领条:一方向另一方领取钱物时,交给对方的字据。 欠条:一方在购物或归还财务时,因未付清或未全部付清,交给对方的字据。,写作要点,结构 名称:契据应标明种类名称。 正文:不写称呼,写明事由、钱物明细、日期方式,开头为“今(收借领欠)到”,以“此据”二字结尾。 具名日期:右下方签名及日期,名前注“借款人、收款人、领取人、经手人”,重要字据加盖手印公章。,注意事项 1.财物数额要大写,不留空格,注明币种; 2.契据不能涂改,涂改处加印章; 3.书写字迹要端正清晰,便于保存。,借条陷阱案例,(一)打借条时故意写错名字 案例:王某父子向朋友张宗祥借款20万元,并打下借条,约定一年后归还欠款及利息。想不到王某父子在借条署名时玩了个花招,故意将“张宗祥”写成“张宗样”。张宗祥当时也没有注意。到还款期后,张宗祥找到二人催要借款,谁知二人却以借条名字不是张宗祥为由不愿归还。无奈之下,张宗祥将王氏父子告到法院。尽管法院支持了张的主张,但张也因在接借条时的不注意付出了很大代价。,借条陷阱案例,(二)是己借款,非己写条 案例:王某向张某借款10000元。在张某要求王某书写借条时,王某称到外面找纸和笔写借条,离开现场,不久返回,将借条交给张,张看借条数额无误,便将10000元交给王。后张向王索款时,王不认账。张无奈起诉法院,经法院委托有关部门鉴定笔迹,确认借条不是王所写。后经法院查证,王承认借款属实,借条是其找别人仿照自己笔迹所写。,借条陷阱案例,(三)利用歧义 案例1:李某借周某100000元,向周某出具借条一份。一年后李某归还5000元,遂要求周某把原借条撕毁,其重新为周某出具借条一份:“李某借周某现金100000元,现还欠款5000元”。这里的“还”字既可以理解为“归还”,又可以解释为“尚欠”。根据民事诉讼法相关规定“谁主张,谁举证”,周某不能举出其他证据证实李某仍欠其95000元,因而其权利不会得到保护。,借条陷阱案例,(四)自书借条 案例:丁某向周某借款20000元,周某自己将借条写好,丁某看借款金额无误,遂在借条上签了名字。后周某持丁某所签名欠条起诉丁某归还借款120000元。丁某欲辩无言。后查明,周某在20000前面留了适当空隙,在丁某签名后便在后加了“1”。,借条陷阱案例,(五)借条不写息 案例:李某与孙某商量借款10000元,约定利息为年息2%。在出具借据时李某写到:今借到孙某现金10000元。孙某考虑双方都是熟人,也没有坚持要求把利息写到借据上。后孙某以李某出具的借条起诉要求还本付息,人民法院审理后以合同法第211条“自然人之间的借款合同对支付利息没有约定或约定不明的,视为不支付利息”的规定,驳回了孙某关于利息的诉讼请求。,第五节 书信,,,特点,书信时人们在日常工作、学习、生活中运用书面文字向收信人通报情况、处理事务、联络感情等社会交往中必不可少的交流交际工具。 结构: 1.标题:表明性质,用在第一行中间; 2.称谓:顶格,后加冒号,注重礼节; 3.正文:具体、简练、条理、自然,一段一事; 4.结尾:灵活; 5.署名:右下方,附日期。,证明信,以行政机关、社会团体、企事业单位或个人名义书写,用以证明有关人员身份、经历、职务及有关事项真实情况的一种专用书信。 1.单位证明信:以组织名义发出的,多是证明曾在或现在本单位工作的职工身份、经历或与本单位有关系事件的真实情况; 2.个人证明信:由个人书写,证明有关人员、有关事件真实情况,证明人签字盖章后,经所在单位审核签署意见; 3.随身证明信:由组织签发,个人随身携带使用。,单位证明信范本,工作证明兹有我单位 (同志)(身份证号:_____________________)在___________________部门,从事____________________工作已有___________年,特此证明. 单位名称:__________________________ 日 期:________________________ (加盖单位公章),感谢信,为感谢对方的关怀、支持、帮助,以叙事、议论、抒情相结合的方法,将自己的感谢之情、表彰之意,用热情礼貌的语言写就的书信。,特点: 特指性-被感谢者固定; 事实性-基于已有事实; 感激性-木定时表达谢意。,结构,1.标题:感谢信,致XX的感谢信,XX学院致XX的感谢信; 2.受文对象:被感谢的单位名称或个人,一般用敬称; 3.正文:写明在何时何地得到对方的关心、支持或帮助,简述对方的关心、支持或帮助起到了什么效果,再次向对方表示谢意; 4.致敬语:可不写; 5.签署:写信人的姓名及日期。,感谢信(模版),________: 在学校领导和相关部门、学部校友和社会各界人士的大力支持下,“________”——________系列活动成功举行,在此我们谨代表________全体师生,对________及________给予本次活动的无私帮助和大力支持表示最诚挚的敬意和衷心的感谢!________ ____年____月____日,请柬,单位、团体或个人邀请有关单位或人员前来参加某项活动而制发的书信,多用于隆重的庆典、宴席,强调格式,比较庄重。,特点: 特指性-被邀请者特定; 礼仪性-本身具有表达尊重、联络感情的意味。,结构,1.标题:注明“请柬、请帖”字样,前可加活动名称; 2.称谓:顶格写,用敬称; 3.正文:交代活动内容、时间、地点,含附加要求、注意事项,结尾用“敬请参加、恭候光临”等敬语; 4.署名:右下方署名及日期。,请柬模版,××电视台: 兹定于五月四日晚八时整,在××大学学习堂举行【五四】青年诗歌朗颂会,届时恭请贵台派记者光临。 ××大学团委会 五月二日,结语,当今社会,日常文书在人们日常的学习、工作生活中发挥着及其重要的作用,使用相当广泛,日常文书的写作,既要遵循相关要求,更要用心书写。,作业: 选择一种常见的日常文书,试写一篇。,,
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