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Excel2000实用技术.ppt

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第6章 中文电子表格Excel 2 0 0 0的功能和使用,6.1 熟悉Excel 2000 6.2 编辑工作表 6.3 格式化工作表 6.4 公式与函数 6.5 Excel高级操作 6.6 图表和图形,本章学习目标,本章学习目标 l启动和退出 Excel、Excel的基本界面组成、工具栏操作 l 输入数据、工作簿操作、工作表操作 l编辑数据的操作、单元格范围的命名、复制、移动和删除数据 l改变数字、文本、单元格、自动套用、复制、条件格式化、改变行宽和列高 l 公式计算、函数计算 l 页面设置、打印设置、打印预览、打印工作薄 l 数据排序与筛选、创建图表,6.1 熟悉Excel 2 0 0 0,6.1.1 Excel 2000的启动与退出6.1.2 Excel 2000的用户界面与操作,返回目录,6.1.1 Excel 2 0 0 0的启动与退出,1.Excel 2000的启动,(1)在“开始”中选择“程序→Microsoft Excel”。 (2)在“开始”菜单中选择“程序→Windows资源管理器”。 (3)在桌面上双击Excel 2000中文版的快捷图标。 (4)在“启动”文件夹中添加Excel 2000中文版的快捷方式。 Excel 2000中文版启动后,屏幕显示Excel 2000应用程序窗口,如图6-1所示。,2.退出Excel 2000,(1)在Excel 2000菜单栏上选择“文件→退出”选项。 (2)在Excel 2000窗口左上角双击窗口控制菜单按钮。 (3)在Excel 2000窗口左上角单击窗口控制菜单按钮,在弹出的控制菜单中选择“关闭”选项。 (4)按Alt+ F4键,或单击 Excel2000中文版窗口右上角的关闭按钮。,,图6-1 Excel 2000应用程序窗口,返回本节,6.1.2 Excel 2000的用户界面与操作,1.工作簿、工作表和单元格,(1)工作簿。 (2)工作表。 (3)单元格。 (4)活动单元格。,2.Excel 2000的用户界面,(1)工作区窗口 (2)工作簿窗口 (3)标题栏(见图6-1) (4)菜单栏 (5)工具栏(如图6-2、6-3所示) (6)编辑栏(如图6-4所示) (7)状态栏 (8)工作表标签(见图6-1) (9)工作表拆分框,,图6-2 “常用”工具栏按钮功能说明,,图6-3 “格式”工具栏按钮功能说明,,图6-3 “格式”工具栏按钮功能说明,,图6-4 编辑栏,3.菜单栏和工具栏的操作,(1)菜单栏的操作。 (2)工具栏的操作。 (3)移动菜单或工具栏(如图6-6、6-7所示) 。,,图6-5 “自定义”对话框,,图6-6 工具栏的移动柄,,图6-7 工具栏的移动柄,返回本节,6.2 编辑工作表,6.2.1 编辑单元格数据 6.2.2 复制和移动单元格的内容 6.2.3 填充单元格区域 6.2.4 删除与清除 6.2.5 查找与替换 6.2.6 插入 6.2.7 单元格区域命名 6.2.8 其他编辑操作 6.2.9 工作表的操作 6.2.10 页面设置 6.2.11 打印工作表,返回目录,6.2.1 编辑单元格数据,1.在编辑栏中编辑单元格的内容 2.在单元格内编辑 3.替换单元格的内容,返回本节,6.2.2 复制和移动单元格的内容,(如图6-8、6-9、6-10所示)。 1.单个单元格内容复制2.用剪贴板复制和移动单元格内容3.用拖动鼠标的方法复制和移动单元格的内容,,图6-8 “剪贴板”工具栏,,图6-9 “选择性粘贴”对话框,,图6-10 “选择性粘贴”对话框,返回本节,6.2.3 填充单元格区域,1.填充数据 2.填充公式 3.在当前工作表中自动填充 4.自动产生一个序列(如图6-11所示)。 5.自定义序列(见图6-12),,图6-11 “序列”对话框,,图6-12 建立自定义序列,返回本节,6.2.4 删除与清除,1.清除单元格中的信息 选定单元格区域,在菜单栏上选择“编辑→清除”选项,弹出“清除”子菜单。 2.删除单元格中的信息 (1)删除整行或整列。 (2)删除单元格或单元格区域。,返回本节,6.2.5 查找与替换,1.查找如图6-13所示可通过对话框上的选项确定查找范围及查找内容。,,图6-13 “查找”对话框,2.替换,,图6-14 “替换”对话框,搜索和替换的字符可以包括文字、数字、公式或公式的部分。在菜单栏上选择“编辑→选项”或按Ctrl+H键,弹出“替换”对话框,如图6-14所示。,返回本节,6.2.6 插入,1.插入单元格2.插入行/列,返回本节,6.2.7 单元格区域命名,1.定义名称(如图6-15所示) 2.粘贴名称 3.指定名称 4.应用名称 5.标志区域(如图6-16所示),,图6-15 “定义名称”对话框,,图6-16 “标志区域”对话框,返回本节,6.2.8 其他编辑操作,1.单元格的批注 2.用“对象”命令访问其他应用程序 3.插入图片,返回本节,6.2.9 工作表的操作,1.工作表的选择与翻动,同时选择一组工作表的方法如下: (1)选择相邻的一组工作表 (2)选择不相邻的一组工作表 (3)选择全部工作表 (4)可以用以下任意一种方法取消工作表组的设置,2.移动或复制工作表,(1)用鼠标直接移动或复制工作表。 (2)用菜单命令移动或复制工作表。* 1)“工作簿”* 2)“下列选定工作表之前”* 3)“建立副本”,3.删除工作表 4.插入工作表 5.隐藏和取消隐藏工作表 6.设定工作簿中的工作表数,7.窗口的拆分与冻结,(1)拆分窗口。*1)用菜单命令拆分窗口* 2)用鼠标进行拆分* 3)撤消拆分窗口 (2)冻结拆分窗口。 (3)放大或缩小窗口。,返回本节,6.2.10 页面设置,,图6-17 “页面设置”对话框,在菜单栏上选择“文件→页面设置”选项、弹出“页面设置”对话框,如图6-17所示。,1.设置页面 2.设置页边距(如图6-18所示) 3.设置页眉和页脚 4.设置工作表的选项 5.插入分页符*(1)插入分页符。*(2)删除分页符。,,图6-18 “页边距”选项卡,,图6-19 “页眉/页脚”选项卡,返回本节,6.2.11 打印工作表,1.打印预览在菜单栏上选择“文件→打印预览”选项, 在预览窗口顶部单击“关闭”按钮,可返回工作表。2.设置打印机和打印 在菜单栏上选择“文件→打印”选项,弹出“打印”对话框。单击“确定”按钮开始打印。,返回本节,6.3 格式化工作表,6.3.1 列宽和行高的调整 6.3.2 设置单元格的字体 6.3.3 单元格内容的对齐 6.3.4 表格线与边框线 6.3.5 设置单元格的颜色和图案 6.3.6 设置单元格的数字格式 6.3.7 使用条件格式 6.3.8 使用格式刷 6.3.9 保护单元格或单元格区域 6.3.10 自动套用格式 6.3.11 使用样式 6.3.12 设置工作表背景图案,返回目录,6.3.1 列宽和行高的调整,1.设置工作表的列宽,(1)在菜单栏上选择“格式→列→列宽”选项, 单击“确定”按钮。 (2)在菜单栏上选择“格式→列→最适合的列宽”选项,单击“确定”按钮。 (3)将鼠标移到所选列标的右边框,拖动该边框。,2.设置工作表行高,(1)在菜单栏上选择“格式→行→行高”选项, 单击“确定”按钮。 (2)在菜单栏上选择“格式→行→最适合的行高”选项,单击“确定”按钮。 (3)将鼠标移到所选行标的下边框,该行的高度自动设置为最高项的高度。,返回本节,6.3.2 设置单元格的字体,1.用菜单命令设置字体 方法为:选定单元格区域;在菜单栏上选择“格式→单元格”选项,完成设置后,可在“预览”框预览当前选定的字体及其格式式样。2.用工具栏上的按钮设置字体 格式工具栏上有字体、字号等按钮,可对选定的单元格区域设置字体。,返回本节,6.3.3 单元格内容的对齐,1.用菜单命令设置对齐方式 (1)“水平对齐”框 (2)“垂直对齐”框 (3)“文本控制”框 (4)“方向”框 2.用“格式”工具栏设置对齐方式 “格式”工具栏上有四个常用的单元格对齐方式按钮:左对齐、居中、右对齐、合并及居中。,返回本节,6.3.4 表格线与边框线,1.在单元格区域周围加边框 2.删除边框 3.取消网格线,返回本节,6.3.5 设置单元格的颜色和图案,选定单元格区域;在菜单栏上选“格式→单元格”选项,弹出“单元格格式”对话框;在“图案”选项卡中设置底纹颜色和图案,在“示例”显示框中预览设置的效果;单击“确定”按钮。,返回本节,6.3.6 设置单元格的数字格式,1.数字格式概述,Excel提供的数字格式有:常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、自定义等。默认的数字格式是“常规”格式。输入时,系统根据单元格中输入的数值进行适当的格式化。,2.设置单元格数字格式,(1)用菜单设置单元格的数字格式(如图6-20所示); (2)用工具栏设置单元格的数字格式。,,图6-20 “单元格格式”对话框,3.创建自定义格式,在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡中,在“分类”列表中选择“自定义”选项,在“类型”列表中选择一个最接近需要的自定义格式并进行修改;单击“确定”按钮或按回车键,保存新的数字格式。,返回本节,6.3.7 使用条件格式,1.设置条件格式(如图6-21所示) 2.删除条件 3.更改条件格式,,图6-21 “条件格式”对话框,,图6-22 在“条件格式”对话框中设置条件,,图6-23 设置条件格式示例,返回本节,6.3.8 使用格式刷,选定要复制的单元格区域;在“常用”工具栏上单击“格式刷”按钮,单元格区域的选中标记由黑实线框变为滚动的短虚线框;单击鼠标左键,则该单元格区域设置为相同的格式,格式刷恢复原状。,返回本节,6.3.9 保护单元格或单元格区域,(1)选定要锁定、隐藏的单元格区域。 (2)在菜单栏上选择“格式→单元格”选项,弹出“单元格格式”对话框,在“保护”选项卡上选择相应的选项。 (3)单击“确定”。 (4)在菜单栏上选择“工具→保护→保护工作表”选项,弹出“保护工作表”对话框。 (5)输入保护口令并设置相应的选项。 (6)单击“确定”,并在“确认口令”对话框中再次输入口令。,返回本节,6.3.10 自动套用格式,选定要套用自动格式的单元格区域,在菜单栏上选择“格式→自动套用格式”选项,弹出“自动套用格式”对话框;在“格式”列表框中选择一个格式。单击“确定”。,返回本节,6.3.11 使用样式,1.使用内部样式(如图6-24所示)。 2.创建样式 3.修改样式 4.删除样式 5.合并样式,,图6-24 “样式”对话框,返回本节,6.3.12 设置工作表背景图案,将要添加背景图案的工作表设为当前活动工作表;在菜单栏上选择“格式→工作表→背景”选项,弹出“工作表背景”对话框,如图6-25所示;选择图形文件(可在对话框右边浏览),单击“插入”按钮,将图形填入工作表中。,图6-25 “工作表背景”对话框,,返回本节,6.4 公式与函数,6.4.1 公式的使用 6.4.2 函数的使用,返回目录,6.4.1 公式的使用,1.公式中的运算符,(1)算术运算符。 (2)比较运算符。 (3)文本运算符。 (4)引用运算符。引用运算符可以将单元格区域合并运算,包括冒号(:)、逗号(,)和空格。其中: * 1)冒号(:)是区域运算符。 * 2)逗号(,)是联合运算符。 * 3)空格是交叉运算符。,2.运算符的运算顺序如图6-26所示。,冒号(:) →逗号(,) →空格→负号→百分号→幂→乘→除→加→减→&→比较。括号可以改变运算的先后顺序。,3.公式选项板的使用,单击编辑栏中的“=”,即可显示公式选项板。公式选项板中显示函数的名称、参数和计算结果,以及整个公式的计算结果和该函数的简单说明。,,图6-26 使用公式选项板输入数据,4.在公式中引用其他单元格,(1)引用的类型(图6-27所示)。 *1)相对引用 * 2)绝对引用 * 3)混合引用 (2)引用同一工作簿中其他工作表的单元格。 (3)引用其他工作簿的单元格。 (4)引用名称。 (5)循环引用。,5.公式编辑,(1)修改公式。 (2)移动和复制公式。,6.显示公式 7.复杂公式的使用,*(1)公式的数值转换(表6-1 )。 *(2)日期和时间的使用。 *(3)公式返回错误值及其产生原因。,表6-1 数值转换示例,表6-2 公式返回的错误值及其产生的原因,8.使用数组公式,(1)创建数组公式。 1)如果希望数组公式返回一个结果,则单击输入数组公式的单元格;如果希望数组公式返回多个结果,则选定输入数组公式的单元格区域。 2)输入公式的内容,按Ctrl+Shift+Enter键。 (2)应用公式(见图6-28) 1)选定要用公式计算结果的单元格区域 E2:E7。 2输入公式=B2:B7+C2:C7+D2:D7,按Ctrl+Shift+Enter键结束输入并返回计算结果,如图6-28所示。,,图6-28 公式应用举例,返回本节,6.4.2 函数的使用,1.函数的语法,(1)公式必须以“=”开头。 (2)函数的参数用圆括号“( )”括起来。 (3)函数的参数多于一个时,要用“,”号分隔。 (4)参数的文本要用英文的双引号括起来。 (5)参数可以是已定义的单元格名或区域名。 (6)函数中使用数组参数可以由数值、文本和逻辑值组成。 (7)可以混合使用区域名、单元格引用和数值作为函数的参数。,2.函数的参数类型,(1)数字,如21、-7、37.25等。 (2)文字,如“a”、“Word”、“Excel”等。若在文字中使用双引号,则在每个双引号处用两个双引号,如““TEXT””。 (3)逻辑值,如TRUE、FALSE或者计算时产生逻辑值的语句(如A10>35)。 (4)错误值,如#REF!。 (5)引用,如D11、C5:C10。,3.组合函数 组合函数可以充分利用工作表中的数据,还可以充分发挥 Excel快速计算和重复计算公式的能力。 函数被用作参数时,不需要前置“=”号。 4.函数的输入方法 (1)用粘贴函数法输入函数。 (2)直接输入函数。 5.使用“自动求和”工具按钮,,图6-29 “粘贴函数”对话框,,图6-30 函数参数输入对话框,,图6-31 “自动求和”功能示例,返回本节,6.5 Excel高级操作,6.5.1 数据库的建立和编辑 6.5.2 数据库的排序 6.5.3 数据筛选 6.5.4 分类汇总 6.5.5 数据库函数的使用 6.5.6 数据透视表,返回目录,6.5.1 数据库的建立和编辑,(1)数据由若干列组成,每一列有一个列标题,相当于数据库的字段名,如“学号”、“姓名”等。表中每一行构成数据库的一个记录,每个记录存放一组相关的数据。 (2)在工作表中,数据列表与其他数据之间至少留出一个空白列和一个空白行。数据列表中应避免空白行和空白列,单元格不要以空格开头。如图6-32所示。,,图6-32 学生成绩单数据库,图6-33 记录单sheet1对话框,,,图6-34 设置条件对话框,返回本节,6.5.2 数据库的排序,(图6-35所示操作步骤如下): (1)选择单元格G3,或选择成绩单数据库中的任一单元格。 (2)在菜单栏上选择“数据→排序”选项,弹出“排序”对话框。 (3)在“排序”对话框中指定排序的主要关键字和次要关键字、递增或递减排序选项,单击“递减”按钮。 (4)选择排序区域。 (5)单击“确认”按钮。,,图6-35 “排序”对话框,返回本节,6.5.3 数据筛选,(图6-36、6-37、6-38、6-39所示) 1.自动筛选2.高级筛选—数据的抽取,,图6-36 “自定义自动筛选方式”对话框,,图6-37 自动筛选的结果,,图6-38 “高级筛选”对话框,,图6-39 筛选总分大于等于240的女学生记录,返回本节,6.5.4 分类汇总,(1)选择要进行分类汇总的单元格区域。 (2)在菜单栏上选择“数据→分类汇总”选项,弹出“分类汇总”对话框如图6-40所示。 (3)在“分类汇总”对话框上进行选择。 (4)单击“确定”(如图6-41所示)。,,图6-41 分类汇总结果示意图,,图6-40 “分类汇总”对话框,返回本节,6.5.5 数据库函数的使用,数据库函数包括三个参数:数据库单元格区域,要处理的列或字段,条件区域。在条件区可以指定要处理数据的条件范围。,返回本节,6.5.6 数据透视表,(1)创建汇总表格。 (2)重新组织表格。 (3)筛选数据透视表数据和创建数据透视表数据组。 (4)创建数据透视表图表。,1.建立数据透视表 (如图6-42——6-47所示),(1)在菜单栏上选择“数据、数据透视表和图表报告”选项,弹出“数据透视表和数据透视图向导—”对话框。 (2)指定待分析数据的数据源类型和需创建的报表类型,单击“下一步”。 (3)选择要建立数据透视表的数据源区域,单击“下一步”按钮。 (4)单击“新建工作表”单选项,再单击“完成”。(5)根据需要用鼠标分别将“数据透视表”工具栏中的字段按钮拖放到透视表的相应位置。,,图6-42 数据透视表示例,,图6-43 “数据透视表和数据透视图向导—3步骤之1”对话框,,图6-44 “数据透视表和透视图向导—3步骤之2”对话框,图6-45 “数据透视表和透视图向导—3步骤之3”对话框,,,图6-46 “数据透视表”工具栏,,图6-47 新建立的数据透视表,,图6-48 “数据透视表和数据透视图 向导—版式”对话框,,图6-49 “数据透视表字段”对话框,,2.编辑数据透视表,(1)更改数据透视表的布局。 * 1)行、列字段互换 * 2)在字段内移动数据 * 3)隐藏和显示数据 * 4)添加字段 * 5)删除字段 * 6)设置数据透视表选项,,图6-51 “数据透视表选项”对话框,(2)更新数据。 在菜单栏上选择“数据→更新数据”选项;在数据区域的快捷菜单中选择“更新数据”选项;在“数据透视表”工具栏上单击“更新数据”按钮,在“数据透视表”工具栏上单击“数据透视表”按钮,在弹出的菜单中选择“更新数据”选项。,3.数据透视图 (如图6-52所示),(1)在菜单栏上选择“数据→数据透视表和图表报告”选项。 (2)选择“Microsoft Excel数据清单或数据库”和“数据透视图”,单击“下一步”按钮。 (3)选择数据源区域,单击“下一步”按钮。 (4)根据需要选择“新建工作表”或“现有工作表”选项,再单击“完成”按钮。 (5)单击“版式”按钮,单击“确定”按钮。 (6)单击“下一步”按钮完成数据透视图。,图6-52 完成的数据透视图,,返回本节,6.6 图表和图形,6.6.1 创建图表 6.6.2 图表的编辑 6.6.3 图表的格式化,返回目录,6.6.1 创建图表,图表可以分为内嵌图表和独立图表两种(如图6-53——6-59所示)。1.用图表向导创建图表 2.用“图表”工具栏创建简单的图表,,图6-53 学生成绩单数据库,,图6-54 “图表向导—4步骤之1—图表类型”对话框,,图6-55 “图表向导—4步骤之2—图表源数据”对话框,,图6-56 “图表向导—4步骤之3—图表选项”对话框,,图6-57 “图表向导—4步骤之4— 图 表位置”对话框,,图6-58 用图表向导创建的图表,,图6-59 “图表”工具栏,返回本节,6.6.2 图表的编辑,1。图表的移动、复制、缩放和删除 2.改变图表的类型 3.图表中数据和文字的编辑 * (1)删除数据系列。 * (2)添加数据系列。 * (3)改变数据系列产生方式。 * (4)修改和删除文字。 4.设置图表选项,返回本节,6.6.3 图表的格式化,*选中图表,在菜单栏上选择“编辑→图表区”选项;或在快捷菜单中选择“图表区格式”选项;或双击图表对象,弹出相应的格式设置对话框。 *若双击图表区,弹出“图表区格式”对话框,可以为整个图表区域设置图案、字体、属性。 *若双击数值轴或分类轴,弹出“坐标轴格式”对话框,可对坐标轴的图案、刻度、字体、数字对齐方式进行设置。 *若双击图例,弹出“图例格式”对话框,可对图例的图案、字体和位置进行设置。,返回本节,返回目录,结束,Thank you very much!,本章到此结束,谢谢您的光临!,
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