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2010级文秘:秘书学教程.ppt

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l秘书实务l2010文秘秘书学导论绪 论【 教学目的 】 使学生明确秘书、秘书机构、秘书工作、秘书学等基本概念,了解秘书学的学科性质、研究对象及秘书学的整体理论框架,明确学习秘书学的意义,提高对秘书职业的理性认识。 【 教学重点和难点 】 掌握秘书、秘书机构、秘书工作、秘书学四个基本概念,对秘书工作形成初步认识,了解秘书学的学科特征及其与其他相关学科的关系。【 教学内容 】 第一节 秘 书 第三节 秘书机构 第二节 秘书工作 第四节 秘书学 秘书学导论绪 论 认识秘书联合国历任秘书长联合国第一任秘书长赖伊、第二任达格 ·哈马舍尔德、第三任秘书长吴丹,第四任秘书长库尔特 ·瓦尔德海姆、第五任秘书长佩雷斯 ·德奎利亚尔联合国第六任秘书长加利、联合国第七任秘书长安南和新当选的联合国秘书长潘基文。秘书学导论绪 论 认识秘书毛泽东的 秘书胡乔木, 1941年 2月起任毛泽东秘书、中共中央政治局秘书。 田家英,毛泽东秘书,新中国成立后,历任中央办公厅秘书室主任。 秘书学导论第一节 秘书 秘书的含义一、秘书的含义 我国历史上,秘书有多种历史性含义。如在辞海中有五种涵义(陈合宜 《 秘书学 》 ):1、指辅臣 ,是领导的助手。 三国时曹操高级助手 郭嘉《 三国志 》 记载,曹操赤壁之战后, “ 叹 曰 : 郭 奉 孝 在 , 不 使 孤 至 此 ”。 又 云 : “ 哀 哉奉 孝 ! 痛 哉 奉 孝 ! 惜 哉 奉 孝 ! ” 秘书学导论第一节 秘书 秘书的含义2、行政职位: 秘书长属于政务类公务员,一般秘书属于事务类公务员。 3、指宫中藏书: 在古代,秘书指的是书而不是人,;东汉后期的秘书不仅指物,也指人和机构了,如 “秘书监 ”。 4、指社会职业: 第三职业服务业的一种 。宫禁藏书 -文皇帝实录尚书令印章 秘书学导论秘书的含义就我国面言,普遍认同用的定义是以下 3种:1、秘书是为领导或雇主提供 辅助管理、综合服务的人员 。(陈合宜 《 秘书学 》 )2、秘书,在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的 一种行政职位 。其主要职能是辅助管理,综合服务;主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。 ”(袁维国 《 秘书学 》 )3、秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策,综合协调,沟通信息,办会、办事等为主要职能,是主事 者的参谋和助手 。(方国雄 《 秘书学 》 ) 秘书学导论二、秘 书的分类秘书是一个统称,从不同的角度,可分为不同的类别 。 1、从组织形式分(从服务对象和经济来源分)可分为公务秘书与私人秘书 公务秘书 —— 是指为各级机关、企事业单位、社会体团服务,由组织与人事部门选调, 从国家集体领薪的人员 。私人秘书 —— 指为 民办、集体企业、农民专业产、个体户及外资企业服务 ,由它们聘请并支付薪酬的秘书工作人员。 秘书学导论2、从工作性质、担任的角色分(即不同领域的秘书:政治生活中的秘书;经济生活中的秘书;科技文化领域的秘书。)就工作性质分 :可分为机要秘书、党务秘书、行政秘书、文字秘书、事务秘书、生活秘书、通讯、信访秘书等。( 周总理秘书名单及分类 )就社会领域分 :可分为党政秘书、企业秘书、科技秘书、教学秘书等。 秘书学导论链接:周总理秘书分类周恩来的秘书们 (部分)赵 炜 —— 周恩来的生活秘书 越茂峰 —— 周恩来的机要秘书 张永池 —— 周恩来的贴身秘书 赵行杰 —— 周恩来的警卫秘书 李越然 —— 周恩来的俄文秘书 雷英夫 —— 周恩来的军事秘书 马 列 —— 周恩来的外事秘书 钱嘉东 —— 周恩来的外事秘书 韦 明 —— 周恩来的文教秘书 李 岩 —— 周恩来的经济秘书 顾 明 —— 周恩来的工业秘书 杨 纯 —— 周恩来的农业秘书 周研森 —— 周恩来的行政秘书 王伏林 —— 周恩来的秘书 返回秘书学导论三、秘书的层次 系统论认为,一切有机体都是按照严格的等级层次组织起来的,秘书作为一项职业种类也不例外。 秘书的层次主要指两方面的内容: 一方面秘书人员所在的机关单位,其级别的高低,可分为中央、省、市、县、基层。另一方面,同一机关、单位秘书人员的职位也有高低不同,显现不同的层次 按秘书人员担任的职务划分:秘书长、办公厅主任、秘书处处长、科长(含科级干事)、股长(非正式级别但有实际职务)、科员、办事员七个层次。 职业资格等级可分 :高级秘书;中级秘书;初级秘书。 秘书学导论秘书的层次例如省市政府机关秘书层次划分: 高级秘书 :指秘书长、办公厅(室)主任。他们可以参改议政,深入到决策全过程,是领导的重要助手,大部分是厅处级干部,有些人本身就是领导成员。 中级秘书 :一般指任非领导职务的秘书,例如机要秘书、党务秘书、行政秘书、文字秘书等正副科级秘书及秘书科长等,大部分是科级以上、处级以下的干部,处于党政或企事业单位办公室的中层。他们负责起草文稿,办理文书,处理公文,调查研究,整理信息等工作,其工作成效,以领导决策起重要作用。 初级秘书 :指从事一般日常工作的事务秘书,如接待、联络、会务、印校、收发与财务等,他与人民群众的联系最密切,其工作态度与作风,往往影响整个机关的形象。 秘书导论四 秘书的职业特征1.服务的直接性领导做什么秘书就做什么;其工作都是领导委派、直接安排的,须向领导请示汇报;向领导负责,其结果和成败与领导直接相关。2.服务的稳定性3.知识化参谋、智囊、外脑、顾问,属于 “白领 ”阶层4.年轻化5.女性化秘书导论第二节 秘书工作的内容、特点和作用 一、秘书的工作内容秘书工作千头万绪,包罗万象。就其具体的工作内容来看,在各级各层、各行各业因层次不同专业不同而表现出很大的差异。但就其基本的工作性质来看,不外乎都担负着协助领导加工信息,综合情况,研究决策,协调关系,办理文书档案,处理来信来访,管理机关事务这样一些任务。这些任务有一个共同的特点,可以概括为 “辅助管理,综合服务 ”。 秘书导论美国把秘书工作用 “文书、事务、一般管理 ”三个词来概括,具有一定代表性。结合我国的实际情况,我国政府机关和企事业单位的秘书工作大致有以下 15项内容:文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理、会议组织、调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常事务、办公室管理、其他临时交办事项。 秘书导论二 秘书的工作性质关于秘书工作的性质,秘书学专家有不同的概括,其中比较有代表性的有如下几种:王千弓把秘书工作的性质概括为 “五个对立统一 ”:被动性与主动性的统一;事务性与思想性的统一;机要性与群众性的统一;经常性与突击性的统一;综合性与专业性的统一。秘书导论上海、武汉秘书学者概括为 “两性 ”,即 辅助性和综合性。1、辅助性: 指秘书从属、接近领导,而不担任领导工作。秘书只是辅助领导工作,而没有决策权。秘书主要从 3个方面发挥作用:一是为领导决策提供文件、资料、情报、建议、意见;二是为领导的组织和指挥起传达、检查、督促作用;三是处理日常事务并提供文字和物资方面的条件。2、综合性: 指秘书一般不承担机关或企事业单位内某一部门的工作,而要全面了解、联系和沟通各个部门的工作。主要是了解与掌握情况,传递信息,辅助领导。秘书导论三、秘书工作的特点1、政治性 。我国的秘书工作是为人民政权服务的,与党和国家的根本利益密切相关,它要协助领导制定和贯彻各项方针政策,它要经常接触党和国家的机密。因此,秘书工作具有强烈的政治色彩。2、被动性 。新时期秘书工作的辅助地位决定了它的被动性。主要表现在:总的来说秘书工作要根据领导工作的需要来安排;另一方面,现代秘书机构作为枢纽性机构,来往的公文、信件、电话都要经过这里,单位的大小事务,凡是无法分解到具体业务部门的工作,都要由它来承担。但这些事情变动性大,许多无法预先估计,只能随机应变。秘书工作的被动性,并不意味着秘书工作是消极的、无所作为的,关键是秘书人员要充分发挥主动精神,努力在被动中争取主动。3、综合性。 秘书工作机构就是一个综合性服务部门。新时期,秘书工作的综合性随着现代化管理进程的加快而愈显得突出。4、全面性。 秘书工作的内容涉及本机关的全部工作,秘书工作的活动范围十分广泛。凡是领导从事的工作秘书都要了解;凡领导参加的活动秘书都可参加;凡外来的人员都要首先找秘书机构取得联系,因此为领导工作服务的秘书工作就必然带有综合性和全面性的特点。。5、事务性。 从秘书工作的内容上不难看出,秘书工作内容繁杂,包含很多事务性工作。6、灵活性。 秘书工作是一项既处理事务又与人打交道的工作,因此要求秘书具有灵活应变的能力。秘书工作经常会遇到突发情况,这就要求秘书能随机应变,正确而又妥善地待人接物,顺利完成任务秘书导论1、领导助手作用 。秘书工作之所以重要,是因为它直接为领导服务,直接关系和影响着领导的工作,起着领导助手的作用。2、领导参谋的作用 。给领导当参谋是领导对秘书高度信任的表现,也是对秘书工作提出的高要求。参谋作用体现在秘书工作各个方面。3、沟通上下、协调左右的枢纽作用 。秘书部门是来自上下左右的各种情况、资料、函件、信息的集散地,是领导工作指挥、联络系统的开关,是协调上下、沟通左右的桥梁。四、秘书工作的作用 秘书导论4、协助领导进行信息反馈的耳目作用 。做领导者的耳目,就要调查研究,搜集信息。秘书机构除要获取准确、及时、全面的信息外,还要经过认真的综合处理,提取有价值的信息。5、领导机关的门面作用。 秘书机构素有 “关口 ”、 “窗口 ”之称。说它 “关口 ”,是因为文件、信息的上承下达都要经过这里传递和输送,它要把好文字关、用印关、保密关等好些关。说它是 “窗口 ”,是因为内外联系,来信来访,大都由秘书机构出面办理,人们往往把它看成是代表领导的。秘书机构和秘书人员的形象如何,影响很大。因此,秘书人员一定要起好门面作用,态度和蔼,用良好的工作作风和服务态度,使人愉快。秘书导论1、准确。是对秘书工作质量的要求,也是提高效率的基础。秘书人员无论是为领导提供信息或向领导反映情况,还是协助领导起草文稿,都必须力求准确,数字要准确、时间要准确、概念要准确、名称要准确,有时一字之差,或一个标点符号用错,便会造成严重后果,如果差错出在关键之处,影响就更大了。所以秘书必须具有认真的态度,踏实、细致的工作作风五、秘书工作的原则 秘书导论2、高效。是对工作效率的要求。秘书工作应及时、高效。要做到这一点,秘书人员必须具有很强的工作责任心,坚决反对拖拉、懒散的工作作风;其次要建立科学的工作制度,合理地安排各项工作,尽量减少环节,简化程序,还要改善工作手段,尽可能使用先进的技术设备,提高工作效率。秘书导论3、保密。是对秘书工作在纪律上的要求。古今中外, “秘书 ”一词,都含有秘密、机要之义,保守党和国家的机密,是对秘书部门的基本要求,也是其神圣职责。做好保密工作,要求秘书部门经手的文件,材料,不泄露,不遗失;要求严守保密纪律,领导层决定的事项在未公开之前,领导收到的各种文件、资料、函件的情况和内容,都不应外泄。要养成守口如瓶的习惯,应建立健全严格有效的保密制度,并严格执行。• 数马启示只看到两匹马 —— 有毛病 ……只看到三匹马 —— 有点儿毛病 …… 只看到四匹马 —— 多少有点儿毛病 …… 只看到五匹马 —— 也许有点儿毛病 …… 不合格不合格 只看到六匹马 —— 勉强凑合活着吧 …… 只看到七匹马 —— 坚持勉强凑合活着吧 ……只看到八匹马 —— 基本上算正常 …… 合格合格 只看到九匹马 —— 正常 …… 只看到十匹马 —— 比较优秀 …… 良好良好 只看到十一匹马 —— 独俱慧眼 …… 只看到十二匹马 —— 眼睛里不揉沙子 …… 只看到十三匹马 —— 出类拔萃 …… 优秀优秀只看到十四匹马 —— 可以去中情局当差 …… 只看到十五匹马 —— 诸葛亮转世 …… 看到十八匹马 —— 上帝来了 ……秘书学导论第三节 秘书机构一、秘书机构的概念秘书机构有狭义与广义之分:狭义的秘书机构 ,是指担负 文牍性工作,并直接为领导工作服务的办事部门 ,如办公室的秘书、文书、机要等业务部门。 广义的秘书机构 ,是指 凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能,并为领导工作和机关工作服务的办事部门 ,如办公室的秘书、文书、机要、调研、协调、督察、信访、接待和值班等业务 。
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