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Excel在教学管理中的应用.doc

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Excel 在 教学 管 理 中 的应 用 高雪辉 辽 宁 师范 大 学 摘 要: Excel 函数库中有很多函数, 学会适当运用能够极大地提高工作效率。 如果学习 VBA 编程知识, 做一些简单功能的控件, 就能够简化很多繁杂的工作。 因此, 根 据教学工作中的实际问题, 介绍如何使用简单的VBA 编程和VLOOKUP 函数完成毕 业论文题目抽选工作。 关键词 : 教务管理; Excel 函数; VBA; 随着办公软件的普及, Excel 表格制作软件在日常的教学管理工作中得到广泛应 用。 但很多人只局限于对输入的数据进行排序、 求和、 求最大最小值 等简单功能。 如果稍加学习, 就会了解 Excel 函数库中有很多功能强大, 非常实用的函数。 教学管理是一项面向老师、 学生的服务工作, 事务烦琐, 需要耐心和细致。 人工 操作难免会出现疏忽, 导致错误发生。 为了减轻教学管理工作人 员的负担, 本文 以毕业论文题目抽选为例, 介绍如何运用Excel 减轻工作负担。 一、需求分析 由于学校对论文题目的规定比较严格, 题目必须符合专业研究方向, 保证一人 一题, 不得出现重复或类似题目, 学院要求每位指导老师提供与学生人数同等 数量的题目供学生抽签选择。 以往的做法是, 事先做好纸签, 纸签上写好论文题 目的序号召集学生进行抽选。 学生抽中题目序号后在另一个表格中填写本人的学 号、 姓名和抽中的号码, 最后由教学秘书老师将手写的单子整理录入。 这样的工 作不仅费时费力, 而且很容易出错。 二、抽签功能介绍 下面 介绍一下用 Excel 制作的论文题目抽签功能。 图1 下载原图 如图1 所示, 首先, 从学生名单文件中将学生学号和姓名拷贝到表格中, 然后 每行添加抽签按钮, 指定相同宏之后, 对该宏进行编辑。 图2 下载原图 如图2 所示, 取得学生总人数之后, 每按下一次抽签按钮, 在1 到学生人数之间 产生一个随机数, 填写相应的论文题目序号中 (候选题目数量与学生数是等同的) 。VBA 编程中只用到简单的判断和循环语句, 只要稍作了解就能理解这些语 句。 图3 下载原图 如图3 所示, 这是另一个工作表中的 候选题目。 接下来使用 VLOOKUP 函数, 将图 1 中的 “抽签论文题目序号 ”在图3 的“抽签 序号 ”这一列中检索, 检索之后将 对应的候选题目和教师姓名提取出来, 填写到图 1 中。实际使用的函数如下:IF (ISERROR (VLOOKUP (D2, 候选题目!A:D, 4, FALSE) ) , ““, VLOOKUP (D2, 候 选题目!A:D, 4, FALSE) ) 。 当还没有抽签序号时, 因为无法检索到相应题目, 会显示“#N/A”。为了美观, 利用IF 判断函数, 未检索到时填写空白。 三、结束语 只要轻轻 按下抽签按钮, 抽签之后的整理工作能够同时完成。 利用 Excel 的常用 函数及简单的VBA 编程, 简化了以往繁杂的工作, 提高了效率, 减少了出错概 率。 参考文献 [1] 张萍, 梁晶华.浅谈 Excel 在教学管理中的几点应用[J].电脑知识与技术, 2013 [2] 田茂琴.浅谈Excel 在学校教育教学管理中的应用[J].才智, 2014 [3] 郑纬民.计算机应用 基础 ——Excel2003 电子表格系统[M].北京: 中央电大出 版社, 2004
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