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财务管理 会计信息系统.doc

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财务管理 063 06013242 叶婷婷会计信息系统第四章第二题、第三题、第四题、第五题(2、4、5、6、7、12、13) 、第六题。(其中选择题、判断在辅导手册上完成)。五、2、简要叙述销售与收款业务核算和管理的基本内容。答:完成对销售与收款管理业务流程的全面管理工作,就是从客户资料、报价单、销售合同及销售发票的输入到实现销售、收到货款的全过程进行管理。其中经过销售报价、销售合同签订、销售开票、销售收款、销售退货等活动。同时销售价格管理和客户信用管理将贯穿于整个销售与收款的日常单据处理流程之中。4、在 IT 环境下,销售与收款子系统的主要设计目标是什么?答:在 IT 环境下,销售与收款子系统的主要设计目标归纳如下:(1) 在系统的初始设置方面完成用户自定义功能。根据具体业务不同,完成产品(商品)目录、销售部门、销售人员、销售客户、销售合同、主要单证票据等数据文件结构的字段的用户自定义工作;可定义不同的销售方式,并根据不同销售方式的需要,自定义若干核算字段;在进行利润等指标核算时,用户可使用系统提供的语言,自定义不同的计算公式,对上述核算字段进行核算。用户可定义应收账款账龄分析时间段。(2) 在信息采集方面,要求能够全面、准确地收集销售信息。规范业务流程,以统一的口径、要求,多种手段、多种渠道收集销售信息,有利于系统所记录的销售信息全面、一致、准确。(3) 在信息记录、加工和处理方面,要求做到:及时掌握企业的销售情况,反映和监督企业的销售计划、销售合同、销售订单的执行情况,促使企业按预定的销售战略完成销售计划,保证企业正常经营所需的周转资金。完成日常销售核算与管理,反映和监督企业的销售数量、销售收入、销售成本、销,售费用、销售税金及附加和销售利润的完成情况,促使企业加强对销售货款管理,降低销售成本与销售费用。及时记录已经收回的货款,反映和监督赊销货款的收回情况,尽量避免和减少坏账,损失的发生,并对可能的坏账进行合理的估计。及时反映每笔业务的执行情况,不仅有利于维系与客户的良好关系,而且有利于企业进行应收账款管理,减少应收占用资金成本,减少坏账损失,加速应收账款周转速度。(4) 在信息传递和流程管理方面,要求做到:规范销售流程,相关部门熟悉销售业务处理过程,有利于提高工作效率。实行动态管理,有效控制销售-发货- 收款等环节,上述环节之间的信息传递与共享对于有效管理销售流程至关重要。例如:销售发票的数量应该决定发货数量,在销售部门和仓库部门之间实现信息共享,通过销售发票数量控制出库单数量,将在很大程度上减少销售发票信息与出库信息之间的差异:销售发票与收款信息直接决定企业应收账款的状况,一方面,将发票的关键信息(如客户编码及名称)动态传递给收款环节;另一方面,提供销售发票和收款(包括预收款)之间的结算处理,保证应收账款信息的准确无误。(5) 在资料管理、风险控制方面,实行价格管理与信息管理,防范经营风险。IT 销售与收款子系统将借助 IT 技术快速计算、信息共享等特征,有效实施价格管理和信息管理,评价客户的偿债能力和信誉程度,控制赊销合同的签订,对客户资料和销售合同进行管理,防范企业经营风险。(6) 在信息查询、输出方面,要求做到多角度销售分析,提供销售决策支持信息。首先,销售活动涉及多方参与者,需要加强对参与者的管理,如加强客户管理,对客户交易状况、信用情况等进行分析;又如加强销售人员管理,对销售人员进行业绩分析等。其次,以核算信息为基础,对产品盈利能力进行分析与预测,对各种销售地区销售业绩进行分析与预测,对销售增长趋势进行分析与预测等,从多个角度展开销售分析,为企业日常管理与决策提供支持信息。(7) 在与其他会计子系统集成使用方面,要求做到:一方面提供与账务处理子系统等其他会计子系统之间的接口,能够方便、及时地将有关数据在各子系统之间进行传递。例如:销售业务所产生的会计信息必须自动生成并传递给账务处理子系统。另一方面,该子系统需要获取其他子系统的相关信息,如从其他子系统中获取所销售产品的成本信息等。因此,销售与收款子系统应该与其他会计子系统集成使用,实现数据一次录入多方使用,借助信息共享特性,促进各部门之间的沟通与监督,促进各环节之间的衔接与控制。5、销售与收款子系统中常用数据文件包括哪些?它们在系统中的作用是什么?答:主要包括:(1)客户档案文件。该文件用于存储所有客户的固定信息,以及所欠账款综合动态信息,以便加强货款催收工作,提高销售管理,文件中每个记录对应一个客户,根据此文件可以输出欠款客户信息表、客户信誉信息表、催款单、客户代码表、客户应收账款汇总表等。(2)销售报价单文件。记录企业向客户提供货品、规格、价格、结算方式等信息。企业可以针对不同客户、不同商品、不同批量提出不同的报价、折扣率。(3)销售合同文件。指的是企业传统意义上的销售合同中关于货物的明细内容,也可以是一种订货的口头协议。是反映由购销双方确认的客户要货需求的单据,该文件用于存储所有已签署合同的固定信息,以及合同执行过程中的综合动态信息。(4)销售发票文件。用于存储在销售发票开票过程中用户所开具的销售发票的详细信息。销售发票包括增值税专用发票、普通发票等。销售发票是确认和计量销售收入、销售税金、应收账款的依据。发票管理师销售管理的重要环节。(5)销售文件。是系统根据销售发票文件记账生成的数据文件,该文件用来存储每笔销售业务的详细数据,有关销售的统计分析数据均可由此数据文件加工处理生成。(6)应收、预收账款文件。该文件用于存储每笔赊销业务形成的应收账款及预收账款信息。该信息由销售发票文件记账以及销售发票文件与收款单文件核销后生成。该文件是生成应收账款对账单的重要数据来源。利用该文件可以生成销售发票信息列表、客户欠款发票列表、逾期未收款明细表、应收账款账龄分析表等。(7)收款单文件。用来存储收款单信息,记录企业所收到的客户款项,每张收款凭证为一个记录,以提供生成应收账款明细账所需的收款信息,款项性质包括应收款、预收款、其他费用等。6、为什么将销售合同文件拆分成固定信息和变动信息两个文件?它们各自的文件结构都包含哪些字段?两个文件可以哪个字段相互衔接?又分别以哪些字段作为关键字建立相应的索引文件?答:签署销售合同时,同一合同上可以记录多种存货的销售信息,因此,可以将销售合同文件拆分成两个文件:一个文件用于保存销售订单的固定信息,处于单据的表头位置;另一个文件用于保存销售订单的变动信息,处于单据的表体位置。这样进行文件结构设计的目的是便于随时了解合同执行情况,提高销售管理水平。(1)销售合同固定信息文件结构包含下面字段:合同编号、销售方式、签订日期、付款期限、客户代码、客户付款条件、部门代码、销售人员代码、交货地点、交货日期、违约责任。(2)销售合同变动信息文件结构包含下面字段:合同编号、产品代码、增值税税率、计量单位、销售单位、销售数量、销售税金、合同金额。(3)上述两个文件可以通过“合同编码”进行连接。固定信息文件以“合同编码”作为索引关键字建立索引文件;变动信息文件以“合同编码”+“产品代码”作为索引建立索引文件。7、为什么将销售合同文件拆分成固定信息和变动信息两个文件?它们各自的文件结构都包含哪些字段?两个文件可以哪个字段相互衔接?又分别以哪些字段作为关键字建立相应的索引文件?答:签署销售合同时,同一合同上可以记录多种存货的销售信息,因此,可以将销售合同文件拆分成两个文件:一个文件用于保存销售订单的固定信息,处于单据的表头位置;另一个文件用于保存销售订单的变动信息,处于单据的表体位置。这样进行文件结构设计的目的是便于随时了解合同执行情况,提高销售管理水平。(1)销售合同固定信息文件结构包含下面字段:合同编号、销售方式、签订日期、付款期限、客户代码、客户付款条件、部门代码、销售人员代码、交货地点、交货日期、违约责任。(2)销售合同变动信息文件结构包含下面字段:合同编号、产品代码、增值税税率、计量单位、销售单位、销售数量、销售税金、合同金额。(3)上述两个文件可以通过“合同编码”进行连接。固定信息文件以“合同编码”作为索引关键字建立索引文件;变动信息文件以“合同编码”+“产品代码”作为索引建立索引文件。12、简述系统往来核销中手工核销的功能。答:对于系统未能自动核销的款项,即自动核销后尚未建立对应关系的发票和收款单,系统可提供手工核销的功能。按下往来核销界面中的“手工核销”按钮,用户可进行手工核销的操作。在往来核销界面中,屏幕可分为上下两个部分,屏幕上半部分是销售发票文件,下半部分是收款单文件,光标停在发展文件中的某记录上时,收款单文件将显示出与发票文件的该记录发票号一致的一个或若干记录。用户需要执行手工核销时,可人为指定收款单与销售发票的对应关系。手工核销方式下,可能出现一张销售发票对应一条或几条收款记录的现象。由于客户可能就几笔销售业务一次付款,因此,手工核销方式下,还需要支持一张收款单的收款金额在多张销售发票之间进行分摊,几张销售发票对应一张收款单的情况。13、销售与收款子系统中系统是如何自动生成记账凭证的?答:销售与收款子系统通过录入各种相应的原始单据,全面收集销售活动中产生的业务信息,转账处理将业务信息按照一定的规则转化为以凭证形式体现的会计信息。转账处理主要包括两个功能:定义凭证模板,即定义信息转化规则;生成记账凭证,即根据所定义的凭证模板,将销售发票和收款单所记载的业务信息转化为记账凭证形式的会计信息。六、综合题(一)案例分析一1、描述在处理收款和汇款单的过程中,可能发生的不法行为。2、你建议采取哪些程序来加强对收款和汇款单的内部控制?3、给出 ABC 分公司合理的收款业务资料流程图,并按职能部门描述。4、给出 IT 环境下 ABC 分公司处理现金收入系统的作业步骤和流程图。答:1、 (1)如果现金销售或者货到付款销售的销售票据没有编号或者编号管理不善,出纳就可以破坏这些销售票据,然后把钱装进自己的口袋。(2)挪用资金的现象可能发生。这牵扯到收到现金而不做相应的分录,过些时候,当另外一笔现金收到时,再对第一笔现金做分录。最近一笔的收入就被不诚实的人持有和使用。在以上描述的问题里,ABC 分公司的这四名职员中的任何一人都有可能挪用应收款的收入。(3)由于信用主管的助理知道哪些坏账已经被认为收不回来而被冲销掉,当这些坏账的汇款收到以后,就可以挪用这些汇款。(4)信用部门的人员可以编造并录入一些实际上没有提供给客户的折扣,或者对折扣日之后收到的汇款编造折扣。通过这些分录的掩盖,个人可以将这笔资金据为己有。(5)通过邮件得到的收入,在被第四名职员(信用主管的助理)处理之前没有做任何记录,所以四人中的任何一人都可以抽走现金而不需要任何掩饰。当发现盗用行为以后,也没有任何记录可以证明是谁盗用的。(6)信用主管的助理可以添加或者毁坏应收账款分类账记录,或伪造明细分类账试算平衡表,或给出与账户记录不一致的报表等,以此来掩盖自己抽走现金的行为。2、为了加强现金收入的内部控制,ABC 分公司应采取下列程序:(1)所有销售票据应该编号,并每日清点销售票据的号码。所有盖了“付讫”戳的销售票据应与银行接收的存款单的副本核对,应由专人而不是出纳或信用部门的职员负责核对工作。(2)应该有一名出纳员之外的职或信用部门之外的职员负责打开邮件,并在当天准备三联的汇款清单。原始单据和支票(或现金)直接转交给出纳;一张汇款清单的副本交给上面提到的负责核对工作的职员;另一张副本交给负责过账到应收账款分类账的人员。(3)收到汇款清单副本的职员应该把上面列示的汇款单和两联的存款票据相比较,同时核对现金销售票据和存款票据。应调查任何接受的支票或现金没能在当天存入银行的原因。(4)可以使用不同的形式(或颜色)来表现销、货到付款销售和赊销的销售票据,以便于每日清点用过的销售票据。(5)出纳不应与应收账款有职责上的联系。出纳准备银行存款单并把现金存入银行。出纳和信用部门以外的一名职员负责审核汇款清单和日存款票据上列示的日收款金额是否一致。(6)汇款单不能滞留在手中。按天或按批处理邮件,不管使用哪种方法处理邮件,都应该将汇款原封不动地存到银行。信用部门应该为那些数目不正确的汇款单准备必要的记录,以备将来进一步查找。(7)把汇款单过账到应收账款分类帐的责任可以留给信用部门。这步操作一般安排在现金的接受和控制后,因此,只要信用部门不接触代表现金的汇款通知单,由信用部门来执行过账职责就不会削弱现金的内部控制。3、ABC 公司典型的收款方式有邮寄和直接向出纳人员或者收款窗口付款两种。客户付款之后应当获得相应的收据和按月列示的付款额清单。对客户付款的确认是相当重要的管理控制措施。下面是 ABC 公司收款业务资料流程图。邮件收发客户现金收入应收账款客户往来账户支票与汇款通知书 汇款通知书内部审计银行对账单支票送存存款账户现金日记账银行存款单现金收入汇总总账处理总账账户处理应收账款明细账户汇总按照职能部门描述如下:职能部门 作用收发部门 收发部门负责收取客户寄来的付款支票与汇票通知书。收发人员要将汇款通知书与收到的支票合计金额数相比较,金额一致要得到确认。然后将两者分离,编制多联式的收款汇总单。一联与客户支票一起提交给现金收入部门并送存银行;另一联随同汇款通知单传递给应收款部门。收款汇总单副本按日期整理归档。现金收入部门 出纳员检验客户支票和收款单汇总金额,登记现金日记账。出纳员需填制三联式银行存款单,列示每个工作日内的收入及送存银行的全部现金和支票。从收发部门取得的汇款单应与存款单上的金额保持一致,并且须经有关部门的批准。两联存款单随同现金收入支票一起送往银行,经银行签收后退回一联存款单给 ABC 公司存档。每个工作日结束之前,出纳员还要填制现金收入汇总记账凭证,送往总账部门过账。最后按日期的先后顺序整理归档收款汇总单以及存款单的副本,并将所受到的现金全部送往银行。应收账款 应收账款职员根据汇款通知单登记应收账款分类账后,将过账的金额汇总,并与收款汇总单上的数据相比较,金额数核对一致后报有关部门确认批准。对于汇款通知单应按客户类别整理归档。应收账款职员在每个工作日终了时,填制应收账款明细账户余额汇总表,交送总账部门。总账处理 依据现金收入部门和应收账款部门送来的记账凭证和应收账款明细账户余额汇总表,定期将“现金”与“应收账款”总账账户作过账处理,同时还应核对总账账户余额与相关明细账户余额之和是否一致。银行 银行收到款项后,与相应存款单的副本进行核对、确认,然后将已核准的存款单副本退还给企业的内部审计部门,按日期顺序整理归档内部审计 银行定期想 ABC 公司内部审计部门报送银行对账单。在应收账款的收回过程中,一份独立的银行存款余额表是一种重要的控制手段。由于现金收入属于敏感性交易,需要有严格的控制。在 ABC 公司的案例中,将由一位不参与现金收入处理的部门即内部审计部门,定期核对汇款通知单、银行对账单、银行存款单等各种相关的凭证。复核验证现金收入处理与记录的正确性。综上所述,为了控制以邮寄方式取得的现金收入,不管是在收发部门(信件在此打开) 、现金收入部门(此处现金被汇总并送存银行,取得相应的存款单据) ,还是在应收账款部门(在此登记) ,应当确认没有人能完全控制整个收款业务的交易流程。通常,之所以向客户开具发票,并报送有关报表,主要是为了按照客户的姓名、地址编制汇款通知单,并会同该客户应付的款项一起汇回。登记总分类账的依据是出纳人员为记录送存银行的现金收入数量而编制的日记账凭证通知单。日记账通知单上记录的金额应该与应收账款各项目的汇总数核对一致。然后将经过确认的银行存款单副本传递到内部审计部门的职员,以便于银行账户调节一致。对通过邮件实际收到的现金的内部控制,更大程度上取决于直接监管的力度。4、ABC 分公司采用整批处理与直接更新系统处理现金收入交易,其系统作业步骤如下:(1)收发部门:收发员核对客户寄来的付款支票和汇款通知单与金额是否一致,然后把两者分离,同时编制收款单:第一联收款单和客户付款支票送往现金收入部门;汇款通知单和第二联收款单送往应收账款部门。(2)现金收入:现金出纳员核对收款单和客户付款支票,编制银行送存单。此外,通过终端机产生每个工作日现金收入的整批总和。在各个工作日结束前,把客户付款支票和两联送存单送往银行办理存款;另一联送存单和客户寄来的汇款通知单则予以存档。(3)应收账款:应收账款职员核对汇款通知单和收款单,通过终端机键入有关资料,产生和“现金收入交易文件” ,然后把汇款通知单和收款单一起存档。(4)信息处理:每日终了前,整批处理计算机程序将自动核对控制总和文件记录和现金收入交易文件记录,依据直接更新方式对应收账款明细账户和总账记录过账。此后,计算机统将产生一份过账作业清单,送往应收账款部门复核过账处理结果。(5)内部审计:为确保现金收入交易处理的正确性,ABC。分公司的内部审计部门职员(不参与现金交易)定期核对由收发部门职员编制的收款单及经银行退回的送存单,检验收到的客户付款支票是否已如数地送存银行。以下为 IT 环境下 ABC 公司现金收入系统的流程图:收发 现金收入 应收账款 信息处理 内部审计 更新应收账款明细记录终端机收款单 2资产输入现金收入资料文件更新主文件过账作业清单整批总和应收账款总账定期核对核对银行送存单与现金收入收款单记录B支票汇款通知书客户支票收款单 2汇款通知单通知书A B现金日记账收款单1银行收款单 2存档登录现金账终端机收款单1收款单2收款单3汇款通知书编制收款单收款单1收款单2A收款单3审核过账作业清单支票汇款通知书存档 银行(二)案例分析二1、给出 A 公司处理销货退回的部门及其处理的步骤。2、给出 A 公司销货退回的系统流程图。1、答:职能部门 作用验收部门 当已发商品退回时,验收部门的员工要进行核查,填制退货清单,一联随退回物品送仓储部门,另一联交销售部门销售部门 根据验收部门转来的退货清单,销售部门职员填制退货通知,授权对退回商品的客户往来账户做冲账处理。退货通知的格式类似销货单。若属于大额退货或者退货原因不明者,退货通知必须送信用部门审核,然后送开单部门处理。信用部门职员将分析及评估客户退货原因,决定是否批准或拒绝有关的退货通知,并将退货通知退回销售部门开单部门 根据销售部门送来的退货通知,填制销货日记冲账分录,然后把退货通知转送存货控制部门。在各个期末,开单部门职员将汇总期间内发生的全部销货退回,填制记账凭证送往总账部门过账处理存货控制 依据退货通知调整存货明细记录,即冲转原支票汇款通知书先的存货减少分录,然后把退货通知转送应收账款部门。期末需要编制存货冲账分录汇总记账凭证,送总账部门过账应收账款部门 应收账款职员将冲转退回客户的应收账款明细记录,即减少应收账款账款余额,并于期末填制应收账款冲账分录汇总,送往总账部门总账处理 总账部门职员将核对由开单、存货控制和应收账款部门转来的退货冲账凭证及其金以及账户登录的正确性,据以过入有关的总账账户,核实总账账户与所属明细账户余额之间的一致性,并把各种凭证存档2、流程图:验收 销售 开单客户编制退货清单退货清单 1退货清单 2送仓库退货清单 1编制销货冲账通知冲账通知 1冲账通知 2退货清单 1存档冲账通知 1更新日记账销货日记账记账凭证 1冲账通知 1存货控制 应收账款 总账处理冲账通知 1更新存货记录存货明细账存货记账凭证冲账通知 1冲账通知 1更新应收账款记录应收账款明细账应收账款记账凭证冲账通知 1存档记账凭证存货记账凭证应收账款记账凭证更新总账记录记账凭证 1存货记账凭证应收账款记账凭证存档记账凭证文档
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