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办公室工作的基本原则.doc

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办公室工作的基本原则1. 准确的原则办公室的任何工作都关联着领导机构的工作。可以说,办公室工作的准确性,相当程度地保证了领导工作的准确性,保证了领导工作的正常运转。办公室工作的准确性,涉及的方面很多,简单地说,办文要准,办事要稳,情况要实,主意要慎。总之,只要准确无误,就可事半功倍。做到这些,就必须态度认真,作风过细。比如说办文,就必须保证文件的原文一字不错,保 证文件的质量不被破坏。 为此,必须从起草、缮写、校对、印制到呈批、传阅、登记、装封、递送、收拆、复制、分阅等等每一步都不发生差错。有了错,就可能破坏文件的内容,降低文件的 质量。工作出错有时虽然是难免的,但错出多了就是个工作态度、工作作风问题,而且会贻误大事。“准确”是提高时效的基础,也是反 对官僚主义、文 牍主义作风的一种保证。2. 迅速的原则迅速,就是要求工作及时、高效。所有的文件都有自己的使命,所有的文件都是为了办事而发的。一切要办的事、欲达目的,都有两个要素,一是准确,二是时限。两者任何一条失误,事情就办不成。时限就是尽可能 缩短同期,简化过程。讲求时效,是当今社会的要求。时间性是要把要办的事情的要求而言的,事情愈急迫,就愈需要尽快地把文件送到办阅人员手里。 现代社会,各种文件、信息常常需要瞬息即到。办事不及时是要误大事的。提高文书处理工作效率的出路之一,是改变工作手段,实行办公自动化,利用电脑等现代技术办理事情,例如传递信息、 检索资料、屏幕编辑、电话传真、财务处理等等。办公室工作还应注意精简文件,反 对官僚主义和文牍主义。3. 保密的原则党政机关制发的文件,大部分都具有不同程度的秘密性,尤其是高级领导机关制发的文件,有许多涉及党和国家的重大决策,涉及国家政治、经济、军事等核心机密,是敌人猎取的主要对象。各 级办公室人员经常接触领导同志和一些重要文件,参加一些重大会议,了解一些重要机密,这 里有两个方面的要求:一是在工作中采取措施保证文件、资料的安全;在包装、运转、拆封、知密范 围和传达中制定安全措施;二是办公室人员要保证自己知密不泄密。对于办公室工作的安全和保密问题,务必引起思想上的足够重视,并在 组织措施上给予必要的保证。比如,一切尚未公布的机密文件,不得随便给无关人员阅看或谈论;文件的运转交接应当严格登记,履行签收手续,明确 责任;绝密文件应有专人负责,不得擅自携带外出,总之,要有制度,要 检查, 严防泄密。4. 密切联系群众的原则办公室直接贯彻领导班子的各项决议,为领导服务;又直接面向广大群众,代表领导同群众打交道。所以,办公室是领导与群众联系的纽带和桥梁。密切 联系群众应成为各级、各类办公室工作的首要原则。 办公工作加强联系群众主要应从以下三个方面着手:(1)坚持群众利益高于一切。做办公室工作天天同群众打交道,必须时刻牢记群众利益高于一切的原则。办公室决不能像旧衙门,不能“脸难看、 门难进、事难办”的官僚机构。办公室要关心群众疾苦,特别是对那些花钱不多或不花钱也能办成的有利于群众的好事,应当尽可能多办。而最根本的,是要 组织群众发展社会主义市场经济,为共同致富而共同奋斗。只有 创造的物质产品丰富了,人民的要求才能得到满足。办公室工作种类繁多,但不管什么工作,都同人民群众的利益息息相关。为人民利益而工作,应成为各项工作的出发点和归缩。办公室工作人员往往掌握着这样那样的权力,这些权力是人民给予的,权力的使用必须符合人民的利益。决不能以权谋私,搞 权钱交易。在金 钱的诱惑面前,要时刻警惕,保持廉洁,克已奉公。(2)时刻倾听群众呼声。办公室工作在很大程度上是把群众的情况和意见反映上来,再把领导机构的决定贯彻到群众中去。真 实、准确、及 时、全面地反映群众中的情况,是办公室最重要的工作之一。多年的 实践证明,要把 实际情况搞准确,并不是一件容易的事情。它要求办公室工作人员深入调查研究, 亲自取得第一手资料。不难整天坐在办公大楼里听汇报、看文件。 对下级机关的汇报和情况反映,要全面地分析、综合,要有冷静的独立分析判断的 头脑。一般情况下,下 级机关报上来的材料,往往经过仔细筛选,反复斟酌,非常 简要,对于了解和掌握全局情况有一定的参考价值,但要深入了解某一方面的具体问题,往往需要做进一步调查研究,从各个侧面进行观察。由于种种原因,少数班干部 对下级汇报的情况不做调查分析,往往报喜得喜, 报忧得忧,故而在少数班干部中养成了多 讲成绩、少讲或不讲问题的不良习气。在 这样的地方,领导很难了解真实情况。办公室人员作为领导的参谋、助手,在帮助领导获得准确信息方面具有至关重要的作用。办公室人员既要通过组织系统获得来自基层的信息,更要深入工厂、 农村、商店,同工人、农业民交朋友,听他 们讲心里话,了解群众的真实情况,并如实地报告有关领导。(3)集中群众智慧。从群众中来,到群众中去,是我们党一贯坚持的基本工作方法。办公室人员应协助领导采取不同方式扩大民主,集思广益。 应通过各种民主讨论的方式,调动广大工作人员的积极性,群策群力, 积极参与,团结协作。办公室工作人员应善于利用和发挥这种积极性,以推动各项事业的发展。5. 一切从实际出发的原则 坚实事求是,一切从实际出发,理 论联系实际,是我们党一贯倡导的优良作风,是辨证唯物主义的基本观点。在邓小平同志的大力倡导下,实事求是,一切从 实际出发,理论与实际相结合这一马列主义、毛 泽东思想的基本观点大大得到了弘扬。正是从中国的实际国情出发,我 们党制定了一系列改革、开放的政策,使我国经济建设出现了今天这样空前繁荣的局面。办公室的一个重要职责,就是协助领导制定和执行政策。不论哪个行业、哪个 层次的办公室工作,都 应把实事求是,一切从实际出发,理论与实际相结合,作 为每一个工作人员归基本的思想方法和工作方法。要做到把党的各项方针、政策同本地、本部 门的具体情况相结合,创造性地加以贯彻执行。坚持一切从实际出发,从本地、本部 门、本单位的实际出发,不断提出新的奋斗目标, 组织群众努力另以实现。 这些目标应当是经过努力能够达到的。指标过高,脱离实际实现不了,会挫 伤 群众的积极因素;指标过低,造成人力、物力积压、浪费,也不可取。要注意各项目标之间关系的协调,避免过分强调某一两个目标而忽视其他,造成比例失衡。坚持一切从实际出发,不能轻视理论的指导。 办 公室工作涉及面广,政策性 强,没有较高的马列主义理论水平,不可能对大量的实际材料进行科学的分析和综合,不可能抓住事物的本质和主流,从而往往就事 论事, 难以对全局的工作提出正确的建议。缺乏正确的建议。缺乏正确的理 论指导,就会迷失方向,成 为一个庸庸碌碌的事务主义者。只有把理论和实际很好地结合起来,才能成为一个优秀的办公室人员。6. 精简、高效的原则精简、高效是办公室的重要组织原则,也是 办公室工作 奋斗的目标。 组织形式历来为适应工作任务而设置。由于工作任务的不同及其变化,组织形式也必然随之一不断改进。所以,只有从不同的具体任务出发,根据管理需求要设置办公机构,才能实现精简、高效的目的。精 简的目的是提高效率,没有精 简也谈不上效率。社会主义党政机关和企事业单位办公室,必 须而且应当创造出比资本主义的办公室更高的效率。7. 严密、科学的原则办公室工作的特点,要求我们非常讲究严密的原则。首先是各项工作计划的制定、工作部署必须严密。要考虑到目标、措施,可以预见的各种问题及解决办法,各项工作的协调和时间上的衔接等, 总之,事前考虑得越周密,计划目标的实现就越有保证。作为办公室的经常工作,每周、每月、每季、每年都应事先做出计划,重大工程或活动更应单独制定详细计划,吸有这样,才能使工作按部就班,不断提高预见性。其次是执行计划中组织管理必须严密。没有严密的组织, 计划往往落空。特别是大型工程、活动和会议的组织,更需要精心筹划,每一件事都要具体落实到人,有布置,有检查。需要多 项工作配合的复 杂工程,应编制网络计划图,按计划要求的进度督促各项工作按时完成最后,办公室工作有许多是文字性、技术性工作,更需严密、细致。文件和报告,应做到整齐、干净,没有错字,甚至连一个标点符号也要认真推敲,不出错误。文件收发、 传递、归档,应做到准确无误、一丝不苟。对文件的保密工作尤其要加倍谨慎,做到万无一失。随着 办公自动化程度的提高,办公室人员应会熟练地应用计算机,对工作的要求也更加精细,否则会贻误工作。办公室工作的特点,还要求我们讲究科学的原则。面对复杂的工作,要使我 们的认识比较正确,能够达到预想的目标,减少失 误,就必须按照人类认识发展的规律,对办公室工作的对象进行深入的了解,摸索其运动的规律性,掌握事物的各个方面的制约关系,用正确的认识指导实践。 办公室工作每天都会遇到新问题,在分析和处理问题时,未能凭故乡经验办事。要具有敏锐的眼光,善于抓住反映各种倾向的苗头,及时扶正压邪。8. 协助配合的原则办公室要协助领导推动各项任务的完成,办公室的每个工作人员之间的协作配合尤其必要。没有这种协作配合,不可能 发挥办公室的整体功能,难以制定出好的行动方案,有了方案也不可能很好地付诸实施。鉴于我国办公室的现实情况,提倡协作配合的原则是非常必要的。协作配合要建立在明确分工、建立部门责任制和岗位责任制的基础上。没有分工,就谈不上协作。必须把建立和完善责任制作为机构改革的重要内容,在此基础上,才能实行协作配合的原则。
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