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会计信息系统-第4章.ppt

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第4章 报表处理子系统,本章学习提要与目标,介绍计算机环境下报表系统中的一些基本概念、报表格式及公式的设置、日常处理、现金流量表的编制。,4.1 报表系统概述,4.1.1 企业报表简介,1. 会计报表的编制过程:对有关会计信息进行集中、整理和再加工。 2. 会计报表的形式:以表格和数字及附带的文字说明来提供会计资料。 3. 会计报表的分类标准: 按报送的对象分类——对内、对外 按照编制的日期分类——月、季、年报 按报表的编制单位分类——母、子公司报表 按报表的结构分类——简单报表和复合报表,4.1.2 通用会计报表子系统概述,通用会计报表子系统报表处理的方式:1. 使用会计软件本身配备的表处理系统;2. 使用专用表处理系统;3. “捆绑式”处理方式——在会计软件中提供公开的数据接口或取数公式,EXCEL通过数据接口或使用取数公式从账务系统中调取会计数据。,第三种方式可以利用EXCEL强大的表处理功能和数据分析统计及图形处理功能,方便的编制所需要的各种会计报表并进行会计数据的分析和统计处理。是值得提倡的一种方式。,4.1.3 报表系统的基本概念,1.报表的结构,根据复杂程度分类:简单表复合表,报表格式:相对固定,报表数据:变动,,,,,,,,,简单表,复合表,2.报表的格式,报表的基本要素: 表头——报表标题、编制单位名称、编制日期、计量单位等 ; 表体——报表栏目名称、报表项目名称和报表数据单元 ; 表尾——辅助说明部分及编制人、审核人等。,3.报表文件、报表公式和关键字,(1)报表文件——存储报表的文件,是一个三维表,要确定一个报表的所有要素包括:表名、表页、列、行。(2)报表公式——使系统可以自动从指定的文件中提取数据;(3)报表关键字——对表页进行定位、辨识作用标志(单位编号、单位名称、年份、季度、月份、日 )。,4.1.4 会计报表系统处理流程 及功能结构,1.报表处理子系统的处理流程,(1) 手工方式处理流程 (2) 计算机报表处理步骤及数据流程,计算机报表处理步骤及数据流程,2.报表系统的功能结构,3.报表处理系统的使用流程,新建报表文件 报表格式设置 报表公式设置 报表编制 报表输出,4.2 报表的定义,4.2.1 新建或打开报表文件,1. 每张报表都要有报表名,不同的报表必须使用不同的报表名;2. 报表名的作用:调用报表结构文件;3. 报表名不是报表的标题;4. 报表名可以使用中文、西文或汉语拼音的缩写来定义。,4.2.2 报表格式设置,1.报表格式:一张报表的基本框架,包括表头、表体和表尾等。表体的行数与列数构成,即表的大小。2. 单元类型:即单元格的数据类型。3. 单元格式:即单元格数据的显示格式,如左对齐、右对齐、居中、字体、字号等。,4.2.3 报表公式设置,1.报表计算公式的设置 主要考虑: (1)表元的数据来源及取数条件。 (2)计算公式的构成: 例:某报表系统公式格式为: 某单元=QC(“科目编码”,会计期间,方向,账套号) (3)计算公式的设置方式:直接输入方式或引导输入方式 (4)函数,,2. 报表审核公式的设置作用:检查报表数据之间的关系是否正确,表现在两个方面:(1)报表数据来源定义完成后,审核报表的合法性;(2)报表数据生成后,审核报表数据的正确性。,设置报表公式时的注意事项:多数会计报表软件从账簿的某个科目取数时,表处理系统中若设为取某个科目期末借方余额,而实际余额在贷方,则公式的值是零,而不是贷方金额的负值。,4.3 报表系统日常工作的处理,4.3.2 报表的编制,具体操作:系统自动完成。作用:系统运行报表结构文件中的计算公式,使其从相应的数据源中调取数据填入相应的表单元中,从而得到数据表。,注意事项:1.编表时需输入编制日期(即关键字),若当月报表已存在,系统将要求用户确认是否重编 ;2.新编的表将覆盖已存在的旧表。因此,如果修改过表格式或表公式,则必须重新将该报表编制一遍,以得到按新结构生成的报表。,4.3.2 报表输出,输出方式:两种1.屏幕显示输出2.打印输出:可以使用系统提供打印设置功能进行打印设置。,4.3.3 报表的汇总和分析,1. 会计报表的汇总要求:结构相同,数据不同的报表功能:简单迭加生成一张新表。汇总对象:同一报表不同时期的汇总;同一单位不同部门,同一张报表的汇总。,2.报表的分析(1) 图形分析法:将报表中选定的数据以图形方式显示,从而得到直观的数据的大小或变化的情况。常用图形:饼图、直方图、折线图、立体图等。基本步骤:A、选取绘图数据。B、选择图形类型。C、根据系统提示生成图形。,,(2)视图分析法:采用从某一张表或多张表中抽取具有某种特定经济涵义的数据,形成一张“虚表”,从而达到对多个报表数据在系统生成的“虚表”中进行重新分类、对比分析的效果。说明:A.“
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