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会计信息系统的实施与管理.ppt

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第1章 会计电算化概述,1. 1 会计电算化 1. 2 电算化会计信息系统 1. 3 会计信息系统的实施与管理,1. 1 会计电算化,1. 1. 1会计电算化的概念 会计电算化,是计算机技术和现代会计相结合的产物。在我国,将计算机技术应用于会计数据处理起步比较晚。1979年,长春第一汽车制造厂大规模信息系统的设计与实施,是我国会计电算化发展过程的一个里程碑。1981年8月,在财政部、第一机械工业部、中国会计学会的支持下,中国人民大学和长春第一汽车制造厂联合召开了“财务、会计、成本应用电子计算机问题讨论会”,第一次提出了“会计电算化”的概念。 会计电算化的概念有广义和狭义之分。狭义的会计电算化,是指以电子计算机(以下简称计算机)为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用;广义的会计电算化,是指与实现会计工作电算化有关的所有工作,包括会计电算化软件的开发和应用,会计电算化人才的培训,会计电算化的宏观规划,会计电算化的制度建设,会计电算化软件市场的培育与发展等。,下一页,返回,1. 1 会计电算化,随着会计电算化事业的不断发展,会计电算化的概念得到了进一步的延伸,它不仅涉及会计信息系统(会计核算、会计管理、会计决策等)的理论与实务研究,而且还融进了与其相关的所有工作,如会计电算化的组织与规划、会计电算化的实施、会计电算化的管理、会计电算化人员的培训、会计电算化制度的建立、计算机审计等内容。现在,会计电算化已经成为现代会计学科的重要组成部分 1. 1. 2会计电算化的作用 1.提高会计数据处理的时效性和准确性,提高会计核算的水平和质量,减轻会计人员的劳动强度,上一页,下一页,返回,1. 1 会计电算化,2.提高经营管理水平,使财务会计管理由事后管理向事中控制、事先预测转变,为管理信息化打下基础 3.推动会计技术、方法、理论创新和观念更新,促进会计工作进一步发展 1. 1. 3 会计电算化的发展 1.国外会计电算化的发展阶段 随着计算机技术的飞速发展、应用领域的广泛深入以及应用水平的不断提高,50多年来,会计电算化的发展基本经历了四个阶段 (1)批处理方式阶段(20世纪50年代中期到60年代) (2)实时处理阶段(20世纪60年代中期至70年代初) (3)管理信息系统阶段(20世纪70年代中后期) (4)决策支持系统阶段(20世纪80年代以后),上一页,下一页,返回,1. 1 会计电算化,2.我国会计电算化的发展阶段 (1)起步与缓慢发展阶段(1957-1983年) (2)自发与普遍发展阶段(1983-1987年) (3)有计划稳定发展阶段(1987年至今) 3.我国会计电算化的发展趋势 近几年来,我国的会计电算化发展主要有以下几方面的特征: (1)功能上的综合化和技术上的集成化 (2)数据大量化和多维化 (3)网络化与智能化 (4)会计软件开发设计难度加大 (5)会计电算化专门人才队伍的形成,上一页,返回,1. 2 电算化会计信息系统,1. 2. 1会计信息系统的概念 1.会计数据与会计信息 数据是对客观事物属性的描述,是反映客观事物的性质、形态、结构和特征的符号。信息是对客观世界中各种事物特征和变化的反映,是数据加工的结果。对信息使用者来说,信息是一种经过加工处理后有用的数据,它可以用数字、符号、文字、图表等形式来反映经济管理活动。 在会计工作中,各种原始会计资料称为会计数据,按一定的要求通过加工处理的会计数据,称为会计信息。只有将会计数据通过加工生成会计信息后才能满足管理的需要,为管理者所用。会计信息可以分为三类:财务信息,指反映已经发生的经济活动的信息,如凭证、账簿所反映的内容;管理信息,指管理所需要的特定信息,如对比分析信息、客户信用等级信息等;决策信息,指为预测决策活动直接服务的信息,如量本利盈亏临界点分析信息等。,下一页,返回,1. 2 电算化会计信息系统,2.系统及其特点 系统是由一系列彼此相关、相互联系的若干部分,为实现某种特定日的而建立起来的一个整体。相互联系的若干部分称为系统的元素,它们是系统内能完成某种功能的单元。每个系统都具有独立性:是一个相对独立的个体;日的性:有特定的日的;层次性:能划分成若干个更小的子系统;联系性:各子系统相互联系;运动性:系统总是不断地接收外界的输入,经过加工处理,不断向外界输出;适应性:能扩展、能压缩、能根据要求加以变革系统内部同时存在着物资流和信息流。 在信息流中,各个信息因素相互联系,不断变化,这样就形成了一个信息系统。把以输入、处理、输出信息为主要目的系统称为信息系统(Information System , IS )。任何信息系统都具有数据的收集和输入,信息的加工、存储和传输,以及信息的输出功能。,上一页,下一页,返回,1. 2 电算化会计信息系统,3.会计信息系统 会计信息系统是一个组织处理会计业务,并为企业管理者、投资人、债权人、政府部门提供财务信息、分析信息和决策信息的实体。该系统通过收集、存储、传输和加工各种会计信息,并将其反馈给各有关部门,为企业经营和决策活动提供帮助。 会计信息系统是以处理会计业务、提供会计信息为目的的信息系统,是企业管理系统的一个子系统;而会计信息系统本身,又可以分解为若干系统。,上一页,下一页,返回,1. 2 电算化会计信息系统,4.电算化会计信息系统 会计信息系统要有一定的操作技术和处理手段,用来对会计的原始数据进行采集、加工、存储以及分析和利用。 电算化会计信息系统即电算化会计,已成为一门融会计科学、电子计算机科学、信息科学和管理科学为一体的会计边缘学科。目前,人们把基于计算机的会计信息系统统称为电算化会计信息系统,简称为会计信息系统(Accounting Information System , AIS ) 。,上一页,下一页,返回,1. 2 电算化会计信息系统,电算化会计信息系统是以计算机信息处理技术为手段的会计信息系统(Computer BasedAccounting Information Svstem, CBAIS ),也就是会计信息系统使用计算机作为会计信息处理工具后所形成的系统。会计信息系统不一定计算机化,只有电子计算机化的会计信息系统才称为电算化会计信息系统。 1.2.2 会计信息系统的总体结构 一个电算化会计信息系统通常由多个子系统组成,每个子系统各自处理特定部分的会计信息,同时各子系统之间又通过信息传递和核对相互作用,相互依赖,形成一个完整的会计信息系统。,上一页,下一页,返回,1. 2 电算化会计信息系统,财务业务一体化的会计信息系统的功能结构可以分成三个基本部分,它们分别是:财务、购销存和管理分析,每部分由若干子系统组成。一个好的会计信息系统应该根据需要灵活地选择需要的子系统,并方便地分期分批组建和打一展自己的会计信息系统。 1.财务部分 财务部分主要由:总账(账务处理)、工资管理、固定资产管理、应付管理、应收管理、成本管理、会计报表等子系统组成。这些子系统以总账子系统为核心,为企业的会计核算和财务管理提供全面、详细的解决方案。,上一页,下一页,返回,1. 2 电算化会计信息系统,2.购销存部分 购销存部分以库存核算和管理为核心,包括存货核算、库存管理、采购管理和销售管理等子系统。购销存部分可以处理企业采购、销售与仓库管理等部门各环节的业务事项,有效地改善库存的占用情况,有效控制采购环节资金占用,并对应收账款进行严格的管理,尽可能避免坏账的产生。 3.管理分析部分 管理分析部分一般包括:领导查询、财务分析和决策支持等子系统。领导查询子系统,也叫综合查询子系统。企业管理人员可以查询其他任一个子系统或各系统综合数据,以供管理人员科学、有效地进行决策;财务分析子系统是从其他核算子系统中提取数据,并运用一定的财务分析方法生成各种财务指标,帮助企业考核、评价各方面的成果;决策支持子系统的特点是利用交互方式支持决策者解决半结构化问题 会计信息系统各部分功能结构及相关子系统的关系如图1-1所示。,上一页,下一页,返回,1. 2 电算化会计信息系统,除了以上介绍的基本子系统外,为适应不同企业的业务处理需要,各种财会软件还设计了一些有针对性的子系统,例如,针对商业企业的商业购销存系统。与某一具体业务处理相结合的子系统,例如,订单管理子系统、智能零售子系统等。 一个电算化会计信息系统通常由多个子系统组成,每个子系统各自处理特定部分的会计信息,同时各子系统之间又通过信息传递和核对相互作用,相互依赖,形成一个完整的会计信息系统。,上一页,下一页,返回,1. 2 电算化会计信息系统,1.2.3 会计信息系统的应用方案 电算化会计信息系统的构成,即子系统的划分带有明显的行业特点,行业不同子系统的划分也不完全相同。 工业企业经营活动的特点包括供、产、销三个环节。在供应过程中,企业从外部购进原材料,以备生产领用。在生产过程中,劳动者借助劳动工具对劳动对象进行加工,生产出产品。在这个过程中,一方面生产出产品,同时要发生各种各样的耗费,包括材料的耗费、人力的耗费及机器设备和厂房等固定资产的损耗等。在销售过程中,企业将生产出的产品销售出去并收回货款。,上一页,下一页,返回,1. 2 电算化会计信息系统,因此,工业企业的会计信息子系统的划分,必须能够反映工业企业经营活动的特点。对于工业企业来说,电算化会计信息系统一般划分为账务处理、工资核算、固定资产核算、材料核算、往来核算、销售核算、成本核算、报表、财务分析与领导查询等子系统。 商业企业经营活动的特点是包括进、销、存三个环节。因此,对于商业企业来说,电算化会计信息系统一般划分为账务处理、工资核算、固定资产核算、采购核算、库存核算、销售核算、报表、财务分析与领导查询等子系统。,上一页,返回,1. 3 会计信息系统的实施与管理,1. 3. 1 制定各单位会计信息系统的规划与计划 实现会计信息系统是一项系统工程,涉及单位内部的各个方面,需要较多的人力、物力和财力,必须由单位领导或总会计师亲自作为决策者和领导者,并负责和指挥会计电算化工作。单位的财务会计部门承担会计信息系统的具体组织和实施工作。 在会计信息系统具体实施过程中,必须制定一个详细的实施计划,包括制定单位会计信息系统规划和制定会计电算化工作计划,对在一定时期内要完成的工作有一个具体安排。这样才能使整个工作有计划、按步骤地进行,有利于合理安排人力、财力和物力,有利于会计电算化工作的实施与检查。,下一页,返回,1. 3 会计信息系统的实施与管理,1.3.2 配备计算机硬件和系统软件 对计算机硬件的选择是实施会计电算化的基础,计算机硬件选择的好与坏直接关系到今后会计电算化工作的质量和效率。因此,要从会计电算化工作的需要出发,做出合理的选择。 1.硬件工作方式的选择 中小型企事业单位,待会计电算化工作深入后,可沿用文件服务器网络结构;大型企事业单位可逐步建立客户机/服务器网络结构直至浏览器/Web服务器网络体系。高档客户机/服务器网络结构和浏览器/Web服务器网络体系是电算化会计信息系统比较理想的硬件结构。,上一页,下一页,返回,1. 3 会计信息系统的实施与管理,2.硬件性能指标的要求 应根据实际情况和财力状况,选择与本单位会计电算化工作规划相适应的计算机机种、机型和有关配套设备,对于实行垂直领导的行业、大型企业集团,应尽量做到统一,为以后实现网络化,在软硬件技术支持方面打好基础。 3.操作系统的配置 系统软件是指操作系统及后台数据库的配置,目前主要采用的操作系统软件有Windows2000/XP操作系统、UNIX操作系统、Novell网络操作系统和Windows NT/2000操作系统。,上一页,下一页,返回,1. 3 会计信息系统的实施与管理,1.3.3 配置会计软件 配置核算精确、功能完备、使用安全、操作简便的会计软件是企事业单位开展会计电算化工作不可缺少的必要条件之一。因此,要综合考虑多方面要求来选择会计软件。 1.会计软件的来源及其选择 会计软件的来源主要有通用商品化会计软件、定点开发(包括本单位自行开发、委托其他单位开发、联合开发)、通用与定点开发会计软件相结合三种渠道。 2.选择商品化会计软件应注意的问题 商品化会计软件是指经过评审通过的可以在市场上销售的通用会计软件。商品化会计软件一般具有通用性、合法性和安全性等特点。选择通用商品化会计软件是企业实现会计电算化的一条捷径,是采用最多的一种方式。,上一页,下一页,返回,1. 3 会计信息系统的实施与管理,采用商品化会计软件的优点:见效快、成本低、安全可靠、维护有保障。缺点:一是不能全部满足使用单位的各种核算与管理要求;二是对会计人员要求较高,如要求用户定义各种转账公式、数据来源公式、费用分配公式等,否则会计人员会感到使用不便 企业选择会计软件时应全面考虑,权衡利弊,既着眼于现在,又要放眼于未来,选择最适合本企业要求的商品化会计软件。,上一页,下一页,返回,1. 3 会计信息系统的实施与管理,1.3.4 培训会计电算化人员 会计电算化工作是一项技术含量较高的工作,不仅需要会计、计算机专门人才,更需要既懂会计又懂计算机技术的复合型人才。 会计电算化工作的实施,需要大量不同知识结构与层次的专业人才,目前就绝大多数企事业单位来说,这类人才还很匾乏。大致来说,会计电算化人员分为三类:第一类是信息系统的开发人员,负责完成会计软件的开发工作,能够进行会计软件的分析和设计;第二类是系统的应用人员,负责信息系统的使用和维护,掌握计算机和会计核算软件的基本操作技能;第三类是电算化系统的管理人员,负责单位会计电算化工作的组织、协调和管理,使其能健康地发展。,上一页,下一页,返回,1. 3 会计信息系统的实施与管理,1.3.5 计算机代替手工记账 用计算机代替手工记账是指会计业务手工处理方式向计算机处理方式的过渡阶段,即脱离手工会计核算的过程,是会计电算化工作中非常重要的工作。主要工作包括:数据转换、计算机与手工并行、评审与计算机代替手工记账的审批。 1.数据转换 首先做好系统转换前的准备工作:一是整理手工会计业务数据;二是建立会计科目体系;三是统一账、证、表的格式;四是规定操作过程和核算方法。其中会计科目体系是会计核算的基础,必须按要求建立会计科目体系并进行编码。设置会计科目应遵循以下原则:,上一页,下一页,返回,1. 3 会计信息系统的实施与管理,(1)符合财政部和有关管理部门的规定; (2)满足本单位会计核算与管理的要求; (3)满足会计报表的要求,凡是报表所用数据,如需要从账务处理系统中取数的,必须设立相应科目; (4)要保持会计科目体系完整,不能只有下级科目而没有上级科目; (5)要保持相对稳定; (6)要考虑与子系统的衔接,凡是与其他各子系统有关的科目,在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理系统中设为最底层科目。,上一页,下一页,返回,1. 3 会计信息系统的实施与管理,2.计算机与手工并行 计算机与手工并行是指会计软件使用的最初阶段人工与计算机同时进行会计处理的过程。在此阶段的主要任务是:检查建立的会计电算化核算系统是否允分满足要求,使用人员对软件的操作是否存在问题,对运行中发现的问题是否还应进行修改,并逐步建立比较完善的电算化内部管理制度。 在试运行阶段,会计人员要进行双重劳动,但这是十分必要的。在此期间,通过进行手工与计算机处理结果的双向对比与检验,能够考查会计软件数据处理的正确性,能够考查相关人员的操作熟练程度和业务处理能力,并通过实践,进行电算化内部管理制度的建立。应该说,这是手工会计系统移至会计电算化系统的试验阶段,也是手工系统与计算机系统相互适应的阶段。它的顺利进行,是此后会计电算化系统持续正常运行的前提。,上一页,下一页,返回,1. 3 会计信息系统的实施与管理,并行起始时间应放在年初、年末、季初、季末等特殊会计时期,并行时间长度为3个月。这样才能最全面地比较人机数据,预先估计可能出现的问题。一旦出现问题,要及时采取措施,进行防错纠错 3.评审与计算机替代手工记账的审批 评审主要是对定点开发的会计软件是否符合现行会计制度,以及对软件安全性和可靠性进行评价;对已评审的核算软件在验收中可不再进行软件的评审。企事业单位应向相应的审批部门提出申请,由财政部门直接或间接(委托其他部门)进行审查,审核验收合格后,由财政部门下达正式批复意见。这样就可以进入正式运行阶段,在运行过程中还要不断地进行维护。,上一页,下一页,返回,1. 3 会计信息系统的实施与管理,1.3.6 建立会计电算化管理制度 会计电算化实施后,不仅核算手段发生了重大变化,而且还改变了大量的手工管理习惯和方法,制定管理制度时要适应会计电算化的要求。 1.建立岗位责任制 会计电算化工作的岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。二者可在保证会计数据安全的前提下交叉设置,各岗位人员要保持相对稳定。 (1)基本会计岗位。基本会计岗位可分为会计主管、出纳、各项会计核算、稽核、会计档案管理等岗位。,上一页,下一页,返回,1. 3 会计信息系统的实施与管理,(2)电算化会计岗位。电算化会计岗位是指直接操作、管理和维护计算机及会计软件的工作岗位。岗位分工及主要职责如下: ①电算主管。负责会计软件运行环境的建立,以及各项初始化工作;负责会计软件的日常运行管理工作,监督并保证系统的有效、安全、正常运行。可由会计主管兼任. ②软件操作。严格按照专职会计人员提供的数据进行录入,录入完毕进行自检核对下作;负责打印输出记账凭证、账簿、报表和进行部分会计数据处理工作以及数据备份工作;严格按照软件操作说明进行操作。一般由基本会计岗位人员兼任。,上一页,下一页,返回,1. 3 会计信息系统的实施与管理,③审核记账。负责对输入计算机的会计数据进行审核,以保证其合法、正确和完整;登记机内账簿;对打印输出的账簿、报表进行确认。可由会计主管兼任。 ④电算维护。负责保证计算机硬件、软件的正常运行,管理机内会计数据。此岗在大中型企业中应由专职人员担任。 ⑤电算审查。负责监督计算机及会计软件系统的运行,防止利用计算机进行舞弊。此岗可由会计稽核人员兼任。 ⑥数据分析。负责对计算机内的会计数据进行分析。此岗位可由会计主管兼任。,上一页,下一页,返回,1. 3 会计信息系统的实施与管理,2.操作管理制度和硬件、软件维护制度 操作管理主要是通过对系统的日常管理,保证系统正常、有效的运行 (1)操作权限。电算主管员一般具有最高的权限;软件操作员应严格按照特定的权限进行操作,凭证输入人员和审核记账员不能是同一人;电算维护员必须按有关的维护规定进行操作,除了系统维护员之外,其他人员不得直接打开数据库文件进行操作,不允许随意增删和修改数据、源程序和数据库文件结构;软件开发人员、专职电算维护员和档案保管员不允许进行系统性的操作。,上一页,下一页,返回,1. 3 会计信息系统的实施与管理,(2)操作规程。操作人员在上机操作前后,应进行登记,填写姓名、上机时间和操作内容;操作人员的操作密码应注意保密,不能随意泄露;操作人员必须严格按操作权限、操作步骤和方法进行操作,不得擅自上机操作;每次上机完毕,应及时做好所需的各项备份工作,以防发生意外事故。 (3)硬件和软件维护制度。保证机房设备安全和电子计算机正常运转的措施;会计数据和会计核算软件安全保密的措施;修改会计核算软件的审批和监督制度。,上一页,下一页,返回,1. 3 会计信息系统的实施与管理,3.会计档案管理制度 电算化会计信息系统的档案主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证、存储会计数据和程序的软盘及其他存储介质,系统开发中编写的各种文档以及其他会计资料。良好的会计档案管理是在会计电算化后会计工作连续进行的保障,是电算化会计信息系统维护的保证,是保证系统内数据信息安全、完整的关键环节,也是会计信息得以允分利用,更好地为管理服务的保证。 对档案的管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作;重要会计档案要备双份,存放在两个不同的地点,最好放在两个不同的建筑物内;会计档案不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密,不得外借和拿出单位。,上一页,返回,图1-1 会计信息系统功能结构,返回,
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