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会计凭证的传递与保管.ppt

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第五章 会计凭证,第一节 会计凭证的概念和种类 第二节 原始凭证 第三节 记账凭证 第四节 会计凭证的传递与保管,一、会计凭证的概念 会计凭证是记录经济业务事项发生或完成情况、明确经济责任、作为记账依据的书面证明。填制或审核会计凭证是会计核算的一种专门方法,是会计核算的基础工作。 各单位在进行会计核算时,应当以实际发生的经济业务为依据,这是会计核算应遵循的基本原则。因此,每一个单位在处理各项经济业务时,都必须由具体经办该项经济业务的有关人员,从外部取得或自行填制有关凭证,以书面形式记录和证明所发生经济业务的性质、内容、数量、金额等,并在凭证上签名或盖章,以对经济业务的合法性和凭证的真实性、可靠性负责。例如,企业从外部购买材料,必须由业务经办人员取得购货发票,并签名或盖章;企业生产中领用材料,应填制领料单等。各种发票、领料单等,都属于会计凭证。任何会计凭证都必须经过有关人员的严格审核,确认无误后,才能作为记账的依据。,第一节 会计凭证的概念和种类,下一页,返回,二、会计凭证的意义 填制和审核会计凭证是会计核算方法之一,是会计核算的初始阶段和基本环节,是一项重要的基础性会计工作。做好这一工作,对于实现会计的职能,保证会计资料的真实性、客观性、正确性,提高会计核算的质量,加强财产物资的管理等,都具有十分重要的意义。其主要体现在以下三个方面: (一)记录经济业务,提供记账依据 企业对发生的每一项经济业务都要由经办人员按照规定的程序和要求,及时填制或取得会计凭证,如实写明经济业务的内容及发生或完成的时间,确认记入的账户名称、方向和金额,使各种经济业务的发生或完成情况通过会计凭证的记录真实地反映出来。因此,通过会计凭证的填制和审核,可以如实反映各项经济业务的具体情况。但是,会计凭证只是对经济业务所做出的初步归类记录。要全面反映经济活动情况,还必须对经济业务在账户中做出进一步归类和系统化的记录。,第一节 会计凭证的概念和种类,上一页,下一页,返回,任何单位都不能凭空记账,登记账簿必须以经过审核无误的会计凭证为依据。会计凭证所记录的有关信息是否真实、可靠、及时,对于保证会计信息质量,具有至关重要的作用。 (二)明确经济责任,强化内部控制 由于每一项经济业务都要填制或取得会计凭证,并由有关部门和人员签章,从而明确了有关部门和人员的责任,这必然要求经办人员以及其他有关人员增强责任感,严格按照有关法律法规和制度的规定办事,在其职权范围内各负其责、相互控制,同时也有利于今后发现问题时查明责任归属。而且通过凭证审核还可以及时发现经营管理上的薄弱环节,总结经验教训,以便采取措施,改进工作 (三)监督经济活动,控制经济运行 通过会计凭证的填制和审核,可以检查企业的每一项经济业务,检查其是否符合国家有关政策、法律法规和制度等的规定,是否执行了企业的计划和预算,是否有违法乱纪、铺张浪费等行为,,第一节 会计凭证的概念和种类,上一页,下一页,返回,监督经济活动的真实性、合法性、合理性,及时对经济活动进行事中控制,保证经济活动健康运行,从而严肃财经纪律,有效地发挥会计的监督作用。 三、会计凭证的种类 会计凭证有多种多样,按其填制的程序和用途的不同来划分,可以分为原始凭证和记账凭证两类 原始凭证又称单据,是指在经济业务发生或完成时取得或填制的,用以记录或证明经济业务的发生或完成情况,明确经济责任的会计凭证。原始凭证是进行会计核算的原始资料和重要依据。原始凭证的格式繁杂多样,表5-1是供企业开具由其开户银行支付款项给收款人的转账支票 记账凭证又称记账凭单,是会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证,按照经济业务的内容加以归类,并据以确定会计分录后所填制的会计凭证,它是登记账簿的直接依据。常见的记账凭证格式如表5-2所示原始凭证和记账凭证都称为会计凭证,,第一节 会计凭证的概念和种类,上一页,下一页,返回,但就其性质来讲却截然不同。原始凭证记录的是 经济信息,它是编制记账凭证的依据,是会计核算的基础;而记账凭证记录的是会计信息,它是会计核算的起点。 由于原始凭证的内容不同,格式各异,种类繁多,对应关系也不直观,如果直接根据原始凭证记账,容易发生差错,也不便于查账。因此,应先根据原始凭证或汇总原始凭证编制记账凭证,在记账凭证摘要中说明经济业务的内容,确定应借、应贷的账户名称和金额,并将原始凭证作为附件,然后根据记账凭证登记账簿,这样可以减少记账错误,便于核对和查账,保障记账工作的质量,第一节 会计凭证的概念和种类,上一页,返回,原始凭证是会计核算的原始资料和重要依据。原始凭证的质量决定了会计信息的真实性和可靠性。根据我国《会计法》的规定,会计人员对不真实、不合法的原始凭证不予受理;对记载不准确、不完整的原始凭证应予以退回,要求更正、补充。 各单位在办理现金收付、款项结算、财产收发、成本计算、产品生产、产品销售等各项经营业务时,都必须取得或填制原始凭证来证明经济业务已经发生或完成,并作为会计核算的依据。例如,由材料仓库保管人员在验收材料时填制的收料单,由车间或其他用料部门领用材料时填制的领料单,由供应单位开给的发票和结算凭证等可以用来证明经济业务已经实际发生的单据就属于原始凭证,并作为会计核算的原始资料 一、原始凭证的种类 (一)原始凭证按其来源的不同,可以分为外来原始凭证和自制原始凭证,第二节 原始凭证,下一页,返回,1.外来原始凭证 外来原始凭证是指在经济业务发生或完成时,从其他单位或个人直接取得的原始凭证,如购买材料时取得的增值税专用发票、银行转来的各种结算凭证、购买材料时取得的收据、职工出差取得的飞机票、车船票等。 2.自制原始凭证 自制原始凭证是指本单位内部经办业务的部门或个人,在执行或完成某项经济业务时自行填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证,如收料单(如表5-4)、领料单、限额领料单、产品入库单、产品出库单、职工借款单、工资发放明细表、折旧计算表等 (二)原始凭证按照制手续及内容不同,可以分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证,第二节 原始凭证,上一页,下一页,返回,1.一次凭证 一次凭证是指一次填制完成、只记录一笔经济业务的原始凭证。所有的外来原始凭证和大部分的自制原始凭证都属于一次凭证。如购货发票、销货发票、收据、领料单、收料单、借款单、银行结算凭证等。一次凭证是一次有效的凭证,如表5-5所示 2.累计凭证累计凭证是指在一定时期内多次记录发生的同类型经济业务的原始凭证。其特点是,在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务,随时结出累计数及结余数,并按照费用限额进行费用控制,期末按实际发生额记账。累计凭证是多次有效的原始凭证。这类凭证的填制手续是多次进行才能完成的。它一般为自制原始凭证,最具有代表性的累计凭证是“限额领料单”,见表5-6 3.汇总凭证 汇总凭证也称原始凭证汇总表,是指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证,按照一定标准综合填制的原始凭证。它合并了同类型经济业务,简化了记账工作量。,第二节 原始凭证,上一页,下一页,返回,常用的汇总原始凭证有:发出材料汇总表、工资结算汇总表、销售日报、差旅费报销单等。汇总凭证如表5-7所示 (三)原始凭证按照格式不同,可以分为通用凭证和专用凭证 1.通用凭证 通用凭证是指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。通用凭证的使用范围,因制作部门不同而异。可以是某一地区、某一行业,也可以是全国通用。如某省(市)印制的发货票、收据等,在该省(市)通用;由人民银行制作的银行转账结算凭证,在全国通用等。如表5-8所示 2.专用凭证 专用凭证是指由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证。如领料单、差旅费报销单、折旧计算表、工资费用分配表等。如表5-9所示,第二节 原始凭证,上一页,下一页,返回,二、原始凭证的基本内容 由于经济业务的种类和内容不同,经营管理的要求不同,原始凭证的格式和内容也千差万别。但无论何种原始凭证,都必须做到所载明的经济业务清晰,经济责任明确。原始凭证一般应具备以下基本内容(也称为原始凭证要素): (1)原始凭证的名称和编号 (2)填制原始凭证的日期 (3)接受原始凭证单位名称 (4)经济业务内容(含数量、单价、金额等) (5)填制单位签章 (6)有关人员签章 (7)凭证附件,第二节 原始凭证,上一页,下一页,返回,实际工作中,根据经营管理和特殊业务的需要,除上述基本内容外,可以增加必要的内容。对于不同单位经常发生的共同性经济业务,有关部门可以制定统一的凭证格式。如人民银行统一制定的银行转账支票,标明了结算双方单位名称、账号等内容;铁道部统一制定的铁路运单,标明了发货单位、收货单位、提货方式等内容 三、原始凭证的填制要求 原始凭证是编制记账凭证的依据,是会计核算最基础的原始资料。要保证会计核算工作的质量,必须从保证原始凭证的质量做起,正确填制原始凭证。具体地说,原始凭证的填制必须符合下列要求: 1.记录真实 原始凭证所填列的经济业务内容和数字,必须真实可靠,符合实际情况。,第二节 原始凭证,上一页,下一页,返回,2.内容完整 原始凭证所要求填列的项目必须逐项填列齐全,不得遗漏和省略。需要注意的是,年、月、日要按照填制原始凭证的实际日期填写;名称要齐全,不能简化;品名或用途填写明确,不能含糊不清;有关人员的签章必须齐全 3.手续完备 单位自制的原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定的人员签名盖章;对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章;从外部取得的原始凭证,必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名盖章。总之,取得的原始凭证必须符合手续完备的要求,以明确经济责任,确保凭证的合法性、真实性 4.书写清楚、规范 原始凭证要按规定填写,文字要简要,字迹要清楚、易于辨认,不得使用未经国务院公布的简化汉字。,第二节 原始凭证,上一页,下一页,返回,大小写金额必须相符且填写规范,小写金额用阿拉伯数字逐个书写,不得写连笔字,在金额前要填写人民币符号“¥”,人民币符号“¥”与阿拉伯数字之间不得留有空自,金额数字一律填写到角分,无角分的,写“00”或符号“-”,有角无分的,分位写“0“,不得用符号“-”;大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等,一律用正楷或行书字书写,大写金额前未印有“人民币”字样的应加写“人民币”字样,“人民币”字样与大写金额之间不得留有空自,大写金额到元或角为止的,后面要写“整”或“正”字,有分的,不写“整”或“正”字。如小写金额为¥1 008. 00,大写金额应写成“壹仟零捌元整”。 5.编号连续 各种凭证要连续编号,以便查考。如果凭证已预先印定编号,如发票、支票等重要凭证,在写坏作废时,应加盖“作废”戳记,妥善保管,不得撕毁,第二节 原始凭证,上一页,下一页,返回,6.不得涂改、刮擦、挖补 原始凭证有错误的,应当由出具单位重开或更正,更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的,应当由出具单位重开,不得在原始凭证上更正 7.填制及时 各种原始凭证一定要及时填写,并按规定的程序及时送交会计机构、会计人员进行了审核。 四、原始凭证的审核内容 为了如实反映经济业务的发生和完成情况,允分发挥会计的监督职能,保证会计信息的真实性、可靠性和正确性,会计机构、会计人员必须对原始凭证进行严格审核。具体包括:1.审核原始凭证的真实性 原始凭证作为会计信息的基本信息源,其真实性对会计信息的质量具有至关重要的影响。其真实性的审核包括凭证日期是否真实、业务内容是否真实、数据是否真实等内容的审查。,第二节 原始凭证,上一页,下一页,返回,对外来原始凭证,必须有填制单位公章和填制人员签章;对自制原始凭证,必须有经办部门和经办人员的签名或盖章。此外,对通用原始凭证,还应审核凭证本身的真实性,以防假冒。 2.审核原始凭证的合法性 审核原始凭证所记录经济业务是否有违反国家法律法规的情况,是否履行了规定的凭证传递和审核程序,是否有贪污腐化等行为。 3.审核原始凭证的合理性 审核原始凭证所记录经济业务是否符合企业生产经营活动的需要、是否符合有关的计划和预算等。 4.审核原始凭证的完整性 审核原始凭证各项基本要素是否齐全,是否有漏项情况,日期是否完整,数字是否清晰,文字是否工整,有关人员签章是否齐全,凭证联次是否正确等,第二节 原始凭证,上一页,下一页,返回,5.审核原始凭证的正确性 审核原始凭证各项金额的计算及填写是否正确,包括:阿拉伯数字分位填写,不得连写;小写金额前要标明“丫’字样,中间不能留有空位;大写金额前要加“人民币”字样,大写金额与小写金额要相符;凭证中有书写错误的,应采用正确的方法更正,不能采用涂改、刮擦、挖补等不正确方法 6.审核原始凭证的及时性 原始凭证的及时性是保证会计信息及时性的基础。为此,要求在经济业务发生或完成时及时填制有关原始凭证,及时进行凭证的传递。审核时应注意审查凭证的填制日期,尤其是支票、银行汇票、银行本票等时效性较强的原始凭证,更应仔细验证其签发日期。经审核的原始凭证应根据不同情况处理: (1)对于完全符合要求的原始凭证,应及时据以编制记账凭证入账。,第二节 原始凭证,上一页,下一页,返回,(2)对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证,应退回给有关经办人员,由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后,再办理正式会计手续; (3)对于不真实、不合法的原始凭证,会计机构、会计人员有权不予接受,并向单位负责人报告。 原始凭证的审核是一项严肃细致的重要工作,会计人员必须熟悉国家有关法规和制度以及本单位的有关规定,这样,才能掌握审核和判断是非的标准,确定经济业务是否合理、合法,从而做好原始凭证的审核工作,实现正确有效的会计监督。另外,审核人员还必须做好宣传解释工作,因为原始凭证所证明的经济业务需要由有关领导和职工去经办,只有对他们做好宣传解释工作,才能避免发生违法违规的经济业务。,第二节 原始凭证,上一页,返回,记账凭证又称记账凭单,是会计人员根据审核无误的原始凭证,按照经济业务事项的内容加以归类,并据以确定会计分录后所填制的会计凭证,它是登记账簿的直接依据 由于原始凭证只表明经济业务的具体内容,不能反映其归类的会计科目和记账方向,再加上原始凭证多种多样,其格式、大小也不尽一致,直接据以记账容易发生差错,因此,要根据原始凭证编制记账凭证,事先确定好应记账户、方向和金额,再据以记账,可避免许多差错,提高会计工作的质量 记账凭证根据复式记账法的基本原理,确定了应借、应贷的会计科目及其金额,将原始凭证中的一般数据转化为会计语言。因此,记账凭证是介于原始凭证与账簿之间的中间环节,是登记明细分类账户和总分类账户的重要依据。 记账凭证和原始凭证同属于会计凭证,但二者之间存在着以下差别:,第三节 记账凭证,下一页,返回,(1)原始凭证由经办人员填制,而记账凭证一律由会计人员填制; (2)原始凭证是根据发生或完成的经济业务填制的,而记账凭证则是根据审核后的原女台凭证填制; (3)原始凭证用以记录、证明经济业务已经发生或完成,而记账凭证则要依据会计科目对已经发生或完成的经济业务进行归类、整理编制; (4)原始凭证是记账凭证的附件和填制记账凭证的依据,而记账凭证则是登记账簿的依据。 一、记账凭证的种类 (一)记账凭证按其反映经济业务的内容不同,可以分为专用记账凭证和通用记账凭证,其中专用记账凭证又可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证,第三节 记账凭证,上一页,下一页,返回,1.收款凭证 收款凭证是指用于记录现金和银行存款收款业务的记账凭证。它是出纳人员根据库存现金收入业务和银行存款收入业务的原始凭证编制的专用凭证,据以作为登记现金和银行存款等有关账户(账簿)。其格式见表5-13 2.付款凭证 付款凭证是指用于记录现金和银行存款付款业务的记账凭证。它是出纳人员根据库存现金和银行存款付出业务的原始凭证编制的专用凭证,作为登记现金和银行存款等有关账户(贝长簿)的依据。付款凭证的格式见表5-14 3.转账凭证转账凭证是指用于记录不涉及现金和银行存款业务的记账凭证。在经济业务中,凡是不涉及现金和银行存款收付的业务,称之为转账业务,如计提固定资产折旧、车间领用原材料、期末结转成本等。会计人员根据有关转账业务的原始凭证编制的,,第三节 记账凭证,上一页,下一页,返回,作为记账依据的专用凭证。其格式见表5-154.通用记账凭证 将记账凭证划分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种,便于按经济业务对会计人员进行分工,也便于提供分类核算数据,为记账工作带来方便,但工作量较大。此种做法为大多数企事业单位所采用,适用于规模较大、收付业务较多的单位。对于经济业务较简单、规模较小、收付业务较少的单位,为了简化核算,可采用通用记账凭证来记录所有经济业务。通用记账凭证是指对全部业务不再区分收款、付款及转账业务,而将所有经济业务统一编号,在同一格式的凭证中进行记录。通用记账凭证的格式与转账凭证基本相同。 实际工作中,为了减少登记总分类账的工作量,可以定期根据记账凭证编制科目汇总表、汇总记账凭证等作为登记总分类账的依据,这实质上也是一种通用记账凭证。其格式与填制方法参见“账务处理程序”一章,第三节 记账凭证,上一页,下一页,返回,(二)记账凭证按其填列方式,可分为复式凭证和单式凭证两种 1.复式凭证 复式凭证亦称多项记账凭证,是指将每一笔经济业务事项所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。它是实际工作中应用最普遍的记账凭证。上述收款凭证、付款凭证、转账凭证以及通用记账凭证均为复式凭证。复式凭证全面反映了经济业务的账户对应关系,有利于检查会计分录的正确性,但不便于会计岗位上的分工记账。 2.单式凭证 单式凭证亦称单项记账凭证,是指每一张记账凭证只填列经济业务事项所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。填列借方科目的称为借项记账凭证,填列贷方科目的称为贷项记账凭证。其一般格式见表5-16和表5-17,第三节 记账凭证,上一页,下一页,返回,某项经济业务涉及几个会计科目,就编制几张单式凭证。单式凭证反映内容单一,便于分工记账,便于按会计科目汇总,但一张凭证不能反映每一笔经济业务的全貌,不便于检验会计分录的正确性。由于单式凭证的使用范围较窄,以下不再专门介绍。 二、记账凭证的基本内容 记账凭证作为登记账簿的依据,因其所反映经济业务的内容不同、各单位规模大小及其对会计核算繁简程度的要求不同,其格式亦有所不同。但为了满足记账的基本要求,记账凭证应具备以下基本内容或要素: 1.记账凭证的名称 记账凭证的名称通常分为收款凭证、付款凭证和转账凭证,通用记账凭证直接用记账凭证的名称,第三节 记账凭证,上一页,下一页,返回,2.填制记账凭证的日期 记账凭证是在哪一大编制的,就写上哪一大。记账凭证的填制日期与原始凭证的填制日期可能相同,也可能不同。记账凭证应及时填制,但一般稍后于原始凭证的填制。 3.记账凭证的编号 记账凭证要根据经济业务发生的先后顺序按月连续编号,按编号顺序记账。企业既可以按收款、付款、转账三类业务分收、付、转三类编号;也可细分为现收、现付、银收、银付、转账五类编号;若使用通用记账凭证的,则可不分类直接按月连续编通号例如,本月有现金结算收款凭证30张,编号即从“现收字第1号”编至“现收字第30号”止,其余类推。这种编号,也是出纳登记现金和银行存款日记账的依据。一张记账凭证的空自行一般只有五行,只能填写五个会计科目,如一套会计分录超过五个会计科目(含明细科目)时,就需要用两张或两张以上的记账凭证,这时可以用分数对其进行编号,,第三节 记账凭证,上一页,下一页,返回,如“1/2”和“2/2 “等形式。凭证编了号,便于装订保管和登记账簿,也便于日后检查。 4.经济业务事项的内容摘要 摘要应能清晰地揭示经济业务的内容,同时要简明扼要。 5.经济事项所涉及的会计科目及其记账方向 6.经济业务事项的金额 7.记账标记 8.所附原始凭证张数 原始凭证是编制记账凭证的根据,缺少它就无从审核记账凭证正确与否。 9.会计主管、记账、审核、出纳、制单等有关人员签章,第三节 记账凭证,上一页,下一页,返回,三、记账凭证的编制要求 (一)基本要求 记账凭证的主要作用是将经济信息资料转化为会计信息。由于记账凭证是登记账簿的直接依据,它的填制是否正确将直接关系着账簿登记的质量。因此,编制记账凭证要按照有关规定进行,其基本要求如下: (1)记账凭证各项内容必须完整 (2)记账凭证应连续编号。每月记账凭证的编号必须连续,不得缺号;最后一张记账 凭证的编号旁边可加注“全”字,以防凭证发生散失。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的,可以采用分数编号法编号 (3)记账凭证的书写应清楚、规范。相关要求同原始凭证 (4)记账凭证可以根据每一张原始凭证填制,或根据若干张同类原始凭证汇总编制,也可根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和不同类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。,第三节 记账凭证,上一页,下一页,返回,(5)除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外,其他记账凭证必须附有原始凭证。 所附原始凭证张数的计算,一般以原始凭证的自然张数为准。与记账凭证中的经济业务事项记录有关的每一张证据都应当做为原始凭证的附件。如果记账凭证中附有原始凭证汇总表,则应该把所附原始凭证和原始凭证汇总表的张数一起计入附件的张数之内。但报销差旅费等零散票券,可以粘贴在一张纸上,作为一张原始凭证。一张原始凭证如涉及几张记账凭证的,可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面,并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附上该原始凭证的复印件。 一张原始凭证所列的支出需要由几个单位共同负担时,应当由保存该原始凭证的单位出具原始凭证分割单给其他应负担的单位。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容:如凭证的名称、填制凭证的日期、填制凭证单位的名称或填制人的姓名、经办人员的签名或盖章、接受凭证单位的名称、,第三节 记账凭证,上一页,下一页,返回,经济业务的内容、数量、单价、金额和费用的分摊情况等。 (6)填制记账凭证时若发生错误应当重新填制。已登记入账的记账凭证在当年内发现填写错误时,可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证,在摘要栏注明“注销x x年x月 x x日x x号凭证”字样,同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证,注明“订正x x年x月x x日x x号凭证”字样。如果会计科目没有错误只是金额错误,也可将正确数字与错误数字之间的差额,另编一张调整的记账凭证,调增金额用蓝字、调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的,应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。 (7)记账凭证填制完经济业务事项后,如有空行,应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处画线注销。 (二)收款凭证的编制要求 收款凭证左上角的“借方科目”按收款的性质填写“现金”或“银行存款”;日期填写的是编制本凭证的日期;,第三节 记账凭证,上一页,下一页,返回,右上角填写编制收款凭证的顺序号;“摘要”填写对所记录的经济业务的简要说明;“贷方科目”填写与收入现金或银行存款相对应的会计科目;“记账”是指该凭证已登记账簿的标记,防止经济业务事项在过账时的重记或漏记;“金额”是指该项经济业务事项的发生额;该凭证右边“附件张”是指本记账凭证所附原始凭证的张数;最下边分别由有关人员签章,以明确经济责任。 (三)付款凭证的编制要求 付款凭证的编制方法与收款凭证基本相同,只是左上角由“借方科目”换为“贷方科目”,凭证中间的“贷方科目”换为“借方科目”。 【例5 – 3】 2008年7月3日,采购人员出差预支现金850元,由采购人员填制借款单经相关领导审批后,由出纳付款,会计人员根据该借款单(见表5-19 ),编制付款凭证见表5-20 对于涉及现金和银行存款之间的经济业务,为了避免重复记账,一般只编制付款凭证,不编制收款凭证。,第三节 记账凭证,上一页,下一页,返回,出纳人员应根据会计人员审核无误的取款凭证和付款凭证办理收付款业务。例如,企业从银行提取现金,或将现金存入银行,按理每一笔经济业务应当分别编制银行存款和现金的收款和付款凭证。但在现实中,为了避免发生重复记账的问题,一般遇到这类业务时只以货币资金的付出方编制付款凭证,而不再编制收款凭证。如出纳从银行提取现金就只编制银行付款凭证,而不编制现金收款;出纳将现金存入银行则只编制现金付款凭证,而不编制银行收款凭证。 【例5 – 4】 2008年7月1日,会计人员填制现金支票300 000元,经相关人员加盖预留银行的印鉴后交出纳从银行提取现金以备发工资。记账凭证制作人员根据现金支票存根联(见表5-21),编制一张银行付款凭证(见表5-22) (四)转账凭证的编制要求 对转账业务应填制转账凭证,转账凭证的填制与收、付款凭证略有不同,它的应借、应货会计科目全部列入记账凭证之内。,第三节 记账凭证,上一页,下一页,返回,转账凭证将经济业务事项中所涉及全部会计科目,按照先借后贷的顺序记入“会计科目”栏中的“总账科目”和“明细科目”,并按应借、应贷方向分别记入“借方金额”或“贷方金额”栏。其他项目的填列与收、付款凭证相同。 【例5 – 5】2008年7月15日,会计人员根据成本核算后的产品出库单结转已销产品成本(假设该单位随时结转成本),编制转账凭证见表5-23。 当一项经济业务,既涉及现金和银行存款收付的业务,又涉及转账业务时,需要分别编制记账凭证。如企业销售商品300 000元,收到250 000元存入银行,其余款项暂欠。则应编制25万元的银行收款凭证、编制5万元的转账凭证 四、记账凭证的审核内容 为了保证会计信息的质量,在记账之前应由有关稽核人员对记账凭证进行严格的审核。记账凭证的审核内容主要包括:,第三节 记账凭证,上一页,下一页,返回,1.内容真实 审核记账凭证是否以原始凭证为依据,所附原始凭证的内容与记账凭证的内容是否一致,记账凭证汇总表的内容与其所依据的记账凭证的内容是否一致等。 2.项目齐全 审核记账凭证各项的填写是否齐全,如日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数及有关人员签章等。 3.科目准确 审核记账凭证的应借、应贷科目是否准确,是否有明确的账户对应关系,所使用的会计科目是否符合国家统一的会计制度的规定等。 4.金额正确 审核记账凭证所记录的金额与原始凭证的有关金额是否一致、计算是否正确,记账凭证汇总表的金额与记账凭证的金额合计是否相符等。,第三节 记账凭证,上一页,下一页,返回,5.书写规范 审核记账凭证的记录中是否文字工整、数字清晰,是否按照规定进行更正等。 此外,出纳人员在办理收款或付款业务后,应在凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记,以避免重收重付,第三节 记账凭证,上一页,返回,一、会计凭证的传递 会计凭证的传递是指从会计凭证的取得或填制时起至归档保管过程中,在单位内部有关部门和人员之间的传送程序。会计凭证的传递,要求能够满足内部控制制度的要求,使传递程序合理有效,同时尽可能节约传递时间,减少传递的工作量。单位应根据具体情况制定每一种凭证的传递程序和方法。 会计凭证的传递一般包括传递程序和传递时间两个方面。 各种会计凭证,它们所记载的经济业务各不同,涉及的部门和人员不同,据以办理的业务手续也不同。因此,应当为各种会计凭证规定一个合理的传递程序。即一张会计凭证,填制后应交到哪个部门、哪个岗位、由谁办理业务手续,直至归档保管为止。如凭证有一式数联的,还应规定每一联传到哪几个部门,什么用途等。 各种会计凭证还应根据其办理业务手续所需的时间,规定它的传递时间。其目的是使各个工作环节相扣,相互督促,以提高工作效率,第四节 会计凭证的传递与保管,下一页,返回,正确组织会计凭证的传递,对及时处理业务和加强会计监督具有重要作用。在制定合理的凭证传递程序和时间时,通常考虑以下几点: (1)要根据经济业务的特点、企业内部的机构设置和人员分工情况以及管理上的要求等,具体规定各种凭证的联数和传递程序。使有关部门既能按规定手续处理业务,又能利用凭证资料掌握情况,提供数据,协调一致。同时还要注意流程合理,避免不必要的环节,以加快传递速度。 (2)要根据有关部门和人员办理业务的必要手续时间,确定凭证的传递时间,时间过紧,会影响业务手续的完成,过松则影响工作效率 (3)要通过调查研究和协商来制订会计凭证的传递程序和传递时间。原始凭证大多涉及本单位内部各个部门和经办人员,因此,会计部门应同有关部门和人员共同协商其传递程序和时间。记账凭证是会计部门的内部凭证,可由会计主管会同制证、审核、出纳、记账等有关人员商定其传递程序和时间。,第四节 会计凭证的传递与保管,上一页,下一页,返回,会计凭证的传递程序和传递时间确定后,可分别为若干主要业务绘成流程图或流程表,通知有关人员遵守执行。执行中如有不合理的地方,可随时根据实际情况加以修改 二、会计凭证的装订 根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》的规定,各单位必须将各种会计凭证及时装订成册,具体要求是: (1)会计凭证应定期装订成册,防止散失。会计部门在依据会计凭证记账以后,应定期(每大、每旬或每月)对各种会计凭证进行分类整理,将各种记账凭证按照编号顺序,连同所附的原始凭证一起加具封面、封底,装订成册,并在装订线封签处签名或盖章。 从外单位取得的原始凭证遗失时,应取得原签发单位盖有公章的证明,并注明原始凭证的号码、金额、内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后,代作原始凭证。,第四节 会计凭证的传递与保管,上一页,下一页,返回,(2)会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项,会计主管人员和保管人员应在封面上签章。会计凭证士寸面的一般格式见表5-24。 (3)会计凭证应加贴封条,防止抽换凭证。原始凭证不得外借,其他单位如有特殊原因确定需要使用时,经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准,可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件,应在专设的登记簿上登记,并由提供人员和收取人员共同签名、盖章 (4)原始凭证较多时,可单独装订,但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类,同时在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号,以便查阅。对各种重要的原始凭证,如押金收据、提货单等,以及各种需要随时查阅和退回的单据,应另编目录,单独保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上分别注明日期和编号。,第四节 会计凭证的传递与保管,上一页,下一页,返回,三、会计凭证的保管 会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证作为记账的依据,是重要的会计档案和经济资料。本单位以及有关部门、单位,可能因各种需要查阅会计凭证,特别是发生贪污、盗窃、违法乱纪行为时,会计凭证还是依法处理的有效证据。因此,任何单位在完成经济业务手续和记账之后,必须将会计凭证按规定的立卷归档制度形成会计档案资料,妥善保管,防止丢失,不得任意销毁,以便于日后随时查阅 会计凭证按其类别、单位性质的不同,其保管期限也有一定的区别。根据我国《会计档案管理办法》及相关的规定,保管期限见表5 - 25 四、会计档案的管理 1.会计档案的内容 各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度。,第四节 会计凭证的传递与保管,上一页,下一页,返回,各级人民政府财政部门和档案管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案的具体内容包括: (1)会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证 (2)会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿 (3)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告 (4)其他会计资料类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册,第四节 会计凭证的传递与保管,上一页,下一页,返回,2.会计档案的保管 每年装订成册的会计档案,在年度终了时可暂由单位会计机构保管一年,期满后应由财务会计部门编造移交清册,列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案号、应保管期限、已保管期限等内容;然后移交本单位档案机构统一保管。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管;出纳人员不得兼管会计档案。 移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷的封装,个别需要拆封重新整理的,应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理,以分清责任。 各单位应建立健全会计档案的查阅、复制登记制度。各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换,第四节 会计凭证的传递与保管,上一页,下一页,返回,我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业的 会计档案,应当按照《会计档案管理办法》和国家有关规定进行管理。会计档案的重要程度不同,其保管期限也有所不同。各种会计档案的保管期限,根据其特点,分为永久、定期两类。永久档案即长期保管,不可以销毁的档案;定期档案根据保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一大算起 3.会计档案的销毁 会计档案保管期满需要销毁时,可以按照以下程序销毁: (1)本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,共同鉴定和审查,编制会计档案销毁清册,会计档案销毁清册是销毁会计档案的记录和报批文件,一般应包括:销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,第四节 会计凭证的传递与保管,上一页,下一页,返回,(2)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见 (3)销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销。 (4)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。 对于保管期满但未结清的债权债务以及涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。,第四节 会计凭证的传递与保管,上一页,返回,表5-1,返回,表5-2,返回,表5-4,返回,表5-5,返回,表5-6,返回,表5-7,返回,表5-8,返回,表5-9,返回,表5-13,返回,表5-14,返回,表5-15,返回,表5-16,返回,表5-17,返回,表5-19,返回,表5-20,返回,表5-21,返回,表5-22,返回,表5-23,返回,表5-24,返回,表5-25,返回,
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