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电大 最新 办公室管理形成性考核册答案.doc

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办公室管理形成性考核册答案办公室管理作业 1(第一、第二章) 一、单选选择题 1、B 2、D 3、A 4、C 5、A 6、A 7、D 8、C 9、B 10、A 二、判断题 1.V 2.V 3.V 4.V 5.X 6.X 7.V 8.V 9.V 10.X 三、简答题 1、简答办公室的主要特点。P5(说明:这表示要参考教材第 5 页的内容,下同) 2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。P8 3、简述办公室设备使用规范。P16 4、 简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。P20 办公室管理作业 2(第三、第四章) 一、设计题 调研工作大体上可分为三个阶段,即准备阶段、实施阶段和完成阶段,请对调研工作的三个阶段进行详细设计。 P34 二、案例分析题 ***示例分析 秘书李敏每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得干干净净、有条不紊,同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当她看到复印纸抽拿零乱,公用字典扔在窗台,废纸桶满了没人倒,都及时做些清洁整理工作,以维护办公环境的整洁。 秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌,常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前,她也将办公桌收拾得干净整齐,从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和维护公用区域,也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌,常常使别人找不到,影响了工作。 秘书小刘上班匆匆忙忙,接待室的窗台布满灰尘,办公桌上堆得满满当当,电脑键盘污迹斑斑,上司要的文件总是东查西翻,每日常用的“访客接待本”也总是找不到。自己的办公桌都没有管理清楚,更无暇顾及他处。 ***点评:通过上述案例,可以看出办公室工作环境的清洁、有序,直接对组织的形象和绩效产生一定的影响。一个良好的工作环境,有利于组织的对外形象塑造,有利于提高秘书的工作效率。可见,李敏符合要求;小王的工作存有误区;小刘工作不合要求。 ***工作程序 加强对日常环境的管理,营造一个令人神静心怡的工作环境,是公司秘书一项经常性的工作,也是一份责任和义务。 秘书对日常环境的管理包括 3 个方面的内容,即个人工作区的环境管理,上司办公室的环境管理,日常公务活动区的环境管理。 1.保持你所参与的公共区域整洁(1)要保持上司会客室和会议室的清洁,在来访客人离开及会议结束后要及时通知保洁员进行打扫和清理。 (2)正确使用并注意维护复印机、传真机等办公自动化设备,保持周边的整洁,发现问题自己动手或及时找人维修。 (3)对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常注意清理,对报刊、文件及公用的办公用品,用后要及时放归原处,保持整洁有序。 (4)注意发现在办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面存在的有碍健康和安全的隐患,并及时提出建议或通知有关人员进行整改。 2.保持你的上司的工作环境的整洁 (1)经常整理上司办公室和办公桌,将文件和物品摆放整齐,文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。 (2)每天要定时开窗通风,保持空气的自然清新,并定时测温、测湿,保持适合上司习惯的温度和湿度。 (3)经上司授权后,定期对上司的文件柜进行清理,将文件资料归类保管存放,将一些无用的文件及时清退或销毁。 (4)对上司办公室的花卉、盆景,要及时浇水、施肥、剪枝,保持其美观和生机;对办公室内的金鱼,要及时喂食、清排鱼缸内的浊物,保持水质的清洁。(5)上司接待客人后,要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理。 (6)经常对安全、卫生等状况进行检查,发现问题及时通知有关人员进行处理,时刻保持良好的状态。 3.整理个人工作环境 办公桌是每一位秘书人员的直接工作空间,所以在布置自己的办公桌时,既要使自己感觉舒适,又要保持桌面上有条不紊。有了整齐清洁的办公环境,不仅可以提高工作效率,还有助于提升专业形象,甚至还会因此而受到同事欣羡的眼光,并成为典范,对办公室人际关系也有意想不到的益处。 (1)办公桌的必备物品及其整理 摆放在办公桌上的物品都应是经常使用的。比如记录纸、铅笔、文件夹、剪刀、订书机、胶水、回形针、信封以及其他一些工作上需要的用品,应将它们整齐地摆放在你的办公桌上。①电话。 ②电脑。 ③参考书。 ④文具用品盒。 ⑤文件夹。 ⑥办公桌抽屉。 (2)整理办公桌的技巧 要想快速治理办公桌的混乱局面,营造出高效率的办公环境,可以采取以下 5 个步骤: ①将不常用的东西转移到其他的地方。 ②清理过期的文件。③注意你的电脑显示器。 ④充分利用办公空问。 ⑤清理旧的阅读材料。 办公室管理作业 3(第五、第
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