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第2章 格式化文档.doc

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27第 2 章 格式化文档技巧不论是用笔还是用电脑撰写文章,最重要的肯定是要言之有物。但除了内容之外,形式也是很重要的。尤其是使用文字处理软件撰写文章、专著,如果懂得如何快速、巧妙地设置格式,不仅可以使文稿样式美观,更可以加快编写速度。而如果不懂得这些基本的格式化手段,编辑起文稿来,就会感到处处受到束缚,写作过程也难以顺畅,影响工作效率。2.1 格式化字符技巧字符可以是一个汉字,也可以是一个字母、一个数字或一个单独的符号,字符的格式包括字符的字体、大小、粗细、字符间距及各种表现形式。简单的字符格式可以通过工具栏上的按钮来进行排版操作,如,设置字体加粗,可以单击工具栏上的按钮 来实现、设置字体字号,可以单击工具栏上的【字号】下拉列表按钮 来选择字号等;也可以通过快捷键来完成,如,选择字体下划线,可以单击【下划线】按钮或在下拉列表中选择下划线的线型。但是,一些特殊的字体必须通过【字体】对话框才能完成设置。如果要制作出更具有艺术性的字符效果,如,变形字体、旋转字等,可以通过艺术字来完成。使用【格式】工具栏格式化字符可以设置一些简单的字符格式。2.1.1 随意地选择字号选择字号方法很简单,单击常用工具栏上的 下拉列表按钮,在字号列表中选择或输入字号。字号的表示方法有两种,一种是中文数字,数字越小,对应的字号越大;另一种是阿拉伯数字,字号越小,字符也就越小。字号的单位为磅,用毫米换算的方法为:1 毫米=2.83 磅;磅与号的换算单位是:1 磅=1/72 英寸,1 英寸 =21.4 毫米。在 Word 中,表述字体大小的计量单位有两种,一种是汉字的字号,如初号、小初、一号、…七号、八号;另一种是用国际上通用的“磅”来表示,如4、4.5、10、12、…48、72 等。中文字号中, “数值”越大,字就越小,所以八号字是最小的;在用“磅”表示的字号时,数值越小,字符的尺寸越小,数值越大,字符的尺寸越大。1 磅有多大呢?2.83 磅等于 1 毫米,所以 28 号字大概就是一厘米高的字,约相当于中文字号中的一号28字。在 Word 环境下,也可以打印大标语、大横幅剪字时所需的足够大的“大”字体。事实上,Word 中最大字体可达“1638 磅”!说到“磅” 值,在这里就有必要说说中文Word 中汉字字体的计量问题。 中文字号就是这十六种,而用“磅”表示的字号却很多,其磅值的数字范围为1~1638,也就是说最大的字号可以是 1638,约 58 厘米见方,最小的字号为 1,三个这样的字加起来还到到一毫米宽。一般 A4 纸可容纳的最大字的磅值为 630 左右,在实际使用过程中可以根据需要来设置字的大小,想要特大字,或是袖针小字都可以。中文 Word 对字体的的大小同时采用了两种不同的计量单位,其中一种是我们常说的以“字号”为计量单位,如常用的“初号、小初、一号……七号、八号”等;另外一种则是以国际上通用的“磅”为计量单位,如“5、5.5、6…48、72”等。 “字号”与“磅”的对应关系见表 2-1 所示。 表 2-1 “字号”与“磅”的对应关系字号 初号 小初 一号 小一 二号 小二 三号 小三 四号 小四 五号 小五 六号 小六 七号 八号磅 42 36 26 24 22 18 16 15 14 12 10.5 9 7.5 6.5 5.5 5一般用户都认为中文 Word 中的字体,有“初号、小初、一号 ……七号、八号”和“5、5.5、6…48、72”等, “大”与“小”共 16 种之多。其实不然,Word 文档中字体的“磅”值,是“数字必须介于 1 和 1638 之间” 。而且,我们在工具栏上的字号栏内能够输入整数和小数点后为“0”或“5”的数值。因此,从理论上讲,Word 中字体的“大”与“小”共有(1638+1637=3275)种之多。 A4 幅面的纸张上容纳的最大字的磅值为 630 左右。 “自定义”(55.87cm× 55.87cm )幅面的纸张,也包不住大于 1181 磅的字。因此,在使用Word 时,可以根据实际需要利用“磅”来设置字体的任意 “大” 、 “小” ,而不必埋怨Word 中无 “特大 ”字了。 其实在任何一个版本的 Word 中都能随意设定字号,且操作简单。其操作方法是:(1)将需设定字号的文字选中后。(2)单击【格式】工具栏的【字号】下拉列表框。(3)在列表框中选中所需要的字号,或者键入所需的字号磅值(如 300) ,然后按回车即可。 用上述方法设定的字号,只能在 1 至 1638 之间。即用 Word 打印(显示)的方块汉字,其边长最小为 0.35 毫米,最大可达 57.78 厘米。此外,字号允许在小数点后第一位上加个“5” 。2.1.2 选择字形效果有时候为了强调和突出内容,可以通过改变字形来实现,如,粗体和斜体等。也可以
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