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公章使用管理制度(精品流程).doc

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1 / 6公司印章使用管理制度1.目的公司印章是企业合法存在的标志,是企业权力的象征。为了规范公司印章刻制、启用、使用、保管、停用及作废,保证公司印章的合法性、可靠性、安全性和严肃性,有效地维护公司利益,特制定本规定。2.定义本规定中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书及与公司权利义务有关的文件上,以公司、法定代表人或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。3.分类3.1 公司公章 公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后,在所在地公安部门登记备案,对外具有法人效用的公司正式印章。3.2 法定代表人个人名章 刻有公司法定代表人姓名,对外具有法律效力的个人印鉴。3.3 财务专用章 刻有公司财务专用的公司用章,代表公司承担所有财务相关的义务,享受所有财务相关的权利。3.4 合同专用章刻有公司合同专用的公司印章,代表公司承担所有合同规定义务,享受所有合同规定权利。3.5 其他印章在公司工作过程根据具体需要刻制并启用的除上述三类印章之外的公司用章。4.适用范围本管理规定适用于公司所有中心及部门。5.职责5.1 行政办5.1.1 根据公司需要,确定公司印章的种类、范围、数量等;5.1.2 统筹组织印章的刻制、发放、启用、停用、收回、销毁,并对部分印章进行使用、保管、登记等管理工作;2 / 65.1.3 建立并管理公司印鉴档案;5.1.4 制定公司印章使用管理的规章制度;5.1.5 定期对印章管理制度的执行情况进行监督、检查。5.2 行政部办公室负责协助行政办对部分印章进行使用、保管、登记等管理工作。5.3 各部门5.3.1 负责提出用印申请;5.3.2 负责根据工作需要提出印章配置申请;5.3.3 负责对部分印章进行使用、保管、登记等管理工作。5.4 印章管理员5.4.1 负责印章的保管、用印审核、使用登记,提出印章更换、停用申请;5.4.2 配合行政办的监督检查工作。 6.各印章授权管理部门印章名称 授权管理部门 备注公司公章 行政办法定代表人个人名章 行政办财务专用章 财务部合同专用章其他印章 根据公司实际工作需要,由相应部门负责管理和使用各部门须指定专人对印章进行管理,并将印章管理员名单报行政办备案。7.印章刻制及启用7.1 提交刻制申请、审批及刻制因工作需要配置(或更换)印章须由印章需求部门(或印章使用管理部门)填写《印章刻制申请表》 ,经副总审批,行政办审核,总经理批准同意后,由行政办根据国家相关规定执行刻制。7.2 建立印鉴档案 新印章刻制完毕后须由行政办进行登记留样,连同《印章刻制申请表》一并归入印鉴档案并永久存档。7.3 发布印章启用通知新印章启用前由行政办下发启用通知,注明印章名称、启用日期、印章管理部门3 / 6和印章管理员。7.4 未经批准,任何单位、部门和个人不得擅自刻制公司印章。 8.印章的使用及保管8.1 印章的使用8.1.1 提出用印申请申请用印人员填写《印章盖章审批表》,由相应权限领导审批后,连同需用印的文件等一并交印章管理员审核。注:各驻外分公司向相应权限领导申请用印以及领导审批用印时须将申请、审批邮件一并抄送相应印章管理员。8.1.2 用印审批权限用印事项 审批人 备注公司内外重大事项变更1)公司名称、股权、章程、经营范围、地址、负责人、股东关系发生变化或变更;2)公司成立新机构相关事项办理;3)公司重大经营项目相关事项办理;4)内部高管任免下发正式文件;5) 其他重大内外事务办理。总经理公司对外重大合作事项1)对外合作(原材料采购、产品销售除外)涉及账务来往 5000 元以上由总经理审批;2)对外合作涉及到公司品牌、商标事务;3)对外合作涉及到联合经营活动的。重大用印公司对外重大事务交涉1) 各类登报声明办理;2) 各类对外委托授权书办理;3)合同争议、纠纷事项交涉;4)涉及民事、刑事诉讼案件交涉;5)涉及社会团体、协会事务交涉;6)重大工程质量交涉;7)涉及公司品牌形象、商标使用等事项交涉;8)政府主管部门奖惩事项交涉;总经理或分管副总一般用印 除上述三类重大用印之外的属一般用印 分管副总各级领导申请相应权限用印,可直接填写《印章使用登记表》登记后用印。常规用印 常规大批量用印,如人事部门的劳动合同用印等由申请用印人员直接填写《印章使用登记表》后用印。4 / 6注:(1)凡合同类用印申请须附有《合同评审表》或《业务联络书》复印件,由申请用印人员直接填写《印章使用登记表》后用印,无需提交《印章盖章审批表》。(2)如申请印章外带,须经副总、总经理或分管副总两级领导审批,并在《印章盖章审批表》(或《合同评审表》、《业务联络书》)注明外借起止时间,此期间内印章责任人为借用人。(3)凡不在上表所列范围内的、遇事项性质存在模糊性或争议的,请示总经理核定。(4)对已调出、解除、终止劳动关系人员要求在相
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