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机关单位人员与教师必懂的office10技巧.doc

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机关单位人员与教师必懂的 office10 技巧*************************************************************************机关事业单位工作的财务人员,经常要填写《国家机关事业单位工作人员工资变动审批表》图 1。工作量少时,一两人的工资变动,多时几十、几百人的工资变动都要填写,且重复、易错。我们只要利用 Excel 强大的数据管理功能和 Word 的邮件合并功能就能轻松制作审批表。第一步:先建立一个 Word 文件《国家机关事业单位工作人员工资变动审批表 》(以下简称 《工资审批表》),格式为图 1 所示需上报的审批表。第二步:建立一个 Excel 文件《工资变动情况表 》 ,将《工资审批表》内需填写的项目作为表格第一行列标题。为下一步方便,列标题尽可能使用简短的名称(如“不算工龄学习年限” 可简称“ 学习年限 ”,使用批注功能注明其全称)。从第二行起录入工资变动人员的数据,保存并关闭文件图 2。第三步:打开 Word 文件 《工资审批表》 ,在工具栏右键单击选择 “邮件合并”,调出邮件合并工具栏(将鼠标在按钮上停留三秒后会出现按钮名称),如图 3 所示。点击邮件合并工具栏“设置文档类型”按钮,设置主文档类型为“信函” ,点“确定” 。再点击“打开数据源”按钮,在“选取数据源”对话框中找到刚编辑的 Excel文件《工资变动情况表》 ,打开“选择表格” 对话框。点选相应的表格及选中 “数据首行包含列标题(F)” ,单击“ 确定 ”图 4。第四步:移动光标到姓名后的空格,点击邮件合并工具栏“插入域”按钮,在“插入合并域”对话框中依次点击“数据库域”→“姓名”→“插入”→“关闭” ,空格中显示“姓名” ,即完成第一个空格的合并域工作。依次将移动光标到其他空格,插入域。第五步:根据文件格式要求及上述“插入域” 的方法编辑 “呈报单位或主管部门意见”。其中,书名号及其中的内容是插入域的内容,不能直接输入图 5。检查以上操作、内容均无误后,进入下一步(点击“检查错误” 按钮,进行错误检查,即可完成相应工作)。第六步:点击“查看合并数据”按钮,即可显示第一条记录。点击“首记录” 、“上一记录” 、 “下一记录” 、 “尾记录”或在输入框中输入数字可进行相应记录的查询。第七步:点击“ 合并到新文档 ”或“合并到打印机”,即可完成全部工资审批表的编辑工作或打印工作。需要注意的问题:如果改动《工资变动情况表》列标题内容,就必须相应更改《工资审批表》 “插入域”的内容,否则会出错。如果移动了《工资审批表》和《工资变动情况表》的保存位置,在打开《工资审批表》时要重新指定“数据源”的位置。*************************************************************************对《巧用 Excel 函数分辨人员身份 》一文的补充 2002 年第 38 期所刊《巧用 Excel 函数分辨人员身份 》一文,提出了让计算机自动填写表格内容的方法,减轻了工作负担。笔者还对该文提出以下几点补充,并推荐使用 YEAR()、TODAY()、NOW()、LEN()和 MID()函数。一、计算“ 年龄” 时,因为 18 位身份证号码也比较多,而且身份证号的最后一位字符有可能为 X,所以身份证号应为字符型数据。计算年龄时,若采用上期所讲的,利用常数 102 作被减数,那么每年都要修改操作代码。最好先用 YEAR(TODAY())或 YEAR(NOW())取出当前年号,然后减去身份证号中取出的年号来求年龄。身份证的字长可用 LEN()测出。设表格单元格 C2 为身份证号,则年龄可由下式计算:年龄=YEAR(TODAY())-IF(LEN(C2)=18,MID(C2,7,4),MID(C2,7,2)+1900),或:年龄=YEAR(NOW())-IF(LEN(C2)=18,MID(C2,7,4),MID(C2,7,2)+1900) 。二、身份证号中只用一位字符即可判别性别,当身份证号为 18 位时,则“性别” 可由下式计算:性别=IF(MOD(MID(C2,17,1),2))=0,“男”,“ 女”)。三、通常人们填写出生日期时只需年份与月份,当身份证号为 18 位时, “出生年月”可由下式计算:出生年月=MID(C2,7,4) 。分别考虑身份证号为 15 位和 18 位两种字长的情况,就可以顺利地判别出“性别”与“出生年月 ”来了。 *************************************************************************更胜一筹──Office XP 的新功能 1.即时翻译单词Word
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