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公司业务合同和盖章的流程管理办法.doc

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公司业务合同和盖章的流程管理办法.doc
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深圳市多媒体技术有限公司合同审批及盖章流程管理办法文件编号: 拟 制: 审 核: 批 准: 生效日期: 2为了规范申请部门报审合同的盖章流程, 加强合同的归档管理和监督, 防范合同履行过程中存在的法律风险,特制定本流程管理规定办法。一、 适用对象本制度适用于深圳市多媒体技术有限公司各部门。二、 流程管理涵盖的种类1. 普通业务合同;2. 业务框架合同;三、 合同的审批、盖章流程及要求 (一)普通业务合同审批流程:1、公司普通业务合同,营销部门业务合同由营销业务同事对接谈判,其他部门业务合同由相关业务对接的同事负责前期谈判和确定。 2、正式合同的起草由对接的业务人员承办,合同内容须忠实体现前期谈判约定,包括业务内容、双方要求、完成时间、收、付款时间、违约责任及其他约定事项等。 3、合同草拟完成后,由承办人员填写《合同申请盖章审批邮件》,邮件内容写明申请人员、用章目的、用章类型、合作方等,并附上合同扫描件,发送至部门总监、总经办、行政总监一一审核确认,并抄送财务部。4、部门总监对邮件中合同内容进行审核,并在邮件回复同意确认,然后总经办邮件回复审批意见,是否同意。5、总经办回复审批并同意确认后,行政总监根据邮件回复进行加盖公章。 (二)业务框架合同程序审批流程:1、公司业务框架合同,由公司营销部门业务同事负责前期谈判和确定。 2、正式合同的起草由对接的业务人员承办,合同内容须忠实体现前期谈判约定,包括业务内容、双方要求、完成时间、收、付款时间、违约责任及其他约定事项等。3 、合同草拟完成后、法务律师了解业务详情,审阅、修改合同;34、合同修改后由业务部门与对方沟通,合同双方对合同内容协商一致;5、合同内容确认后,由承办人员填写《合同申请盖章审批邮件》,邮件内容写明申请人员、用章目的、用章类型、合作方等,并附上合同扫描件,发送至部门总监、总经办、行政总监、总经理一一审核确认,并抄送法务律师和财务部。6、律师对合同文本内容审核确认后,签字确认,部门总监在邮件审批确认,然后总经办邮件回复审批意见,是否同意。7、总经办在回复审批同意确认后,总经理确认,行政总监根据总经理邮件回复进行加盖公章。 4、审批流程图:(1)普通业务合同审批流程图:(2)框架业务框架合同审批流程图:承办人员草拟合同并填写《合同申请盖章审批邮件》,并附上合同扫描件部门总监对邮件中合同内容进行审核确认发送至部门总监、总经办、行政总监一一审核确认,并抄送财务部总经办再次进行审核确认行政总监根据邮件回复进行盖章确认邮件确认不同意退回合同承办人4五、盖章流程申请:1、经办人填写“盖章申请单”:具体步骤及注意事项: 经办人要按照要求填写“盖章申请单”,所填写项目为日期、申请部门、用印说明、份数、文件名称等; 2、经办人交由部门总监审批,签字批准。若同意,在盖章申请单签名,若不同意。则退还给经办人本人; 3、经办人交由总经理审批,签字批准。若同意,在盖章申请单签名,若不同承办人员草拟合同与法务律师进行修改确认后,再与客户沟通,协商一致。合同内容确认后,由承办人员填写《合同申请盖章审批邮件。 发送至部门总监、总经办、总经理、行政总监一一审核确认,并抄送法务和财务部部门总监对邮件中合同内容进行审核确认任何审核阶段,邮件确认为不同意,则退回合至同承办人。总经办再次进行审核确认总经理最终邮件审核确认行政总监根据邮件回复进行盖章确认5意。则退还给经办人本人;4、经办人交由印章保管人员审核并盖章,印章保管员需要仔细审核经办人格式是否符合规定,有无直属总监和总经理签名,不符合要求的退回给经办人本人,符合上述要求的则加盖印章;5、公司的印章指:公司公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人代表印章及其它相关印章,请注明需加盖印章名称。六、附则(一) 本办法的解释权与修订权归人事行政部。(二) 本办法自发布之日起施行,本办法施行前制定的有关文件与本办法不一致的,依照本办法的规定执行。(三) 本办法如有修订、变动必须经总经理审核批准后方能按修订、变动后的实施。 (四) 文件附件一《盖章申请单》 盖章申请单申请部门 申请经办人 申请日期盖章份数 加盖文件名称关键内容说明用章类别分管领导签字总经理审批
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