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申请使用会议室流程.doc

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申请使用会议室流程.doc
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会议室使用申请实施细则目的:为了充分利用会议室的功能,给公司同仁创造一个良好的工作环境,使会议室的管理和使用更加规范化、合理化,以确保公司各类会议的正常召开,现结合本公司的实际情况,制定此会议室使用申请实施细则;责任:会议室使用管理由公司人力资源中心行政部门负责,并实施监督。1.会议室使用申请办法:1.1 会议室是用于召开会议、内部培训、接待客户、研究工作的地方,未经允许不得挪借他用。1.2 公司的会议室管理由公司人力资源中心行政部门统一负责。会议室涉及使用的设备由 IT 部门负责管理与调试。1.3 非参加会议以及培训人员,未经允许不得随意进出会议室。1.4 为了避免使用会议室的时间发生冲突,各部门如需使用会议室,需提前一天通知前台,若临时会议则至少提前一个小时通知前台。前台根据会议室预约使用申请依据预约时间的先后统一安排。1.5 会议室安排原则上:已经填写预约申请使用为主且优先使用小会议室,如遇突发急需使用会议室的,申请人应与已预约申请人适当协商解决,并知会前台。1.6 各部门使用会议室时,需要填写会议室使用登记表,明确使用时间、是否使用设备、参加人员等,如需前台协调的事情请提前注明,前台会根据情况做好相关的服务工作。如不提前注明,发生特殊情况请自行解决。1.7 如遇到会议室使用时间发生冲突,要坚持局部服从整体原则。公司会议优先于部门会议,部门会议本着重要性,紧急有限的原则自行解决。1.8 开会期间,请爱惜会议室的设施以及物品,如投影仪、麦克风、电脑等,其他人员不得擅自使用和操作,会议室的相关设备请勿随意带离会议室。1.9 会议结束后,相关人员应及时整理会议场地,关闭各种电器,切断电源。如发现设备故障和公共物品损害应及时知会前台,以便及时报修,保证其他会议的准时进行。2.会议室使用申请流程图:编制部门 人力资源中心 编号文件名称 会议室使用申请 任务概述 会议室的预约、申请、使 用A B流 程节 点 申请部门 行政部前台12345679相关表格 《会议室使用登记表》会议室使用登记表整理会议场地,关闭仪器,切断电源,知会前台 验收会议室申请人部门使用会议室会议室会务准备结束修改意见根据各部门申请安排根据部门情况需要
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