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监理资料管理制度.doc

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工程监理机构资料管理制度序号 姓名 职务 执业资格 职责分工1第 1 章 项目监理机构文件资料管理要求一、监理资料管理的基本要求1、 总则1.1 为加强工程项目监理文件资料的收集、整理和归档工作,充分发挥工程监理文件资料在监理工作中的作用,特制定本办法。1.2 工程监理文件资料工作遵循“集中统一、分级管理”的原则。1.3 归档的工程监理文件资料应真实可靠、字迹清晰、手续齐全,不得使用易褪色的圆珠笔、铅笔、水彩笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写、绘制。1.4 为保证监理文件资料的完整、分类有序,工程开工前项目总监(吴国锋)应与建设单位、施工单位就资料的分类、格式、份数达成一致意见。1.5 项目开工前,项目监理机构应主动与当地档案部门、公司档案管理员进行联系,确保监理资料的组卷及归档符合有关规定和要求。2、 项目监理机构文件资料管理职责2.1 项目监理机构文件资料的管理由项目总监(吴国锋)负责,并指定专人(刁亮亮)具体实施。2.2 项目监理机构成立后,项目总监(吴国锋)应组织制定项目监理机构资料与信息管理的职责分工,制定项目监理机构文件资料的收发和存放等管理制度。2.3 监理文件资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在施工阶段,对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。2.4 移交建设单位(城建档案馆)档案资料的套数、提交内容、提交时间,应按照现行《建设工程文件归档整理规范》 (GB/T50328-2001)和本地城建档案管理部门的要求,编制移交清单,及时移交建设单位,双方签字、盖章后,由建设单位收集和汇总。2.5 移交公司归档文件的整理由项目总监(吴国锋)负责,并指定专人(刁亮亮)按公司归档要求和实际情况进行竣工项目监理档案的制作和装订、移交工作,原则上工程竣工验收或监理合同停止后一个月内应完成。3、 对项目监理机构文件资料管理的要求3.1 工程监理文件资料是项目监理实施过程中直接形成的、具有保存价值的各种形式的原始记录,项目监理机构进场后应立即开始文件资料的积累、整理、审查工作,并应与工程建设同步进行,监理合同停止或工程竣工,一个月内完成资料归档工作。3.2 文件复印件应具备复印件的三要素:红章、原件存放处、复印人及复印时间;项目监理机构的各种签证单、检查验收单等文件资料,监理人员审核合格后 3 天内需交资料员归档。23.3 所有监理文件资料经资料员统一收、发,送总监审阅,核发监理人员传阅后,由资料员按文件种类统一编号、登记、分类存放,具体按《项目监理机构文件资料编号分类表》执行:3.3.1 项目监理机构现场资料分“大类” 、 “分类” 、 “小类”三级目录;3.3.2 各“大类” 、 “分类”需做好文件目录;“小类”可根据实际情况考虑是否编制小类文件目录;3.3.3 “小类”的文件编号应按自然数由小到大排列,并保留 3 位(如 001、002…) ;3.3.4 文件资料的编号按如下方式:“大类号.分类号.小类号 — 单位工程编号 — 专业或专项编号 — 文件编号”其中, “单位工程编号” 、 “专业或专项编号”属于小类文件分目录编号,要求按自然数由小到大排列,并保留 2 位(如 01、02…) ,小类文件分目录划分内容可根据实际情况自行确定;小类文件无分目录的,分目录编号一栏删除不填;小类文件有分目录、但监理项目不需要划分单位工程的,小类文件分目录中的“单位工程编号”一栏删除不填。例如:“B.4.1-005”代表 B 大类第 4 分类第 1 小类下的第 5 号文件;“C.5.2-02-03-028”代表 C 大类第 5 分类第 2 小类第 2 个单位工程的第 3 个专业或专项的第 28 号文件;“C.5.2-03-028”代表 C 大类第 5 分类第 2 小类的第 3 个专业或专项的第 28 号文件;3.4 工程监理资料存放应标准化,资料一律使用 A4 纸,由资料员分类设文件夹,卷夹上贴标签,将编号后的文件对号入座,分门别类存放。3.5 工程监理资料借阅应办理借阅手续,并按时归还。4、 工程竣工监理档案资料的归档、移交要求4.1 竣工监理档案资料的归档内容原则上包含《项目监理机构文件资料编号分类表》内 6 大类的所有内容。4.2 项目竣工后由各项目监理机构总监(吴国锋)负责审阅本项目的竣工监理档案资料,审核无误后交管理部审核,审核通过后在档案管理员的指导下按公司要求进行装订。4.3 归档资料应符合《工程监理档案资料管理办法》规定,移交公司时需填写《江苏外建竣工档案交付记录》 。4.4 编制竣工档案资料时,如不足 A4 纸的,应贴在 A4 纸上,大于 A4 纸的应叠成 A4 纸大小,装订时应统一使用《科技档案》封面、封底。4.5 归档的档案资料需认真核对:资料复印件必须清晰、完整,文件种类、份数、页数应逐件核
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