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行政人员必备技能.ppt

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行政人员必备技能.ppt
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董事长办公主任 行政办公室主任 王书诣,行政办公人员必备技能,行政办公人员需要具备哪些技能,礼仪接待的技能; 收发处理各种函电、邮件和文件的技能; 安排会务、接洽工作,必要时做好会议记录和纪要的技能; 拟写通用文案和一般工作报告的技能; 做好部门或公司内外事务的安排和联络工作的技能; 文书档案收集、整理、归档和管理的技能。 管理和合理使用好电脑、打印机、传真机、复印机等办公设备的技能。 管理事情的能力,礼仪接待,一、仪态仪表礼仪 1、着装 :工作时间着职业装或较为正式的服装,不要奇装异服;。 2、站姿:抬头,颈挺直,下颌微收,双肩放松,两腿并拢立直。身体避免倾斜或靠墙靠门。双手交搭贴于腹部,挺胸、收腹。给人以挺拔向上、庄重大方、精力充沛的印象。 3、行姿:行走时步履应自然、轻盈、敏捷、稳健。上身正直,双肩平稳,不要左右摇晃。 4、坐姿:入坐时要轻稳,走到座位前,转身后退,轻稳坐下。女子裙装入座时,应将裙向前收拢一下再坐下。腰背挺直,两臂自然弯曲放在膝上,双腿并拢。起立时,右脚向后收半步而后站立。,,,二、见面礼仪,1、握手 :通常年长(尊)者先伸手后,另一方及时呼应。来访时、主人先伸手以表示欢迎。告辞时,待客人先伸手后,主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度。初次见面时,时间一般控制在3秒钟内。 2、介绍 介绍时应把身份、地位较为低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。介绍时陈述的时间宜短不宜长,内容宜简不宜繁。同时避免给任何一方厚此薄彼的感觉。 3、致意 表示问候之意。通常在各种场合用举手、点头、欠身、脱帽等方式向相识的人打招呼。,,说对方想听的,听对方想说的,三、谈话礼仪,1、问候 根据彼此的关系问候“您好!”、“你好”、“早上好”、“晚安”等,初次相识可说“您好,见到您很高兴”。 2、道歉 做了不应该做的事,应及时道歉“对不起,实在抱歉”、“真过意不去”、“真是失礼了”。或者是不经意打扰别人应说:“对不起,打扰了”、“对不起,打断一下”等。 3、应答 “您不必客气”、“没关系,这是我应该做的”、“照顾不周,请多指正”。 4、慰问 “您辛苦了”、“让您受累了”、“给你们添麻烦了,三、谈话礼仪,说对方想听的,三、谈话礼仪,四、迎送接待礼仪,1、接站 对远道而来的客人,要做好接站工作,掌握客人到达的时间,保证提前迎候,接站时,准备迎客牌,并在客人到达时高举,以便客人辨认。 2、会面 客人到达,应主动迎接,热情打招呼。对长者或身体不太好的应上前挽扶,应主动接过客人手中重物来。 3、入室 陪客者应走在客人的左边,或走在主陪人员和客人的身后,到达会客室门口,应打开门,让客人先进,并把客人介绍给在场的有关人员。 4、送客 按照接待时的规格对等送别。离开时,应与客人热情话别。,五、表情仪态,1、待人热情诚恳,不献媚讨好,不挤眉弄眼,不卑不亢。 2、兴高采烈时不欣喜若狂,不大呼小叫、手舞足蹈。 3、表示厌恶时也不要伤别人的面子,避免脸色难看。 4、遇到烦恼、气愤之事,不忙于动怒悲伤,应控制情绪,让自己平静下来。 5、冷若冰霜的表情相当于拒人千里之外,应通过发自内心的关心和热情来促成双方的沟通与合作。 6、善于运用微笑,微笑能使人的关系融洽,矛盾缓解。,六、手势仪态,1、谈话时,手势不宜过多,动作不宜过大,更不能手舞足蹈。传达信息时,手应保持静态,给人稳重之 2、拍拍打打、推推搡搡,抚摸对方或勾肩搭背,依偎在别人的身体上等形为,是不符合礼仪的行为。 3、不能用食指指点别人,更不要用姆指指自己。说到自己时,可以把手掌放在胸口上;说到别人时,一般应用掌心向上,手指并拢伸展开进行表示。 蹲姿:1、女士下蹲不要翘臀,上身直,略低头,双腿靠紧,曲膝下蹲,起身时应保持原样,特别穿短裙下蹲时更不要翘臀。 2、对男士没有像对女士那样严格的要求,但也应注意动作的优雅,不可箕踞。,七、递接物品,,,1、尽量用双手递接物品,以表示对对方的尊重。 2、递尖锐或有危险的物品,尽量把尖部、危险部位朝向自己,把安全的一面递给他人,,八、办公室拜访礼节,1、先预约,然后以准确的时间拜访。 2、出访前修饰自身的仪表仪容。 3、无论门是开是关,都应轻声敲门,经允许方可进入。 4、问候及自我介绍:进门后应该说“您好”或者点头致意,自我介绍并向接待人递名片,请求与安排会见者见面。 5、初次见面要自我介绍,主动提及会面事宜,说明来意。 6、谢座后,应有必要的寒喧,然后切入正题。 7、谈话内容简单明了,时间不易过长,以免影响他人工作。 8、恰到好处地告辞。,九、用餐礼仪,1、用餐前,热湿毛巾作为擦嘴角、双手用的,用它擦脸、脖子等都是失礼的。 2、用餐时,用餐巾纸擦餐具,是对主人不尊重的表现。 3、喝汤时,中餐放下筷子,西餐放下刀叉,用汤匙喝,不要把碗端起来喝。 4、餐
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