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时间管理86133.ppt

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时间管理 麦肯锡 30秒电梯理论 • 据说麦肯锡曾经丢掉过一个客户,原因是这个客户董事长在电梯里碰到了麦肯锡的项目经理,要求他谈谈项目的结果,可怜的项目经理没有在电梯运行的短短 30秒内把结果说清楚。后来麦肯锡就要求员工 要表达清楚,直奔主题,凡事要归纳在 3条以内。 8: 30上司打电话让任经理去谈话,谈了一会儿有关公司人力资源规划的问题,中间总经理接听电话、有客人来访等,使他们的谈话一直延续到 10: 00。 10: 00准备布置下属工作,又有电话打来询问有关新入职人员薪资的问题,解释到 10: 20。 10: 20找来下属布置招聘工作,中间不断有其他下属进来请示工作,任经理的思路和时间被分割和耽误,布置工作一直延续到 11: 00。 让我们来看看任经理的一天的活动: • 11: 00对秘书报上来的文件等进行批示、处理;阅读文件、各类的报告、建议书等,到 12: 00,还有一部分没有过目。 • 12: 00匆匆吃过饭,看了一会儿报纸、与同事聊了一会儿天,猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成,明天就要上交的,于是赶紧冲进办公室。 14: 00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜 , 由于对招聘主管的工作不放心 , 本应是下属的职责 , 任经理却又全包了下来 , 包括招聘计划 、 招聘人员资格的具体要求等 , 都由任经理自己确定 , 此项工作又占去时间 2个小时 。 16: 00刚要写自己明天提交给总经理的公司人力资源规划报告 , 一个下属又进来请示和审批 , 同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻 。 • 16: 30召集下属开会,因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作,任经理必须就此事同下属强调一下。但会议不仅没有达到任经理的预期目的,还拖延了时间,一直持续到 17: 00。 • 17: 00 下属走后,任经理一看已经过了下班时间,已经没有时间来完成报告,只好挟着自己未写完的报告和要处理的文件回到家中,看样子今晚上又得加班到午夜了。 任经理的时间为什么不够用 ? 电话干扰 —— 对公司员工解释有关薪酬问题 , 这本不属于任经理的事 ,有薪酬主管吗 ? 会议安排没有计划 , 会议拖延 , 主题不明确 , 对会议没有实行有效控制 。 上司不定期的召见 , 使中层经理的时间具有很大的随意性 。 • √喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风,下属的不断请示和汇报,使自己成为下属任务的执行者,大大浪费了自己的时间。 • √对下属工作不放心,替下属做工作,结果整天被埋在事务性的工作里 。 • √凡事事必躬亲,有许多不需要看和处理的文件等耽误时间 . 缺乏一份详尽的计划 , 工作没有目标 、没有程序 , 所以就没有自己主动的行动 。 做事情没有轻重缓急和主次之分 , 经常本末倒置 , 终日埋头于无关重要的事务上 。 只注意细 节和小事 , 事事过问 , 事事关心 , 就像一个多事的婆婆 , 结果下属没有事情可做 。 • √不知道中层经理是可以说“不”的,经常听命于上司的召唤,对下属的打扰也不加以控制,结果是时间浪费在一些无关紧要和与己无关的事务上。 • √对于自己熟悉和喜欢的事尽快做完,对于棘手的问题拖延进行,只有通过加班来完成。 • √不舍得放权,不授权,下属轻松自在,自己却忙得要死 。 —— 对自己工作时间的分析 自己时间 哪里去了? 请回忆记录自己昨天一天的活动,包括所想所作的事(从起床到晚安 )。 时间管理的原则 80/20原则 目标 ABC原则 优先顺序原则 计划原则 习惯原则 • 80%的非重要工作 20%的重要工作 20%的效果 80%的效果 生活中 80%的结果 几乎源于 20%的活动 80/20原则 20%的工作占整个工作 80%的价值 投入 20%精力做另外 80%的工作 80/20原则 A=必须做的 B=应该做的 C=不值得做 目标 ABC原则 优先顺序原则 第一类是工作的紧急程度是不同的。 对于紧急的工作要先做,对于不太紧急 的工作后做。 紧急 不紧急 1. 紧急处理客户投诉 2. 意外事故的紧急排除 3. 客户拜访 4. 确定明天的广告 5. 接待质检人员 1. 工作总结 2. 修改工作流程 3. 处理同事的一些误解 4. 辅导下属工作 5. 安排下一步工作 6. 与同级部门间的协调 7. 销售政策的修改 例:某销售经理某天工作紧急程度划分 第二类是工作可以按照重要程度来划分 , 对于重要的工作要花费较多的时间和精力去做 , 对于不太重要或不重要的工作不必去做或只花费很少时间去做 。 例:销售部经理的某一天工作的重要程度划分 重要工作 不重要工作 1. 销售费用预算计划 2. 部门招聘计划制定 3. 重要客户拜访 4. 工作报告总结 5. 下达指示
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