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01-文档管理培训.ppt

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PLM操作培训,——文档库操作培训,金蝶软件(中国)有限公司,提纲,基本概念 文档状态 文档生命周期 文档版本 文档夹管理规则 文档基本操作 查询,基本概念,【文档】:各种电子文件和图档,通称文档,由两部分组成。+ = 文档物理文件 数据记录存放在电子仓中 存放在数据库中 【电子仓】:用于安全存放物理文件的物理存储空间。【业务类型】:文档的业务类型是把同一类型的文档的相关规则 进行归类,用来区别不同类型文档的管理规则【文件夹架构】:用来设置文档的存放规则及权限规则,数据库,,文件,文档状态,【文档状态】:文档处于文档生命周期不同时期的描述不同状态的文档存放不同的文档区。文档的状态有:提交状态-工作区 归档状态-归档区 发布状态-发布区 报废状态-报废区 回收状态-回收区,文档状态的图标约定,:表示文档处于被某个账号拥有的状态,文档生命周期,回收区,回收,文档版本,【文档版本】:一份文档由于修改而出现内容不同的版本,保留版本有利于文档的可追溯性,几个因修改而产生的几个物理文件其实质是对应一个文档。文档的版本分为:工作版本、有效版本、历史版本。工作版本:存放在工作区,有相应文档权限的工程师可以对文档进行修改删除,还没有经过审核生效,不能作为正式文档使用的版本有效版本:已经过相关流程审核,获得批准正式使用的文档版本,工程师对有效版本没有修改删除的权限,如需修改需走文档变更流程。历史版本:曾经作为有效版本使用,但该文档有了新的有效版本后,旧版本作为历史资料保存。,文档操作流程,文档版次,基本概念版次:在文档工作区记录文档版本变更次数的标识 副本:在对电子文档修改中,对修改文档的一份复制,以对原来文本内容的备份,实为电子文档的复制品,这些备份都以版次作为区分存放在文档工作区中。 基本功能 版次记录用来管理文档版本中的修改次数 文档副本是用来管理文档版本中的修改履历信息,保证历史资料履历的完整性,方便用户查询历史记录。 文档版本表示: “大版本+小版本+版次”为什么要用版次管理没有记录文档在某版本中版次的变化,文档形成的过程、历史记录不能进行有效管理和跟踪 用户无法查询和恢复文档旧版次的历史资料(归档的文档不一定是最后修改的那份),文档版本版次变化,A.1,A.2,版本显示,“文档库-工作区”显示文档最新版本的最新版次;A.V2.2 “文档库-归档区”显示文档最新归档版本的最新版次;A.V1.2 “文档库-发布区”显示文档最新发布版本的最新版次;A.V1.2 “文档库-报废区”显示文档大最报废版本的最新版次;A.V2 文档库-回收区”显示文档最新版本的最新版次;A.V2.2,文档归档后,归档的版本将视为“有效版本”; 每个小版本都有一个有效版次,用“*”表示,版次其他规则,文档的报废、恢复、删除是对整个文档所有的版本版次进行;一个非有效版次,那么在新打开的文档那个属性页面的各个选项卡中,只能进行打开,浏览和属性三个操作; CAD集成文档副本的创建:1:检出修改创建副本检入,只创建检出文档的版次记录;2:当子文档的有效版次或有效版本修改,一起更新父文档与子文档之间的关系,即删除原来的父子关系,建立父文档与现在的有效版本有效版次间的关系。,文件夹规则,文档管理模块的显示受角色权限的控制, 文档每个区域的显示及操作也受角色权限的控制, 具体文件夹的权限受文件夹对像权限的控制。只有系统管理员有直接在文档库根目录下新建文件夹的权限。对文件夹架构操作的权限需以以下两个权限为基础: 1.角色权限:对文档库-工作区的修改权限 2.根文件夹权限:文件夹修改权限,文件夹相关权限,访问权限:文件夹的最低权限是访问,表示可以看到授权文件夹及授权文件夹下的所有文档,但是看不到文档的具体内容。浏览权限:可以浏览授权文件夹下的所有文档。批注权限:可以在流程中对授权文件夹下的文档进行批注。读取权限:可以调用相应的应用程序打开授权文件夹下的所有文档。写入权限:可以在授权文件夹下新建文件夹及在授权文件夹下导入和新建文档。修改权限:可以修改授权文件夹属性信息及修改授权文件夹下的所有文档。删除权限:可以删除授权文件夹及文件夹下的所有文件夹,还可以删除授权文件夹下的所有文档。,文件夹相关权限,创建新版权限:可在归档区授权文件夹下对有修改权限的文档创建新版。删除版次权限:可在工作区授权文件夹下对相关文档的非有效版次进行删除操作发布文档权限:可在归档区授权文件夹下对有修改权限的文档进行发布。文档回收权限:可以在归档区受权文件夹下对已经发布的有修改权限的文档进行回收。归档权限:可以对授权文件夹下有修改权限的文档直接归档到归档区。解除归档权限:可以在归档区授权文件夹下对有修改权限的文档直接解除归档状态到工作区。,文档夹规则,报废文档权限:可在
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