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9物业维修基金是用与管理标准作业规程.doc

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物业维修基金是用与管理标准作业规程1 目的规范物业维修基金的管理工作,确保物业维修基金得到合理有效的使用。2 适用范围适用于本公司物业维修基金的管理工作。3 职责3.1 公司总经理及业主委员会主任负责物业维修基金使用的审批。3.2 财务部经理负责物业维修基金管理工作的监督。3.3 财务部会计负责公用实施维修基金的使用核算及房屋本体维修基金的管理、核算工作。3.4 财务部经理负责物业维修基金管理工作的监督。3.5 公司总经理及业主管理委员会主任负责物业维修基金使用的审批。4 程序要点4.1 物业维修基金的分类。4.1.1 公用设施维修基金。用于购买管理用房、垫支购买部分商业用房和住宅区共用设施的重大维修工程。4.1.2 房屋本体维修基金。用于房屋本体共用部分的维修养护。4.2 物业维修基金的使用范围。4.2.1 公用设施维修基金的使用范围:a)小区内的道路;b)小区内的路灯;c)小区内的园林绿化地;d)小区内的地下排水管;e)小区内的文化体育场所;f)小区内的停车场;g)其他公用设施。4.2.2 房屋本体维修基金的使用范围:a)房屋的承重墙的结构部位;b)抗震结构部位;c)外墙面;d)楼梯间;e)公共通道;f)门厅;g)公共屋面; h) 电梯;i)机电设备;j)本体消防设施;k)公共天线;l)本体上下水共用管道;m)公用防盗监控设施;n)其他房屋本体公用部分。4.3 物业维修基金的收取标准。4.3.1 开发商按本小区建设总投资的 2%缴纳公用设施维修基金。4.3.2 房屋本体维修基金的收取标准(请参照《附录》 ,仅供参考):a)多层房屋(不带电梯):——外墙涂料(含水刷石):0.25 元/平方米·月;——外墙贴瓷砖、马赛克:0.20 元/平方米·月;b)高层房屋(含多层带电梯) ;——使用国产(含合资)电梯;0.30 元/平方米·月;——使用进口电梯:0.35 元/平方米·月。4.4 维修基金的收取程序。4.4.1 公用设施维修基金的收取程序:a)开发商在工程竣工验收后,按小区建设总投资的 2%计算公用设施维修基金;b)开发商应一次性将公用设施维修基金划拨到区住宅管理部门的专用账户上。4.4.2 房屋本体维修基金的收取程序。a)公司财务部应在小区住宅保修期满以后开始计收房屋本体维修基金;b)财务部会计应在每月的 20 日编制住户下月的《房屋本体维修基金应收明细表》 ;c)明细表交财务部经理审核:——经审核存有疑问,应及时查明并予以更正;——经审核无误财务部经理应在明细表上审核栏内签署姓名、日期。d)财务部会计根据审核无误后的《房屋本体维修基金明细表》 , 按照《服务收费标准作业规程》中的相关规定填写费用收取单;e)收费单经财务部经理审核无误加盖财务专用章后交管理处客户服务务部的相关人员派发;f)客户服务部的相关人员按照《服务收费标准作业规程》中的相关规定进行派发;g)已办理银行托收的住户,由出纳员将托收明细表交银行在规定的时间内托收,并直接划归代管基金专项账户上;h)出纳员应在银行每次托收后的 2 日内到银行读取托收数据,并及时将托收结果制表交财务部会计按《会计核算标准作业规程》及中的相关规定进行财务处理;i)住户用现金交纳的由出纳员按照《现金管理标准作业规程》及《服务收费标准作业规程》中的相关规定进行收取;j)出纳员应在每日下班前,将当日收取的房屋本体维修基金按照《现金管理标准作业规程》和《银行存款标准作业规程》中的相关规定存入基金的专项账户内; k)出纳员应在每日下班前将房屋本体维修基金的收款收据、收款清单、银行解款书及时交财务部会计核对;l)财务部会计对没有按时交纳的房屋本体维修基金,应按照《服务收费标准作业规程》 、 《应收账款标准作业规程》中的相关规定进行催款;m)对尚未售出的空置房屋,其房屋本体维修基金由开发商交纳;n)对催缴 3 次依然不交纳房屋本体维修基金的业主,公司可按有关法规政策规定或根据《委托管理合同》 、 《业主公约》中的相关规定采取相应的催缴措施;o)对逾期未缴的房屋本体维修基金,财务部会计应按照《服务收费标准作业规程》中的相关规定计收滞纳金。4.5 物业维修基金的使用程序。4.5.1 公用设施维修基金的使用程序。a)物业公司根据实际情况需要使用公用设施维修基金时,应向小区业主委员会提供以下材料:——公司总经理签字并加盖物业公司或管理处章的使用申请;——相关项目的有关图纸、预算资料;——施工承接单位或人员资质资料。b)小区业主委员在接到公用设施维修基金的使用申请后 14 日内召集业主大会审议。——同意使用的,向区住宅管理部门报送由业主委员会主任和物业公司总经理或管理处经理共同签字的《住宅小区公用设施专用基金使用申请表》 ;区住宅管理部门应在接到申请表后的 14 日内完成审批,并将款项划拨到公司账户;——不同意使用的,业主委员会应将不同意见书面通知管理公司。c)业主大会不同意使用公用设施维修基金,而管理公司认为有充足理由的,应向区住宅上级主管部门申请复议,经复议同意物业公司申请的,业主委员会必须执行;d)业主委员会可以对使用维修基金工程项目的施工质量及材料 消耗等进行监控,并按工程要求进行验收;e)公用设施维修基金账目,应由下列单位每 3 个月张榜公布 1次。——业主委员会;——物业公司或管理处。4.5.2 房屋本体维修基金的使用程序。a)物业公司收取的房屋本体维修基金原则上 30%用于房屋本体公用部位的日常维修和零星小修;70%用于房屋本体公用部位的中修以上维修工程;特殊情况可另行处理;b)物业公司因需要进行中修以上的维修工程时,应向业主委员会提供下列资料:——有公司总经理或管理处经理签名的申请计划;——该项目的预算资料;——其他相关资料。c)申请计划经业主委员会或该幢业主审议:——如经审议,业主委员会或该幢 50%的业主不同意,而物业公司或下属管理处认为有足够理由实施该项工程的,物业公司或下属管理处可向住宅管理部门申请,经管理部门核定后实施;——如经审议,业主委员会或该幢 50%的业主书面同意后,物业公司或下属管理处应按计划执行该项工程。d)整个小区的本体基金不够支付时,经业主委员会同意,由全体 业主分摊;e)单幢房屋本体维修基金不够使用时,经业主委员会或该幢 50%以上业主书面同意,由该幢各业主分摊;f)公司财务部应在每年 12 月 31 日前,向业主委员会提交下年度房屋本体维修基金的使用计划及预算;——业主委员会应在收到物业公司计划及预算的 15 日内作出答复,逾期视为同意;——业主委员会在收到物业公司提交的急修工程计划及预算的 7 日内应予以答复,逾期则视为同意。g)物业公司或下属管理处使用房屋本体维修基金完成房屋本体共用部位维修养护项目后:——日常维修和零星小修的费用支出证明由公司总经理签字作为房屋本体维修基金支出的记账凭证;——中修以上的工程应出具《施工项目清单》 ,由业主委员会主任或该幢代表(或 20%以上业主) 、公司总经理签字,作为房屋本体维修基金支出的记账凭证。h)财务部应每三个月公布 1 次本体维修基金的收支账目。4.6 物业维修基金的管理程序。4.6.1 公用设施维修基金的管理程序。a)公用设施的维修基金由区住宅管理部门设立专门账户管理,区管理部门不得干涉业主委员会对基金的正常使用,但应严格按使用审批程序审查无误后支付;b)公用设施专用基金的银行利息可以作为维修基金的日常开支;c)财务部会计根据公用设施维修基金的收支单据编制记账凭证、登记账簿,按照《会计核算标准作业规程》中的相关规定进行独立的账务处理;d)小区业主或其他相关人员及单位,如对设施维修基金的收支账目有疑问,可向下列单位提出质询——业主委员会;——物业公司或下属管理处。e)物业公司或下属管理处接到质询后:——原则上应在 7 日内予以答复;——特殊情况可另行处理。4.6.2 房屋本体维修基金的管理程序。a)财务部会计应对房屋本体维修基金以每幢为单位设立专账管理,并设立专用账户存储各幢物业的本体维修基金;b)经办人凭房屋本体维修基金的报销单据按《费用审核报销标准作业规程》中的相关规定到财务部办理报销手续;c) 爱无奈部会计将房屋本体维修基金的报销单据按照《会计核算标准作业规程》中的相关规定进行账务处理;d)如小区内的日常小修超过了房屋本体维修基金的比例,则应:——经过业主委员会或所需进行维修的单幢房屋的 50%以上的业主同意;——将超出的部分在下年度房屋本体维修基金的小修费用里 冲抵;——经业主委员会决定提高本体基金标准弥补。e)小区内的业主、其他相关单位或个人如对房屋本体维修基金的收支存有疑问,可以:——向业主委员查询;——向物业公司财务部查询。4.7 物业维修基金资料的保管。4.7.1 财务部会计应在每月 31 日将本月物业维修基金的发生凭据汇总、记账并按《会计核算标准作业规程》中的相关规定进行账务处理。4.7.2 财务部经理对物业维修基金的财务资料审核无误后,加密在财务部长期保存。4.8 物业维修基金的管理核算情况,作为财务部相关人员的绩效考评的依据之一。5 记录5.1 《公用设施维修基金申请表》 。5.2 《公用设施维修基金使用情况公布表》 。5.3 《房屋本体维修基金应收明细表》 。5.4 《房屋本体维修基金申请使用表》 。5.5 《房屋本体维修基金收支情况公布表》 。5.6 《房屋本体维修清单》 。5.7 《物业管理费收支季度公布表》 。5.8 《 维修基金申请使用表》 。6 相关支持文件6.1 《现金管理标准作业规程》 。6.2 《银行存款标准作业规程》 。6.3 《房屋收费标准作业规程》 。6.4 《费用报销审核标准作业规程》 。6.5 《会计核算标准作业规程》 。6.6 《应收账款标准作业规程》 。维修基金申请表№:申请人 住址 联系电话申请用途及金额签名:年 月 日初审意见 签名:年 月 日复审意见 签名:年 月 日验收意见 签名:年 月 日确认 签名:年 月 日公用设施维修基金使用情况公布表年 季度 №:使用时间主管部门拨款 工程内容 项目数 基金支出余额 备注制表: 业主委员会主任: 总经理:房屋本体维修基金应收明细表年 月 №:业主姓名 房屋面积 基金单价 应收基金 备注制表: 财务审核: 总经理:房屋本体维修基金收支情况公布表年 季度 №:幢号 主要工程内容 项目数 上季结余 本季支出 本季余额 备注制表: 业主委员会主任: 总经理:房屋本体维修清单№:维修金额日期 幢号 维修内容单位 数量 单价 合计申请表编号备注维修负责人: 主管: 审核:物业管理费收支季度公布表№:收 入 支 出序号 项目 金额 序号 项目 金额1 12 23 34 45 56 67 78 89 910 1011 1112 1213 1314 1415 15合计 合计上半年度盈亏备注制表: 管理处经理: 业主委员主任:
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