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ERP在会计与财务管理中的应用2.doc

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1ERP 在会计与财务管理中的应用05 会计五班 王林摘要:ERP 在会计与财务管理中的应用,使财务模块与业务模块实现了一体化,依托这个信息平台,可以更广泛的,包括客户、供应商、分销商和代理网络、各地制造工厂等的各种经营资源、各种信息的集成,从而为企业科学决策提供更好的服务。关键词:ERP 财务管理 影响 应用 前景随着互联网的发展和应用的普及,越来越多的事物被冠以“e”这个字母。可以说,网络革命把许多事物都 e 化了。在这背景下,人类最古老的行业之一——“会计”正经历着一场新的变革。ERP 是英文 Enterprise Resourse Planning 的缩写,中文意思是企业资源规划。它是一个以管理会计为核心的信息系统,识别和规划企业资源,从而获取客户订单,完成加工和交付,最后得到客户付款。从技术层面看,它是利用信息技术成果,对企业内部的各类资源包括人、物、财、信息等进行规划、统筹与整合,从而减少环节,提高生产率,增强企业竞争力。从管理层面看,它又是一个较完整的集成化管理信息系统,包括分销、制造、会计、质量控制、售后服务、人力资源、运输等管理系统。从电子商务运作系统看,ERP 是基础工程,没有 ERP,供应链管理就失去了支持,整个电子商务的品质就要打折扣。因此,ERP 作为崭新的现代管理手段,它的核心管理思想就是实现对整个供应链进行有效的管理。一、ERP 发展的历史轨迹ERP 从其发展轨迹看,大致经历了如下三个时期的跨越:第一次跨越是 20 世纪 40—50 年代,由“订货点法”向“MRP”发展。 “订货点法”是 20 世纪 40 年代提出的一种新的管理思想。在这一时期,计算机还没有出现,进入50 年代后,计算机系统的发展,可以在短时间内对大量数据进行复杂的运算和梳理。在这一背景下,MRP 理论在订货点法的基础上开始兴起。所谓 MRP(Material Requirements Planning) ,即物料需求计划。这一技术理论的发展,改变了传统以产品组织生产的方式,而将零部件生产与面向顾客订货的产品装配分离,按零部件生产的提前期组织生产,以便明显地压缩库存周期,保证及时供货和降低库存。第二次跨越是 20 世纪 60—70 年代,由“MRP”向“MRPII”扩展。MRPII(制造资源计划)是美国企业自 20 世纪 60 年代以来,在国内外剧烈的市场竞争压力下,借助日益发展的计算机技术,开发出一套完整的计算机辅助企业管理的原理与方法。应该说,由 MRP 向 MRPII 发展,是管理人员不断探索生产管理规律的结果,是在客观上将本来就存在的管理工作的内在联系,借助计算机这个工具加以规范化、条理化。这一阶段它的代表技术是 CIMS(计算机集成制造系统) ,以追求最低库存、减少流动资金占用为目标,使市场为导向的经营理念在企业营运中得到有效的贯彻。2第三次跨越是 20 世纪 80 年代以来,由“MRPII”向 ERP 演进。MRPII 的兴起与应用,为 ERP 的发展奠定了良好的基础。到了 20 世纪 90 年代初,美国著名的咨询公司 Gartner Group 总结了 MRPII 的实践经验和发展趋势,提出了企业资源计划(ERP)的概念。ERP 除了具有 MRPII 系统的功能外,还有其独特的内涵。一方面,它增加了分销管理、人力资源管理、运输管理、仓库管理、质量管理、设备管理、决策支持等功能。另一方面,从应用的意义上,其表现至少有三:其一,它是企业信息化建设的重要组成部分。其二,在当今迈向网络时代的进程中,企业经营活动所出现的最大变化,莫过于企业对信息的收集、传递、集成和分散的方式所发生的变化。这种变化,扼要地说就是从以往固定的时间和地点、单独的分散的方式转变为一种在任何时间、地点都在持续不断进行的过程。而促成上述方式转变的一个重要支撑因素,是 ERP 应用和因特网技术。其三,世界步入网络时代,企业面向全球经营,市场的竞争将愈趋激烈。这也是企业导入 ERP 硬软件,实施 ERP 管理系统,并愈益发展的原因所在。二、ERP 系统与传统财务系统的区别 (一)ERP 系统面向供应链管理传统的财务系统围绕记账凭证、账本和报表进行设计开发,单独孤立的收集财会数据并加工处理,处于一种单纯模拟手工会计账表的状态,局限于会计核算上,而轻视财会管理、信息和利用。所提供的会计信息与整个企业的信息系统处于被割裂的状态,出现“孤岛现象” 。ERP 系统则弥补了这一缺点。把企业的业务流程看作一个个紧密联接的供应链,将企业内部划分为几个相互协同作业的支持子系统。如财务、市场营销、生产制造、服务维护、工程技术等。把企业内部信息与客户需求和供应商的信息资源有效的连接到一起,充分利用网络通信技术在整条供应链上传递信息,对同一需求做出快速反应。实现资源的计划、协调、操作、控制和优化。从而提高企业对市场快速反馈能力,降低库存、运输等各类生产经营成本,缩短产品进入市场的周期,进而快速低成本的响应客户的需求。(二)ERP 系统强调使会计循环中各项工作自动化传统的财务工作,先收集原始凭证,然后会计记账,再科目汇总,而后是月末(年度)结账,最后是会计报表,会计人员而也是相对集中在财务会计部门。ERP 系统则是业务事件驱动的体系结构。系统中业务高度集成,采购和销售两大物流系统中的两大会计科目变成了控制科目。即通过系统设计将这两个会计科目变成相对固定的科目,不用人工选择,只要输入相应的数量和品种,通过与采购定单或销售定单的勾稽系统会自动生成相应的采购分录和销售分录。如果跨国公司或集团内的企业同时使用该系统,通过连接端口,相互之间的销售及采购数据会自动传送,分录会自动生成,会计人员只需进行相对应的检查与复核。ERP 还可以通过 Internet 实现企业与客户、3合作伙伴的无缝连接。在供应链上实现包括财务计划在内的协同计划,进一步加强财务预测、决策的准确性。三、ERP 在会计与财务管理中的应用总体上讲,ERP 在会计与财务管理中的应用有着两个特点:一是宏观层面的 ERP的结构和框架在扩张;二是微观层面,即 ERP 物理模块在不断细化。这两者的互动中,推进了会计作业模式的变化。从宏观层面讲,会计财务的作业方式,长期以来主要体现在事后收集和反映会计数据上,在管理控制和决策支持方面的功能相对较弱,不论是时效性上,还是针对性上,都难以展现它的作用。当企业发生危机时,它又总是首先反映在财务危机上,不是缺少现金,就是缺乏持续经营所需的资本。在引入 ERP 以前,随着电脑的普及,会计系统的信息处理一般都是应用电脑作业,或是引入其它硬件来提高其自动化水平,这对满足会计核算的一般要求来说已是一大进步。但在业务流程的临近和与其它系统的集成上,则受到技术与功能不足的限制。因此,ERP 在会计与财务管理中的应用,不仅相当程度上反映了上述缺陷,而且,可以进行更广泛的,包括客户、供应商、分销商和代理网络、各地制造工厂等的各种经营资源、各种信息的集成,从而为企业科学决策提供更好的服务。从微观层面讲,即 ERP 物理模块走向细分化。现阶段在会计领域,主要涉及以下方面:(一)ERP 系统在会计中的应用,带来了传统会计模式的变革会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果。它由总账、应收账、应付账、现金、固定资产、多币制等部分构成。ERP 的会计核算模块,涉及总账模块、应收账模块、应付账模块、现金管理模块、固定资产核算模块、多币制模块和工资核算模块,等等。ERP 系统建立了统一的会计核算和财务管理,实现了管理信息的全面集成。信息化使及时核算有了保证,实时报告成为可能,可以作到信息流与实物流的统一。未来网络经济的发展,不仅影响财务会计的历史成本确认基础、计量属性、报告内容和整个财务会计理论框架,也极大改变了会计信息的发布和传播方式。以现金管理模块为例,它主要是对现金流入流出的控制以及零用现金及银行存款的核算。它包括对硬币、纸币、支票、汇票和银行存款的管理。在 ERP 软件中,一般都具有票据维护、票据打印、付款维护、银行清单打印、付款查询、银行查询和支票查询等和现金有关的功能。此外,它还和应收账、应付账、总账等模块集成,自动产生凭证,过入总账。(二)ERP 系统在财务管理中的应用,扩展了财务管理的职能。财务管理的功能主要是基于会计核算的数据,再加以分析,从而进行相应的预测,管理和控制活动。它侧重于财务计划、控制、分析和预测,强调事前计划、事中控制和事后反馈。然而,ERP 系统中的财务管理模块已经完成了从事后财会信息的反映,到财务管理信息处理,再到多层次、一体化的财务管理支持。这种转变体现在,它吸4收并内嵌了先进企业的财务管理实践,改善了企业会计核算和财务管理的业务流程。它在支持企业的全球化经营上,为分布在世界各地的分支机构提供一个统一的会计核算和财务管理平台,同时也能支持各国当地的财务法规和报表要求。如:提供多币种会计处理能力,支持各币种间的转换;支持多国会计实体的财务报表合并等;支持基于 Web 的财务信息处理。为支持企业发展电子商务和基于 Internet 的应用系统(如销售订单处理等) ,部分财务信息还可以通过 Web 方式收集和发布。(三)ERP 系统在成本管理中的应用,使成本管理更加协调。现代成本管理需要一个能协调地计划、监控和管理企业各种成本发生的全面集成化系统,从而协助企业的各项业务活动都面向市场来进行运作。在典型的 ERR 系统中,所有的成本管理应用程序都共用同样的数据源并且使用一个标准化的报告系统,用户界面的同一结构使这个系统具有容易操作的特点,成本与收入的监控可贯穿所有职能部门。差异或有问题的项目一旦出现就能被分离出来,并可采取措施去纠正。从系统本身看,ERP 成本系统强调事前计划,事中控制,事后反馈的统一。1.事前计划。在成本发生之前,预先通过对历史资料的分析研究和依据技术方法测算制定出未来某个时期内各种生产条件处于正常状态下的标准成本。2.事中控制。在生产过程中将成本的实际消耗与标准消耗对比,即使提示和分析实际成本脱离成本标准的差异,并迅速采取措施加以改进,以加强成本的事中控制。3.事后反馈。在每个业务流程结束后,计算出实际成本与标准成本之间的差异,分析原因查明责任归属,评估业绩,制定有效措施,以避免不合理支出与损失的再次发生。系统可自动计算出产品的标准成本、实际成本,并将差异自动结转计算出来,还将差异分为:原材料价格差异,原材料数量差异等差异。(四)ERP 应用于内部控制,提高了企业内部控制效率。网络时代的内部控制是企业最重要的制度变革。内部控制是企业最重要的财务制度,ERP 通过业务流程充足,经济活动从决策制定和预算规划,到业务审批和授权执行,再至内部控制和审计,都可以实现在线操作和查询,使其构成企业重要的内部控制制度。以销售系统为例,受到市场客户询价,通过会计系统马上发出报价;受到定单后,迅速得到确认,如果所需产品和物料有库存,系统会对其保留,否则创建一张订单,并根据物料计划和再订货点生成采购定单,实现与采购系统连接;经过信用审批或财务收款后,系统会自动生成发货通知单;随后的发货单处理、装货计量、质检报告、开票结算等,都可以实现由系统自动集成控制。(五)ERP 系统引入对会计人员角色的影响由于上述特点取代了传统会计功能的一大部分,因此导入 ERP,实施 ERP 系统管理,对会计人员角色的影响是显而易见的。其中,最突出的是,当企业导入 ERP 系统,许多资料直接由资料产生处的人员来键入,会计信息会在交易完成后自动入账,同时进入相关分类账,并自动产出报表,且许多资料直接从系统中即时存取。这样,许多5原本由会计人员来完成的基础工作已被取代,而且,从作业的质量到速度,都比人工作业好得多。那么,对这一现象应该怎么看呢?从表面上看,ERP 的导入对会计人员来说,确实是一大冲击,或者说是一种“会计人员无事可做”的危机。但从深层次看,笔者认为,ERP 的导入,本质上是会计工作内涵的新发展,是会计工作的重心转移,即从以往对数字的计量与纪录,转向对信息的加工、再加工、深加工。对这一会计作业新模式,如果借用美国 IMA 的话说,就是“未来会计人员将不再扮演账房,而是企业咨询者的角色。同时,会计人员提供企业咨询、分析的价值将愈来愈受到重视。会计人员在组织中所占地位及扮演的功能也日益重要” 。从对信息的加工层面讲,由于导入 ERP,不仅是一个硬软件的引进与安装的问题,而且是实施 ERP 系统所取得的效益。而这效益的取得及其增值,相当程度上取决于会计人员对信息进行加工的层次性,所以“再加工——深加工”是会计新模式的基本特点。以前,管理人员需要从财务报表中获取信息来做经营及绩效上的管理,如今的信息科技已转为可随时提供管理人员有用的信息,如此的转变强调了管理会计的贡献及重要角色。总之,随着 ERP 在会计领域应用的发展,将赋予新的会计作业模式以更丰富的特色。四、ERP 在我国企业的应用与前景早在 20 世纪 80 年代初,我国企业就开始引进国外的 MRPII 软件,推行 MRPII 管理系统。进入 20 世纪 90 年代后,特别是 90 年代中期以来,企业导入 ERP 系统、实施 ERP 系统管理的趋势呈现出新的发展。从市场面看,一方面,外国的软件公司,包括SSA、FrothShift、QAD、EMS、Avalon、SAP、Baan、CA 等公司先后设立销售网点,直接销售 ERP 软件。另一方面,我国自己的软件中心或公司,包括金蝶、用友等软件公司专门开发并推出商品化的 ERP 软件。再一方面,诸如世界著名的咨询公司安达信等在我国推销 ERP 系统。影响这些趋势发展的原因,在于我国拥有庞大的 ERP 市场。据有关统计资料,我国企业对管理软件的年需求量应在 200 亿元以上,其中对 ERP 软件、集团财务管理软件、商务管理软件的需求较为强烈,占 90%。可见,我国企业在应用 ERP 上,目前已进入一个新的发展阶段。从应用层面看,我国企业应用 ERP 的态势,主要向两个方向发展,一是量的扩张,二是质的提升。从前者来看,企业应用 ERP 的领域,不仅只是制造业,还包括服务业和其它领域。其中,近年来特别是流通领域的企业应用 ERP 的比例明显上升。这与我国加入 WTO 的大趋势息息相关。也就是说,为了适应全球经济一体化,并能在激烈的国际竞争中求得生存与发展,我国企业正开始重视企业管理,并应用了许多企业管理软件。从后者来看,由于我国企业数目庞大,各个企业的发展阶段、技术水平、市场结构存在着很大的差异,因此,在 ERP 应用上,多数是走“量身定制”这一模式。6据南开大学、香港城市大学对内地企业与香港企业应用 MRPII 的比较调查资料,在内地企业被应用最多的 MRPII 系统符合特征是物料系统、会计、采购、收货管理,其中会计被使用比例明显高于香港。就整体而言,我国企业在应用 ERP 上呈现出不平衡的发展态势。各个企业差距较大,能够真正成功地全面实施 ERP 管理系统的企业并不是很多。而且,ERP 实施成功的模块主要集中在财务和供应链上。究其原因,主要是:1、对 ERP 的认识不够,片面认为 ERP 是单纯的技术问题,只重视信息流,忽视物流,对物流的控制作用认识不足;2、企业领导重视与参与程度不够,特别是乡镇企业,许多主管对此既没有充分认识,也支持不力;3、对咨询服务的价值认识不够,这使企业在软件选型和实施过程中遇到的问题不能得到及时解决。应该说,ERP 在我国企业的应用中出现上述问题并不奇怪。因为,这些都属于发展中的问题,它既有技术面的问题,但更多的是观念更新问题。因此,今后必须加大对 ERP 的相关知识进行普及、宣传的力度,更广泛地扩大 ERP 培训和教育的宽度与深度。这是一项基础性的工作。依托这一基础,ERP 在我国企业的应用,势必走向一个新的高度。参考文献:《ERP 原理实施与案例》
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