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EBS总账模块操作手册.doc

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GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 1 页 共 61 页广州运通四方汽车零配件有限公司Oracle ERP项目用户操作手册总帐模块作者:创建日期:最后更新:控制号:版本: V1.0审批:运通四方项目经理IBM项目经理GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 2 页 共 61 页文档控制变更记录日期 作者 版本 变更索引审阅姓名 职务运通项目经理IBM项目经理分发份数 姓名 职位1 资料室主管 项目资料室2 项目组成员34GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 3 页 共 61 页文档控制 .2变更记录 .2审阅 .2分发 .2前言 .5日记账操作流程 61、日记账的录入 62、未过账日记账的删除、修改等调整 103、日记账的审核、过账 114、已过账日记账的调整 135、各模块日记账信息的引入 156、经常性分录的定义 187、总帐审核 .248、各部门奖金计提数据提取方法 269、礼品操作流程 2810、 FSG报表的定义 .2811、结转损益 .39总帐期间维护 44总账会计期的打开、关闭 44总账常用报表操作说明 45账户发生额、余额的查询 .48汇总模板的定义 48汇总模板的使用 51预算 .55各模块凭证打印 59各模块凭证编号 65GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 4 页 共 61 页系统登录方法登录系统在Web页面输入登录系统的地址名。正式环境:http://erp.ytsf.com.cn:8001测试环境: http://p740b.ytsf.com.cn:8040用户名: 工号 如:初始口令:输入用户名和口令,登录系统。Note:如果是第一次登录系统,系统会出现以上画面提示您修改第一次登录口令GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 5 页 共 61 页应用系统界面元素介绍察看系统所属环境和系统对应的职责菜单条说明菜单条说明GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 6 页 共 61 页GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 7 页 共 61 页快捷键Ctrl+H 帮助 Shift+F7 下一个主键Ctrl+E 编辑 Shift+F8 下一个记录集Ctrl+P 打印 Shift+Ctrl+E 显示错误Ctrl+B 块菜单 F2 列出标签页Ctrl+U 更新记录 F4 退出Ctrl+S 保存 F5 清除域Ctrl+K 显示键 F6 清除记录Ctrl+Up 删除记录 F7 清除块Ctrl+F11 执行查询 F8 清除表格Ctrl+F4 返回 F11 输入查询Ctrl+L 选择下拉菜单 F12 计算查询Shift+F5 复制记录 Tab 下一域Shift+F6 复制项 Up 向上\上一条记录Shift+PageUp 上一块 PageUp 向上卷滚Shift+PageDown 下一块 Down 向下\下一条记录Shift+Tab 上一域 PageDown 向下卷滚其中的灰色区域是经常用的,也可在系统菜单的[帮助-键盘帮助] 中查询。在系统中的查找界面可用“%”对其进行查找,输入“% ”将全部列出,如“2%”要查找2开头的数据、“%2%”包含2的数据。GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 8 页 共 61 页前言本文档操作环境为ORACLE 应用产品中文版本。本文档用于指导广东运通四方汽车配件有限公司财务人员通过ERP系统进行业务处理。内容本文档主要内容如下:1、 日记账操作流程2、 FSG报表的定义;3、 账户查询模板的建立、查询;4、 常用报表5、 预算库存组织与 OU帐套关系序号帐套ID 业务实体公司名称业务实体简称业务实体ID 库存组织名称库存组织 ID库存组织代码1 2022广东运通四方汽车配件有限公司 YTSF_11_OU 81YTSF_100_主库存组织 223 1002 2022广东运通四方汽车配件有限公司 YTSF_11_OU 81YTSF_101_库存组织 224 1013 2022 广州市宏业物流有限公司 YTSF_13_OU 83YTSF_103_库存组织 244 1034 2022 广州市盛阳实业有限公司 YTSF_14_OU 84YTSF_104_库存组织 243 1045 2022武汉市运通四方汽车配件有限公司 YTSF_15_OU 85YTSF_115_武汉运通库存组织 432 1156 2022海口运通四方汽车配件有限公司 YTSF_17_OU 87YTSF_117_海口库存组织 395 1177 2022湖南省运通四方汽车配件有限公司 YTSF_18_OU 88YTSF_118_湖南库存组织 394 1188 2022常州东风运通四方汽车配件有限公司 YTSF_19_OU 89YTSF_119_常州运通库存组织 431 1199 2022南宁市广亨广汽车配件有限公司 YTSF_20_OU 391YTSF_120_南宁库存组织 393 120GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 9 页 共 61 页日记账操作流程本操作适用于所有在总账中直接处理日记账的业务。日记账概念等同于凭证概念。日记账用于日常费用支出、预提、各类差异分摊、账目调整等情况下使用。具体操作主要包括以下内容:1、日记账、批的录入路径总账会计/日记账/ 输入GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 10 页 共 61 页操作说明进入,点“新建日记账”或“新建批”:批:录入批名(查找时才用,根据批名查找)GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 11 页 共 61 页日记账:日记账名称,可自定批名命名规则,如:人名+年(4)月(2)日(2),lqh20120903;说明:输入摘要。分类账:系统默认账簿组织。余额类型:缺省为“实际”,与批中定义的类型一致。类别:可通过下拉列表选择记账凭证的类型,缺省为“.记账”有效日期:日记账的日期,默认当前日期,若选择的是上一会计期,则该日期缺省为上一会计期的最后一天。单据编号:保存日记账分录时系统会根据定义总账单据序列自动编号。有效日期:日记账的日期,默认当前日期,若选择的是上一会计期,则该日期缺省为上一会计期的最后一天。参考日期:可缺省不填控制合计:一张日记账中包括的分录总金额(建议不输)。在行内输入具体的日记账分录,在分录“行”中按编号如 10,20,30等输入。“账户”分录行中输入借贷账户,并且附入摘要。会计分录涉及到现金及银行存款的,需要点 ,填写现金流量标识。日记帐里的审批是发起审批,要有审批权的人才可以审批。审批了才可以过帐。录入人和审批人不可以是同一人GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 12 页 共 61 页经过各种测试,最终只能把未完成的金额用() 显示出来;分析:1,如果这里只显示有未完成的,但对于之前的会因为找不到行记录而界面报错;2,对于第一选择是支票或刷卡,再带出来的只有这些信息。也只能把这些信息用()显示出来;3,对于业务操作过程当中直接点 LOV弹出来的慢,请大家在操作时输入单据号(正常业务做帐应该是有原来的单,如果没有要检查业务的合理性);2、未过账日记账的删除、修改等调整路径总账会计/日记账/ 输入操作手册未过账的日记账删除操作说明(不建议删除日记账)因为录入的日记账一经保存便产生单据号码,所以不建议删除日记账,会产生断号现象,操作如下:GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 13 页 共 61 页点击进入菜单后是查询界面,输入相应条件查找日记账,对于未过账的日记账可以进行删除,点击工具栏的“删除”按钮 ,选择删除批或日记账:已过账或已审批的凭证,系统无法删除;只有未过账未审批的凭证,才可以删除。从其它子模块过到总账的日记账是不可以删除的。未过账的日记账修改操作说明点击进入菜单后是查询界面,输入相应条件查找到日记账,点击“复核日记账”或点击批状态前的蓝色框 ,进入输入日记账界面,可以对输入界面时的所有信息进行修改。已经审批的凭证,可以点击“撤销审批”后修改。 未提交审批的凭证,可以直接修改。更改期间:若发现期间设错,可以通过“更改期间”进行修改。不仅对本日记账期间更改了,对整个批里所有的日记账期间都作更改。而且,更改期间不会改变已生成的单据编号,从而导致序列存在间隔,所以,选择区间时注意,不要更改期间。GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 14 页 共 61 页3、日记账的审核、过账路径:总账会计/日记账/ 过账操作手册平常输入日记账时下方“过账”按钮查询批时下方“过账”按钮经过复核、修改、调整以后,可以对日记账进行过账。建议使用“1、总账会计/日记账/过账”,如下:点“查找”显示所有未过账的批名,GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 15 页 共 61 页在要过账的日记帐前打“√”点“过账”,系统自运行报表,完成即可。注意:1、 点击“过账”会将整个日记账均过账,形成正式会计信息。不能再直接修改日记账。2、 如果日记账借贷总额不平衡,可以保存日记账,但是不能够进行过账及相应后续操作。其它信息:过账:显示已过账或未过账。通过总账会计/查询/日记账/查找日记账,输入批名%查询过账状态。来源:显示人工或子模块名称,若是人工在总账输入的日记账则显示人工,若从其他子模块过到总账的,则显示相应的子模块名称。保存:完成后按工具栏的 存盘。继续输入日记账,按键盘向下键即可,若不再继续输入日记账,点过账,则完成日记账过账。过账可以在浏览器、批、日记账、查询日记账处都可以操作。新系统注意事项:1、 所有凭证过帐后才能打印2、 凭证只有过帐后才会更新会计科目余额GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 16 页 共 61 页4、已过账日记账的调整路径总账会计/日记账/ 输入操作说明点击进入相应的日记账界面,点击“冲销”:期间:所冲销的会计期间。条件:只有过账后的凭证,才能冲销。若凭证未经审批直接修改即可。方法:可以选择冲销方法,建议选择“红字冲销”,若使用转换借项/贷项冲销则影响相关科目的借贷方发生额。因此,一般选择“红字冲销”。状态:显示冲销的状态,未冲销或已冲销。日记账冲销之后,日记账的冲销状态由 更改为:GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 17 页 共 61 页点击红字冲销后,通过查看/请求/所有个人请求/查找。点击更新数据,直至阶段更新为“已完成”,状态更新为“正常”。系统自动运行冲销程序,运行完成即可,进程名为“冲销日记账”。进程运行完毕后,系统自动生成方向一致的负数金额分录。系统产生的分录批组名规则为:“冲销”+被取消的日记账名称+取消时间。将该批过账,则原分录得以冲回。若使用转换借项/贷项冲销,可以产生借贷方方向相反的正数金额分录,同样达到冲销的目的,但影响相关科目的借贷方发生额。点击红字冲销。系统产生的冲销凭证(红字冲销凭证),需提交审批,重新过账,在总账系统内产生一张负数金额的会计记录。同时原分录的状态变为“已冲销”的:注意:“冲销”并不影响原凭证信息,原凭证仍旧存在于系统内,系统产生的冲销凭证过账后只是与原凭证金额相冲的凭证。5、各模块日记账信息的引入路径总账会计/日记账/ 导入/运行GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 18 页 共 61 页操作说明传总账,有2种方式,(1)从子模块推到总账(2)总账从子模块来进来。区别在与发起人,是由子模块还是总账发起。已在各子模块推到总账,一般不需要在总账做子模块信息的引入。本操作适用于各模块会计信息导入总账的业务处理。通常情况下子模块在向执行过账操作后,当期业务的会计信息会传入总账的接口表中,总账通过该操作从接口表中抓取会计信息。但以下模块较特殊:1、 固定资产(FA)子模块过账时可将正式会计信息直接提交到总账;2、应付(AP)、应收(AR)子模块过账时可将会计信息提交到接口表,也可将会计信息直接提交到总账,在会计信息直接提交到总账的情况下,无须对之进行引入;库存(INV)、采购(PO)模块会计信息由各子模块推到总账,总账不需要再引入,所以各部门仅供参考。本操作适用各子模块将会计信息提交到接口表的情况。注意:各子模块过账操作不属于一般GL业务人员操作范围,但日常业务中总账人员有必要督促各子模块及时过账,保证总账工作顺利开展。GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 19 页 共 61 页分类账选不了,是因为子模块没有需要导入的信息,因为子模块已将信息推到总账或还 未创建会计科目。来源:选择会计信息来源的模块:如库存、应付账款、应收账款、采购等。选择标准:指选择组标识的分录名称,AP、AR、INV模块在向GL每过一次账,会产生一个标识号,GL可以根据标识号引入。 PO模块向GL 过账没有标识号时,可以根据日期范围来引入。运行选项: “创建汇总日记账”勾选,该选项如选取表示总结后相同科目的余额会累计。INV、PO 模块导入时则需要勾选,否则将产生数量非常巨大的日记账分录。日期范围:输入需引入会计信息的起始和终止的总账日期。GL将根据该总账日期范围来引入数据。导入说明性弹性域:决定子模块的其他有关信息是否需要引入。因子模块的说明弹性域尚未启用,故该操作无意义。导入成功后:注意:1、 填写完毕后点击“导入”。系统产生一后台进程,进程完毕后,分录在总账中自动生成。2、 库存(INV)、采购(PO)导入时,必须选择“特定组标识 ”,并且勾选“创建汇总日记账”此处选择特定组标识系统带出特定值GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 20 页 共 61 页经常性分录的定义和生成介绍如何在总账中定义分录公式及如何生成分录。本节操作主要针对预提工资、利息、跨年度的办公费用等。以及一些待摊费用如开办费、保险费等。对这些定期发生的一些重复性分录的处理,相关计提等分录的定义与生成等。可以使用总账子模块(GL)定义重复性分录公式,在定义后定期运行这些公式即可得到所要分录,避免了重复性的的手工录入工作。GL能提供三种类型的重复性分录:框架分录:仅有分录的借贷方科目,金额需要手工补充。标准分录:有借贷方及金额,但借贷方金额是固定数。公式分录:有借贷方及金额,借贷方金额是变量。其值根据变量的值来定。经常性分录是手工对分录的每一行都指定一公式,一个公式只能得到一个分录行金额。典型的业务根据收入计提税金等。可用于生成所有的重复性分录。6、经常性分录的定义路径总账会计/日记账/定义/经常性操作说明GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 21 页 共 61 页批:输入批名。说明:说明该批的简要说明。日记账:表示所形成日记账分录的名称。类别:表示所形成日记账分录的分类币种:选择CNY或者根据需要选择。“上次执行”栏:标明该批组执行的最后一个会计期和日期,是不可输入的。若需借用其他批组的经常性分录公式,则选择自动拷贝批组,并选择相应的批组名。“有效日期”栏:该公式的有效日期范围,在不需使用该批组时可以定义失效日期。输入信息后点击“行”定义公式:GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 22 页 共 61 页行:如输入日记账时的行数10,20等。GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 23 页 共 61 页账户:该会计分录行数行固定的账户。行说明:该会计分录行数行所附带的摘要。公式栏:不录入信息便会只生成科目,没有金额信息。建议只使用该种模式。步骤:执行的步骤序号。运算符:相应运算符或者是直接引用其他账户。金额:分摊的固定金额或者比率。账户:引用账户为变量。余额类型:分为“实际”和“预算”,一般为“实际”。金额类型:分为“ptd”和“年初至今”两类,分别为期初数和当期数两类。以上输入分录行的计算公式(或计算步骤)可以是常数,也可以是带变量的公式。变量为某账户某期间(当前周期、前一周期等)的余额或本期发生净值。公式将决定该分录行是如何计算其金额的。如要定义框架分录,则只须输入该行的账户既可,无须公式。注意:公式遵循EASYCACL的规则。举例说明该规则如下:输入计算公式:A + B,则应输入如下几项:因子 运算符 解释A 输入 输入A后,后跟“输入”运算符,用以分离第二个值B + 输入B后,进行加法运算操作,用以执行与A的加法运算其他特殊行:最后增加自动抵消行,并定义自动抵消行的账户,其作用是当定义的分录借贷 不平时,将差额记入该账户,可以自动计算10-40行的累计数。GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 24 页 共 61 页点击“生成”。提交之后,通过“查看/请求”,查询状态。注:若是设定了经常性分录之后,需要修改的,选定需修改的行,点击 ,即可修改。GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 25 页 共 61 页生成经常性分录:路径:总账/日记账/ 生成/经常性选择要运行的重复公式及运行的会计期,会计期决定了系统生成的分录所在的会计期。GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 26 页 共 61 页点击“生成”。系统自动按要求生成分录。可以在日记账中(总账会计/日记账/输入)查询找到定义的经常性日记账,直接输入金额,如下图所示:注意:该操作一般在期末过账及相关科目的余额已确定之后再提交运行。GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 27 页 共 61 页7、总帐审核路径总账审核/通知操作说明批准:审批GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 28 页 共 61 页拒绝:不审批返给做帐人员只有设置了上级主管同时还要给上级主管设置审批权限才可以审批。上级主管才能审批!8、各部门奖金计提数据提取方法路径应收会计/请求/CUX_ 销售综合查询 (销货成本)成本管理/请求/CUX_ 零成本销售成本统计表GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 29 页 共 61 页操作说明每个月1号提交请求将这个两个报表的数据提取出来,GL模块操作手册IBM/运通四方內部保密(密级:□公开,□ 一般,□秘密)第 30 页 共 61 页由于销售综合查询(销售成本)统计出来的毛利是不含零成本销售成本统计表的金额,所以要零成本销售成本统计表的金额/销售综合查询出来的成本总额然后按这个比例平摊每个部门,最终收入-成本得出各部门毛利.只有当零成本统计表的金额为0时按毛利提取奖金的部门就可以直接取销售综合查询(销售成本)数据.9、礼品操作流程路径操作说明1、 礼品入库礼品走杂项入库,帐户别名:产品供应部(产品处理)系统自动转为 0 价格2、 礼品出库礼品需要扫描出库存,系统只对数量进行管理,3、 帐务处理3. 1、礼品入库借:库存商品贷:待处理财产损溢-待处理流动资产损溢借:待处理财产损溢-待处理流动资产损溢贷:营业外收支3. 2、礼品出库借:发出商品贷:库存商品借:主营业务成本贷:发出商品礼品的操作流程、生成的会计科目都不变,只是系统将价格改为0价格处理。10、FSG报表使用路径操作说明
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