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FSC管理手册111.doc

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1派卡文具用品(昆山)有限公司PUKKA PADS CHINA (KUNSHAN) LIMITED PK-COC-01FSC 管理手册Chain of Custody(COC)产销监管链要求版 本 A/0 版 发放编号 管理类别 持 有 者 派卡文具用品(昆山)有限公司 2010 年 4 月 30 日发布实施管理手册修改记录受 控 文 件2次序 修改页次 修改条款内容 修改日期 修改人 备注管理手册目录3第零章: (0.0)颁布令和任命书 第 4 页(0.1)手册管理 第 5 页(0.2)公司管理方针 第 6 页第一章: (1.0)公司简介 第 7 页(1.1)公司组织机构图 第 8 页(1.2)认证体系的范围 第 8 页第二章: 引用标准 第 9 页第三章: COC 管理体系 职责 第 10—11 页第四章: 文件控制程序 第 12—13 页第五章: 记录控制程序 第 14—15 页第六章: 培训控制程序 第 16—17 页第七章: 材料来源控制程序 第 18 页第八章: 采购控制程序 第 19—20 页第九章: 仓库控制程序 第 21—22 页第十章: 产品标识和可追溯性控制程序 第 23—24 页第十一章:生产过程控制程序 第 25—26 页第十二章:销售控制程序 第 27—28 页第十三章:FSC 标签使用控制程序 第 29—30 页附件 1: 生产工艺流程图 第 31 页附件 2: FSC 部分术语解释 第 31 页第 0 章:管理准则0.0 颁布令和任命书(一)颁布令4本公司依据 COC 管理体系要求 编制成管理手册,现予批准,颁布实施。本管理手册是公司 COC 管理体系的法规性文件,是指导公司建立并实施管理体系的纲领和行动准则。公司全体员工必须遵照执行。(二)任命书为贯彻执行 COC 管理体系要求,加 强管理体系运作的领导,特任命公司葛叶林先生为本公司管理者代表。管理者代表职责如下:1 确保 COC 管理体系 过程得到建立、实施和保持;2 向最高管理者报告 COC 管理体系业绩,包括改进需求;3 确保在整个组织内提高对 FSC 的认识;4 就 COC 管理体系有关事宜 对外联络。总经理 日期 2010-4-30 0.1 手册管理1.1 本公司手册是依据 COC 管理体系要求而建立的,是本公司基本纲领5和行为准则。1.2 本手册由行政管理部负责编制,管理者代表审核,经总经理批准后,由行政管理部负责发放和控制,并由行政管理部负责保存手册原件及分发记录。1.3 本手册经总经理批准发布后即生效,发放分“受控” 、和“非受控” 。1.4 本手册“受控” 本的 发放为公司范围内和 认证机构的发放。若有顾客或其他原因需用,则由管理者代表核准后,注明“ 非受控”后发放。1.5 本手册的修改经总经理核准后由行政管理部负责修改,管理者代表审核,并经总经理批准后发放。1.6 本手册的修改以修改页的形式出现,由行政管理部从“受控” 手册中将已作废的页次收回并销毁。如有必要,保留一份底稿盖上“ 作废”标识。对“非受控”手册不予跟踪。行政管理部做好修改文件的发放登记工作。1.7 本手册是本公司的财产。未经管理者代表的同意,任何人不得全部或部分复制。1.8 本手册的解释权归属管理者代表。0.2 公司管理方针6为实现持续改进、并使产销监管链体系过程符合 FSC-STD-40-004(v2.0)标准要求,公司确定了经营方针、经营目标,并做出公开承诺:(1)FSC 经营方针:合理利用和维护资源,坚持可持续经营;(2)FSC 经营目标:逐步提高 FSC 产品的利用和销售比例;(3)公开承诺:本公司将严格执行本手册规定,并做出以下承诺;致力于提高 FSC 认证材料和认证产品的使用,贯彻 FSC 的要求,避免从以下方面取得原料:*认证材料原产地有争议的 *原料林地为非认证的高价值森林*木材为非法砍伐的 *自然林进行开垦或非林木使用的*木材是经过基因改变的(4)为实现公司经营方针、目标和承诺,公司将采取下列措施:a. 通 过宣传、培训和目标展开等方式,让所有员工理解方针目标,树立良好的意识,不断提高管理水平,实现节能降耗。b. 建立文件化的 FSC 监管体系,并透过统计技术来证实和作为改善的依据。c. 以专人来维护体系的有效运行,全员共同实施有效改进,使体系更加完善,以达到本公司的目标。d. 本公司将与供应商密切合作,确保供应商的原材料和我们的产品一样符合 FSC 标准的要求。总经理 日期 2010-4-30 第一章:公司概况71.0 公司简介派卡文具用品(昆山) 有限公司成立于 2010 年 2 月,公司座落在昆山市张浦镇,公司占地面积 700 平方米。公司秉承 Pukka Pads—优质、时尚的文具品牌以及开拓,创新的服务宗旨,为全球客户不断地提供高品质、时尚的文具及办公用品。Pukka Pads 能为客户提供多个系列不同规格的纸制品文具,如会议 笔记本,拍纸本,多功能笔 记本, 补充本,信封以及其它文具用品。公司一贯坚持可持续发展和合理利用资源的理念,从而达到保护环境的社会责任。在这一经营方针的指导下,公司将逐步扩大 100%再生纸制成的系列环保产品。地址:江苏省昆山市伟业路 18 号现代广场 A 座 2102 室Add: Modern Plaza, Building A, Room 2102,NO.18 Weiye Road, Kunshan, Jiangsu, China电话:+86-512-50117628传真:+86-512-55181329邮编:215300网址:http:// www.pukka-pads.com.cn电子邮件:qc@pukka-pads.com.cner81.1 公司组织机构图总经理采购部 生产部生产车间 成品仓库管理者代表原料仓库业务/单证部行政管理部1.2 认证体系的范围本公司按 COC 要求建立的管理体系所覆盖的范围包括:Purchase of FSC mixed FSC 证书)及《供应商评审资料表》由采购部长期保存。8.4.1.6 采购部负责组织各相关部门每年对合格供应商进行一次年度评价考核,填写《(年度)供方业绩评定表》,对出现交货质量问题的供应商提出限期整改措施,到期后仍达不到要求的报请总经理批准取其消合格供应商资格。8.4.2 采购8.4.2.1 采购部根据用料计划,选用合格供应商名录中的供应商进行采购。联系好供应商后,与其签定采购合同即可进行采购。8.4.2.2 选定合格供货方后,采购前应再次通过 info.fsc.org 对选定的供方情况进行核实,经核实无误后方可采购,打印并保存验证资料。8.4.2.3 应与供应商签订采购合同(采购单),采购合同中应写明材料名称、20规格、树种、FSC 类别(Recycled 或 Mixed)、数量、价值、到货期、等级要求、质量要求等采购条件内容。8.4.2.4 采购发票的验证;采购发票除验证 8.4.2.3 条款中内容以外,还要验证供应方的 FSC 证书号和双方单位名称、地址及联系方式。8.4.2.5 采购物资进厂后,采购部进行检验/验证,接收记录中应注明合同号。验收分三个方面:1、材料和标识的验收;除常规的来料验收项目以外,应检查 FSC 材料上是否有标识,检查 FSC 材料有无混淆的可能。如发现材料已经被污染,应立即反馈到供应商。2、文件和记录的验收;应验收送料单和码单上是否有相关 FSC 信息或发票信息,如有其他运输记录应一并记录下来。 检验合格后由仓库办理入库手续,不合格及时反馈到供应商。3、如发现不能识别的材料,应将该材料单独堆放,并挂上标识牌,由采购部通知供方,直到供方能提供明确且有效证明, 证明该材料是 FSC 材料才能入库,否 则该材料将不能作为 FSC 原材料使用。8.4.2.6 采购部应将采购的 FSC 原材料数量登记入“FSC 原材料采购数量月度统计表”,并对每一产品组采购统计做年度汇总, 报表中的采购日期应记录供应商出票日期。8.4.2.7 采购部负责保存采购合同、发票(复印件)及运输文件等记录,保存期限至少为五年。8.5 相关记录供应商资料表( 年度)供应商评价考核表FSC 合格供方名单采购单/采购发票FSC 原材料采购数量月度统计表21第九章 仓库控制程序9.1 目的对 FSC 材料、FSC 半成品和成品进行有效管理和使用。9.2 范围控制包括所有仓库保存的 FSC 材料及以此材料生产的半成品、成品。9.3 职责9.3.1 生产部负责本程序的建立,仓库负责实施和保持。9.3.2 仓库负责 FSC 材料、成品的入库、储存、标识隔离和发货登账工作。9.4 程序9.4.1 FSC 认证原材料收发。9.4.1.1 认证原材料经检验合格后,仓管应填写材料验收单,办理材料入库手续。9.4.1.2 仓管员应在 FSC 认证材料台帐上作记录,记录其入库日期、数量及验收单号或采购单号。9.4.1.3 FSC 材料堆放区应进行醒目标识,树立标识牌,注明材料类别“FSC”纯、材料名称、材种内容,应与其他材料隔离或堆放于指定区域。9.4.1.4 原材料领用由仓管员依据领料单发货,领料单上应有订单编号和FSC 标识。仓管员检查上述单据填写内容是否完整,并按实发料,原材料进/出库记录应登录于仓库“FSC 材料台帐” 上。9.4.2 成品收发9.4.2.1 FSC 成品入库时,仓库应依据要求对成品的标识进行检查,检查合格方可填写成品《入库单》,办理正式入库手续。9.4.2.2 仓管员应在“FSC 成品台帐”上作好记录,记录其入库日期、数量,树种、材积、FSC 分类等信息。9.4.2.3 FSC 材料生产的成品应存放在指定区域或对其堆放区用标识牌进行标识,以区别于其它产品,避免混淆。9.4.2.4 成品仓库管理员根据生产部通知发货,产品上的标识应与订单上要求一致。9.4.2.5 成品收发应在仓库“FSC 成品台帐”上记录。9.4.2.6 仓库人员应随时检查库存成品的标识以确保其完整性。9.4.3 仓库作为保管 FSC 材料的地方,应建立单独的 FSC 材料帐和成品账,对剩余的 FSC 材料应妥善保管并加以醒目标识。9.4.4 仓库人员应保存相关的仓储记录,保存期限为五年。229.5 相关文件产品标识和可追溯性控制程序9.6 相关记录材料验收单出库单领料单送货单(成品)FSC 材料台帐 FSC 成品台帐第十章 产品标识和可追溯性控制程序10.1 目的确保对 FSC 认证材料在储存,加工及成品包装发运等过程进行有效管理,防止与其它材料及产品的混淆并能进行追溯。10.2 范围包括从材料进厂到成品出货的全过程。10.3 职责10.3.1生产部负责本程序的建立、实施和保持。10.3.2生产部负责产品追溯性控制10.3.3 车间、仓库负责 FSC 材料、半成品、成品生产现场的标识。10.4 程序10.4.1原材料10.4.1.1 原材料仓库在收到 FSC 认证原材料后应及时对 FSC 材料用标识牌进行标识并放置于 FSC 指定区域。10.4.1.2 仓库应记录原材料的入库日期、数量、树种、FSC 分类、对应的采购单号码等内容记录于“材料验收单” ,并在验收单上做好“FSC”标记,登记入台账。入库后应放在指定区域内进行标识。10.4.1.3 原材料发放时应记录发放数量、订单号码等内容,以便必要时对23材料进行追溯。10.4.1.4 车间从仓库领出材料后应保护其标识的完好,并对放于车间的材料进行标识。10.4.2半成品车间对用 FSC 材料所生产的半成品应有“ FSC”标识,并存放在指定区域进行标识。10.4.3成品10.4.3.1 车间用 FSC 材料生产出的成品应有 FSC 认证标识及订单号码,并置放于指定区域进行标识。10.4.3.2 成品仓库根据成品《入库单》,在单据上做好“FSC” 标记,登记入FSC 台账,接收成品入库时应检查标识是否完整。10.4.3.3 成品在仓库中应存放于指定区域并明确标识。10.4.3.4 出货前业务/单证部应根据订单提供的产品标识要求,确定是否需改换标识以保证与客户标识要求一致。10.4.3.5 仓库管理员负责随时对材料/成品的标识进行检查,以确保标识的完整性。10.4.4产品追溯:10.4.4.1 追溯提出:a) 发生内外质量问题或贴标错误时,且有必要追溯时;b) 用 户要求追溯时;c) 其它原因要追溯时。10.4.4.2 追溯过程:产品外包装上的批号——交付记录——出货记录——各制造表单——进出库记录——原材料检验记录——原材料的供应商批号——供应商。10.4.4.3 产品的销售发票及其他一些销售文件必须写上产品的名称/编号/数量/等级/证书号/百分比/发票的时间等信息,以便于追溯。10.5 相关文件生产过程控制程序仓库控制程序10.6 相关记录所有表单24第十一章 生产过程控制程序11.1 目的确保 FSC 认证材料在生产过程中的正确使用,不被混淆并准确计算产品转化率,已确定贴标数量。11.2 范围包括从材料领用后、产品制造到成品入库前所有过程。11.3 职责11.3.1生产部负责本程序的建立实施和保持。11.3.2生产车间负责领料、现场材料管理、制造产品。11.3.3仓库负责发料和成品入库。11.4 程序11.4.1生产部将生产任务布置到各车间。各生产岗位按生产工艺流程作业,并将生产的完成情况及时进行统计,填写车间转料单。11.4.2车间严格按工艺指导书及订单落实各车间的生产任务并组织生产,做到均衡生产,订单上应注明 FSC 产品组名称及 FSC 声明。2511.4.3生产部依据工艺,计算用料量,车间到仓库领料,单据上应该明确FSC 产品的名称/分类/树种/规格/数量及订单号。11.4.4领料人员领料时应检查标识是否完整,特别注意材料是否有 FSC 认证材料标识。11.4.5FSC 认证材料领到车间后应存放于指定区域或进行标识,并保持材料上原有的 FSC 认证标识,防止与其它材料混淆。11.4.6操作员应在 FSC 产品生产时,在每道工序旁放置“FSC” 标识牌,以表明此时的生产为 FSC 产品。11.4.7生产过程中产生余料应退回仓库,不能使用的部分(锯末、刨花等)当做废料处理。11.4.8车间主管应帮助监督员工切实按作业指导书要求作业。11.4.9员工在操作的各个过程中,应在相关的生产记录上记录产品的批号或订单号,以便追溯。11.4.10生产部应将材料领用,投入及产品产出记录于“产品组工艺损耗换算表”并计算每一道工序投入产出比,在计算投入产出比, 应该明确计算投入产出比所使用的方法。11.4.11投入产出比计算的数值来源应依据车间生产报表每一道工序的产量,上道工序的产量即为下道工序的投入量。11.4.12生产部统计人员每月对生产的 FSC 产品进行汇总统计,记录于“FSC 产品月度生产统计报表”。 11.4.13有关生产记录,生产部应至少保存五年。11.5 相关文件产品标识和可追溯性控制程序11.6 相关记录产品组工艺损耗换算表订单领料单转料单生产日报表FSC 产品月度生产统计报表产品组工艺损耗换算表26第十二章 销售控制程序12.1 目的按照 FSC 标准的要求,对 FSC 产品的销售过程进行管理。12.2 范围公司销售 FSC 产品的接单、发货、开票等过程。12.3 职责12.3.1业务/单证部负责本程序的建立、实施和保持。12.3.2业务/单证部负责接单,业务/单证部建立产品组清单及 FSC 销售统计管理工作。12.3.3业务/单证部负责准备各项销售单证,并保留记录,保存时间至少 5年。12.4 定义产品组:组织规定的一种产品或一组产品,享有基本的输入和输出特性,而且能和 FSC 产销监管链控制、百分比计算和贴标为目的联系起来,贴标是根据 FSC 材料种类:FSC Pure 、FSC Mixed、FSC Recycled or FSCControlled Wood 进行标签而合并在一起的一个产品或一组产品。产品组清单更新后应及时通知自己的审核机构。2712.5 程序12.5.1业务/单证部销售人员接到客户订单后,识别客户 FSC 的要求和期望,并在销售订单中标识 FSC 以区分非 FSC 产品的合同/ 订单。12.5.2业务/单证部确定客户所需的 FSC 产品是否在认证证书范围和“ 产品组清单”之内,确定在证书范围之内不在“产品组清单”内,应及时更新“ 产品组清单”,交由管代批准。如不在证书范围之内,则不能接此订单。12.5.3确定可接此订单,业务/单证部和生产部共同确定产品的要求(包括产品名称、规格、等 级、分类、数量、 发货日期、发货目的地、包装要求和价格等)。12.5.4生产部将生产和采购任务通知给相关部门。 12.5.5按照出货日期等信息,业务/单证部准备相关的文件(包括装船文件等)和存档文件,业务/单证部和顾客保持联系。12.5.6销售发票和运输文件中应包括以下方面的内容:a) 客户的名称和地址,发票开出的日期,销售订单号。b) 产品描述和 FSC 产品组中同类产品的描述是一致的并且应当在 FSC 产品组清单内。如产品名称、数量(kg)、规格、单价。c) 由认证机构颁发的正确的 COC 产销监管链证书的注册号。d) FSC 产品开据的发 票,应包括 FSC 声明。12.5.7业务/单证部根据订单合同和销售发票每月对销售的 FSC 产品数量进行统计并记入“FSC 产品销售数量月度统计表” ,并对每一产品组销售统计做年度汇总。12.5.8有关销售订单、发票、装箱单等记录,业务/单证部应保存五年期限。12.6 相关文件FSC 标签使用控制程序12.7 相关记录FSC 产品组清单FSC 产品销售数量月度统计表、销售订单/发票/装箱单/提单28第十三章 FSC 标签使用控制程序13.1 目的规定 FSC 标签使用的过程和方法,符合 FSC 的要求13.2 范围提供了 FSC 商标使用规范,包括在产品上和(或)产品外的使用13.3 职责13.3.1 管理者代表负责 FSC 标签的统一设计制作,并报认证公司审批。13.3.2 仓库负责对 FSC 标签的发放控制,并于每个月检查其使用数量是否与生产出货数量一致。13.3.3车间负责贴标和控制实际生产数与标签相一致。13.4 程序13.4.1FSC 商标的使用要求13.4.1.1 在标签或材料被印刷之前,公司应从 FSC 认可的认证机构寻求和29获得对在产品上标签和/或产品外声明,使用批准的 FSC 商标。13.4.1.2 业务/单证部应保持所有认证机构的批准记录,保存期至少 5 年。13.4.1.3 公司应当拥有 FSC 认证机构发出的有效地 FSC/COC 证书。13.4.1.4 FSC 标签只有用在符合条件的产品组,该产品组必须在公司 FSC产品组清单内。13.4.1.5 标签图样不允许修改。在例外情况下,公司业务/单证部应该在使用之前从他们的认证机构获得任何标签设计和使用变更的批准。13.4.1.6 公司应当基于转化系统(产销监管链体系的一种,其输出产品可以与原料种类具有相同的 FSC 声明。 )在认证产品上贴标。13.4.2FSC 标签的位置13.4.2.1 产品上:认证产品或它的包装物等。13.4.2.2 产品外:销售手册/名片/网页等。13.4.3标签的种类和内容13.4.3.1 公司确定使用 FSC 标签的种类是以三种:FSC Recycled 标签FSC Mixed 标签FSC pure 标签13.4.3.2 标签上的内容包括:a) FSC 标 志 b) 版 权声明c) 标签名称d) FSC 认证机构发出的正确的 COC 标签注册号e) 标签类别的标准声明f) FSC 网页地址13.4.4FSC 标签的使用13.4.4.1 产品上 FSC 标签的使用13.4.4.2 公司在产品上的标签使用声明应当遵守 FSC-STD-50-001(版本 1-1)《FSC 关于证书持有者使用 FSC 商标的要求》的规定。 a) 标签必须直接用在产品上或者它的销售包装中(含吊牌/标签/ 贴标等)或者两者都有。若产品没有销售包装物,那么产品上可以印/刻标签。b) 公司 应确保 FSC 标签 在产品上醒目可见 。c) 客户要求在买方的产品上使用买方的证书注册商标时,双方都应向各自的证书颁发机构提出申请,公司必须得到自己的审核机构书面授权。要确保买方的标签只能用在买方的商品上,应妥善保管客户标签并记录。13.4.4.3 产品外 FSC 标签的使用30a) 公司应当在产品外 FSC 标签使用之前从 FSC 认证机构处获得批准。b) 公司应当遵守 FSC-STD-50-001(版本 1-1)《FSC 关于证书持有者使用FSC 商标的要求》。13.4.4.4 业务/单证部负责 FSC 标签发放,登 记于“ FSC 标签发放记录”,并记录标签发放对应的订单号。13.4.4.5 贴标人员负责成品 FSC 标志的粘贴,应按照标签使用规定不得将标签贴在非 FSC 认证产品上。13.5 相关文件销售控制程序FSC 标志使用的规则和指引13.6 相关记录FSC 标签发放记录/买方 FSC 标签发放记录附件 1生产工艺流程图原纸 开料 加工 质检发货 入库 包装附件 2
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