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后勤类物资采购管理办法-试行.doc

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后勤类物资采购管理办法-试行.doc
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1 / 4后勤类物资采购管理办法(试行修订版)一.实施目的: 为进一步规范公司后勤类物资的采购流程,明确采购范围、职责和采购方式,加强对采购活动的监督和管理,特制订本办法。 二.适用范围:本办法适用于公司的日常物质采购工作。 三.采购原则:采购应该遵循公开、公平、公正、择优和效益原则,保证质量、价廉物美,减少中间环节,降低成本,维护公司利益。四.采购物资范围 1. 行政后勤物资类:包括但不限于固定资产、低值易耗品、办公劳保用品、信息设备、办公区改造装修、汽车及其配件。2. 服务类:包括但不限于律师服务、软件开发服务、商标申请、租赁服务、车辆维修、办公设备维保等服务,但财务类服务如验资、评估、审计等服务采购不适用本管理办法。 3. 企划类:包括但不限于营销策划宣传物料、宣传印刷品、效果图制作等及其服务。 五.采购实施部门: 1. 行政部为采购责任部门。2. 非行政类后勤物资采购均由相关专业部门发起,行政部、财务部配合完成相关采购工作。六.采购程序: 采购遵循“申请”---“审核、会签”---“审批”---“采购实施”的顺序原则,在未得到审批同意的物资申请不得先行采购。1. 申请:1) 公司通用行政后勤物资或服务由行政部提出需求申请。2) 常规办公用品采购:各部门每月 25 日将下月所需物资填写 《月度采购计划表》 ,交由前台汇总并制定采购计划,报总经理审批后,由采购负责人集中采购。3) 公司实行办公用品及劳保用品零库存化管理,各部必在规定时间内向行政部递交2 / 4《月度采购计划表》 ,过期未递交者视该部门本月无采购计划。4) 小额临时采购范围的物资:各部按流程进行 OA 申报,行政部不予接受未经过总经理审批同意的采购工作项目。5) 紧急物资采够:由申请部门向总经理短信申请,总经理审批短信回复后,实施采购,同时申请部门必须当天内填报 OA 采购申请单,过时未进行申报的,罚款 20元/次。6) 其他部门专用物资或服务由物资需求部门提出需求申请和详细要求,并按审批权限进行审批。七. 采购实施: 1. 对于日常办公用品、饮用水、植物租摆、劳保消耗用品、办公设备维保服务以及耗材、电脑及配件等由行政部通过年度三方询价方式确定相对固定的供应商,定期采购。 2. 根据审批后的采购申请,采用三家比价、单一来源采购等方式,为确保采购物资的最优价,二种采购方式可结合使用。 1) 三家比价采购,是指对三家或三家以上供应商所提供的报价进行比较,依据性价比的优劣确定供应商的采购方式。2) 单一来源采购:单一来源采购方式,是指向一家供应商直接购买的采购方式。只能从唯一供应商处采购的,或必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求,需要继续从原供应商处采购的。如须采购单一来源采购方式进行的采购项目,由行政部通过内部签呈的方式向总经室书面说明理由。3. 具体规定① 员工服装:员工服装的采购由行政部牵头通过年度三方询价方式确定相对固定的供应商,按合同价进行采购。② 办公用品、消耗材料、低值易耗品、后勤维修材料物资、清洁用品每月 25 日递交月度申购计划表,行政前台汇总各部计划报总经室审批后按合同价实施采购。③ 印刷品、企划用品:各类表单、名片、杂志等的印刷由行政部牵头通过年度三方询价方式确定相对固定的供应商,并签订制作年度合同,根据需要进行印刷。3 / 4④ 电脑及其配件、软件:各部电脑及其配件采购由行政部通过年度三方询价方式确定相对固定的供应商,并签订年度合同,根据需要进行采购。八.采购合同的签订1. 采购责任部门组织大批量或者大额物资采购,财务部应参与合同洽谈、签订过程。2. 行政部应对整个洽谈过程做好洽谈记录,参加洽谈人员应签字确认。3. 行政部与客户签订的物资采购合同,应在签订当天及时传送财务部监督执行。4. 禁止在采购环节发生收受礼品(或者回扣)等利用职权谋取私利的行为。九.验收1. 常规后勤物品由行政部组织验收,专业用品及精密仪器须由申购部门负责验收质量,行政部做入库领用登记,财务部监督完成。物资验收后合格后,相关验收部门在“送货单”上签字确认。验收过程中发现问题,采购负责人应即时追踪,并在申购部门要求时间内保证物质采买/更换到位。2. 《送货单》的验收签字作为大宗物质采买的请款依据。十.付款方式 按财务部相关规定或合同付款条款执行。 十一.经济责任及处罚1. 物资请购部门必须根据工作实际需要发起采购申请,对贪图省事、乱报采购计划,造成公司成本浪费的,部门整体罚款 200 元。2. 采购负责人需对采购物品的品质、贷款结算安全负责,若因玩忽职守,造成公司经济损失的,应负相应的经济赔偿责任。如采购负责人在采购过程中能够对物品的品质及价格控制的非常严格,节约了成本。3. 财务部门必须认真履行审核监督责任,对审核把关工作不严、不及时向上级领导汇报有关事情真
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