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四象限工作法.doc

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“四象限”法则:重要不紧急工作花费时间多2012 年 12 月 18 日 17:11 新闻晨报[微博] 我要评论(2)字号:T|T估计很多人工作一段时间后,都会陷入这样的工作状态:计划好的事情一拖再拖,领导安排的任务不到最后一刻不着手准备,每天都疲于应对各种紧急事情……此时,他们的时间管理实际上已变得非常糟糕,这已直接影响了一个职场人的发展。法则:用 65%-80%的时间处理重要但不紧急的工作一天忙忙碌碌下来,许多职场人会发现,自己每天都像“救火队”一样被动地处理各种紧急的工作。一些无关紧要的工作占用了职场人太多的时间,而一些重要的但不紧急的事情却被束之高阁。根据四象限法则,一个人的工作可以分为四种类型,一种是重要也很紧急的工作,第二种是重要但不紧急的工作,第三种是紧急但不重要工作,第四种是不重要也不紧急的工作。我们很多人往往把 50%-60%的时间放在了处理紧急但不重要的工作上,而重要但不紧急的工作却用的时间很少。下面是一个普通人和高效能人士时间安排的一个比较图。高效能人士的时间安排是,把 65%-80%的时间安排在重要但不紧急的工作,由于他们把大部分工作都提前统筹和规划好了,其余象限的工作自然而然就减少了。第二象限重要但不紧急的工作包括问题的发掘与预防、持续学习、关于团队的建设、真正有效的授权、确定自己的个人使命、长期的职业生涯规划、个人使命等。提高时间管理的四种技巧实用技巧 16 点优先工作制要改变自己每天都像“救火队”一样的工作状态,首先要调整好自己的工作时间安排。把尽量多的时间用在重要但不紧急的工作上。效率大师艾维利提出了“6 点优先工作制”的方法。具体操作方法是每天早晨上班前,写下今天要做的全部事情;按事情的重要顺序,分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情;每天一开始,全力以赴做标号为“1”的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴做标号为“2”的事情,以此类推。艾维利认为,一般情况下,如果一个人每天都能全力以赴地完成 6 件最重要的大事,那么他一定是一位高效率人士。实用技巧 2:设定不被干扰的时间很多职场人,往往会有这样的抱怨,每天似乎都很忙碌,一年到头作总结的时候,却发现自己一年似乎什么都没有做,一年都没啥进步。这些人每天就像陀螺似的在旋转,很少静下心来考虑考虑自己做的工作。也有的人经常抱怨,在做一些重要工作时,因为时刻被别的事情被打断,而难以高质量的完成。建议采用的方法是每天固定拿出一段时间来,可以是早上或晚上,为自己设定一段不被干扰的时间,一方面可以静下心来集中做一些工作;另一方面也可以静下心来自我反思并调整自己第二天的时间安排。实用技巧 320 秒情绪控制时间管理上,要克服拖沓症,还有很重要的一个方法就是要学会控制自己的情绪,对一些应该做的事情,应立即行动,快 20 秒。比如,周末是睡懒觉还是去参加论坛或讲座,这时候,就要提前 20 秒,快速作出积极的决定,而不是躺在那儿考虑半天就是不加行动。而对一些需谨慎考量的事情,或情绪激动时的决定,就要三思而后行,慢 20 秒作出决定。实用技巧 4设定小的 TIMER要改变拖沓的习惯,还可以尝试使用一个最简便的方法,就是在做某项工作时,为自己设定一个 TIMER(时间),比如写一篇稿子或一篇汇报,为自己设定半个小时或一个小时,然后用倒计时的方式,开始工作,这样的训练,你会发现比平时做同样的工作,节省不少时间,原先写报告前的各种情绪预备工作等全部简化了,工作效率大大提高。当然,改变时间管理的技巧还有很多,比如使用 outlook 里面的日历、目标分解法、下决心一次性把事情做好、利用碎片化时间、挑战“快文化”等。读者不妨先从以上几个容易着手的方法做起。挑战自我舒适期 3 个月达到养成期据马星介绍,要改变一个人多年来的习惯,挑战自我的舒适期并不容易。很多人都难以坚持下来,一般而言,一个人改变习惯需要三个阶段。第一个阶段导入期,需要 1-7 天,人们改变习惯的行为是有意识的,但不自然;第二个阶段是适应期,一般需要 7-21 天,这时候人们的改变虽然还是有意识的,但已经很自然。第三个阶段是养成期,需要 21-90 天,这时候人们时间管理的行为已经变成是下意识的了,而且非常自然。1、第一象限是重要又急迫的事。举例:诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。这是考验我们的经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了,我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记,很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足,而变成迫在眉睫。本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急” 第二象限的事情转变过来的,这也是传统思维状态下的管理者的通常状况,就是“忙” 。2、第二象限是重要但不紧急的事。案例:主要是与生活品质有关,包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上
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