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标准化文件撰写.ppt

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标准化文件撰写.ppt
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标准化文件撰写,没有规矩——不成方圆!,沙皮狗的故事,有一条沙皮狗要完成一桩使命--经过千里沙漠送一封信到边关。它带着足够的粮食和水上路了。可是一去就杳无音信,于是人们又派出10条沙皮狗也带着粮食和水去寻找,可也杳无踪迹,一去不复返。后来,人们发现11条沙皮狗全部死在沙漠里,没有任何皮肉伤害,也没有中毒。化验结果表明,这些沙皮狗都是死于一个可笑而可悲的坏习惯,那就是被尿憋死了。原来狗撒尿时总要找一个靠腿的地方,而使另一条腿抬起来,可茫茫沙漠哪里有树、沟、桩、石头啊!,拉马的炮兵,一位年轻有为的炮兵军官上任伊始,到下属部队视察其操练情况。他在几个部队发现相同的情况:在一个单位操练中,总有一名士兵自始至终站在大炮的炮管下面,纹丝不动。军官不解,究其原因,得到的答案是:操练条例就是这样要求的。军官回去反得查阅军团事文献,终于发现,长期以来,炮兵的操练条例仍因循非机械化时代的规则。站在炮管下的士兵任务是负责拉住马的缰绳(在那个时代,大炮是马车运载到前线的),以便在大炮发射后调整由于后坐力产生的距离偏差,减少再次瞄准所需要的时间。现在大炮的自动化和机械水平很高,已经不再需要这样一个解色了,但操练的条例倒没有及时地调整,因此才出现了“不拉马的士兵“。军官的发现使他获得国防部的嘉奖。,罗森塔尔博士的实验,1960年,哈佛大学的罗森塔尔博士曾在加州一所学校做过一个著名的实验。新学期开始时,罗森塔尔博士曾在加州让校长把三位教师叫进办公室,对他们说:“根据你们过去的教学表现,你们是本校最优秀的教师。因此,我特意挑选了100名全校最聪明的学生组成三个班让你们教。这些学生的智商比其他孩子都高,希望你们能让他们取得更好的成绩。”三位老师都高兴地表示一定尽力校长又叮嘱他们对待这些孩子,要像平常一样,不要让孩子或孩子的家长知道他们是被特意挑选出来的,老师们都答应了。,罗森塔尔博士的实验,一年之后,这三个班的学生成绩果然排在整个学区的前列。这时,校长告诉了老师们真相:这些学生并不是刻意选出的最优秀的学生,只不过是最普通的学生。老师们没有想到会是这样,都认为自己的教学水平很高。这时,校长又告诉他们另一个真相:那就是,他们也不是被特意挑选出的全校最优秀的教师,只不过是随机抽调的普通教师罢了。这个结果正是博士所料到的:这三教师都认为自己是最优秀的,并且学生又都是高智商的,因此对教学工作充满了信心,工作自然非常卖力,结果肯定非常好。,目录,文件的目的与意义 文件架构 文件编写方法 文件管理 文件实施与跟进,,一、系统化的管理平台,理念共振 (老板意识),管理团队 (左膀右臂),监控机制 (适时控制),考评激励 (企业文化),,,,,,,,,,,,运作体系 (制度、规矩),,标准化文件体系在各种体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色:(1)符合标准要求在ISO9001和QS90004.2及ISO14001的条文中,均要求组织“建立并保持书面的体系,以全面满足此标准的要求”。(2)工作的依据建立文件体系最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和稳定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准,或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚。,二.文件的重要性,(3) 提升管理技术水平的基础当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基础通过日常工作,不断地完善管理和技术的要求。(4) 防止经验的流失书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的 流失,从而造成动作上的因难。 (5)改善人际关系由于工作的依据全部在书面上有明确的指令,在执行上大大减少了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间的磨擦的机会。(6)员工的责任心和荣誉感执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容,明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。,二.文件的重要性,三.公司文件的架构,(一)目前建立的文件体系,一般企业均将文件架构分为四个层次,即:一阶文件:规定/手册二阶文件:制度/办法/程序三阶文件;工作指导书四阶文件:表单或表格但是,并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件,许多规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次,即:一阶文件:手册二阶文件:制度/程序/工作指导书三阶文件:表单文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等。,目录,文件的目的与意义 文件架构 文件编写方法 文件日常管理 文件实施与改进,,一、文件的分类,按管制方式分: 受控文件:对发行/使用/保管/作废等需控制的。如:制度、规定、手册/、办法、程序/指导书、工作指引/表单、图纸、外来文件) 非受控文件:临时性或补充性的。(通知,公告、内部要求,培训教材)按内容分: 技术标准(图纸/QC工程表/外协标准) 工作标准(操
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